秘书写作的作用特点与实训方法.pptVIP

第一章 秘书写作的作用、特点与 实训方法 知识点： ●了解秘书写作的作用、意义、特点 ●掌握秘书写作实训方法 能力点： ●培养秘书写作技能，完善知能结构 ●能利用现代办公手段及网络平台培养写作技能 素质点： ●培养并逐步具备组织系统宏观管理眼光 ●培养正确的秘书职业观、事业观 第一节 有效的管理离不开写作 ? 一、情景案例 ? 二、项目任务 ? 三、相关知识 ? 四、实践训练 情景案例 ? 恒达商业集团行政经理李明这样介绍秘书职业写 作的心得 : 秘书写作是秘书必须完成的文字工作。 秘书被公众称为“笔杆子”、“秀才”，是对秘 书的肯定和褒扬。文字功底好、文字表达能力强 不仅是职业秘书的基本素质和首要技能，更是领 导完成管理工作目标的重要途径和手段。离开文 字工作来组织公司管理行为是完全不可能的。 ? 他鼓励准秘书参加公司文学社，多交一些志趣相 同的朋友。但同时说，秘书文字写作与文学写作、 与报刊上发表的文章是不同的，秘书文字工作有 自己特定的范围、特点和规律。 项目任务 ? 1 ．如果你是这位实习秘书，请说说你对 秘书文字工作的理解。 ? 2 ．结合自己参与社会工作的实际经历， 谈谈对秘书文字写作的认识与体会。 ? 3 ．收集一个实际案例，分析秘书职业写 作的作用与意义。 相关知识 ? （一）秘书写作性质与功能 ? （二）秘书写作的范畴界定 ? （三）几种主要管理手段的比较 ? （四）秘书写作与秘书其它职能的渗透 （一）秘书写作性质与功能 ? 1 ．从历史的角度看秘书写作的性质与功 能 ? 2 ．从现实的层面看秘书写作的性质与功 能 1 ．从历史的角度看秘书写作 的性质与功能 ? 秘书是“秀才”，是“笔杆子”，是 “文书”。 ? 可以这样说，自古以来，秘书就与文字 工作结下了不解之缘，文字工夫历来就 是秘书的看家本领。 ? 现在把秘书人才定位为“辅助性管理人 才”或者是“行政助理”、“协调员”， 却并不否认秘书是“秀才”。 2 ．从现实的层面看秘书写作的性质与功能 ? 秘书工作者首先应该是一名合格的文字工作者。 秘书的文字工作是秘书辅助决策、追踪调研、采 集信息、审核把关、协助管理的重要手段，秘书 写作是组织系统管理行为的有机组成部分。 ? 秘书履行其他职责职能的过程中往往伴随着“办 文”工作。 ? 结论：秘书写作活动是职业秘书参与管理的重要 手段，秘书写作是组织系统管理行为的有机组成 部分。 （二）秘书写作的范畴界定 ? 1 ．秘书写作范畴有广义、狭义之分 ? 2 ．从内容和方式来看，包括三个方面 ? 3 ．从文本制作的严谨程度看，分为两种 1 ． 秘书写作范畴有广义、狭义之分 ? 广义上的秘书写作包括写作主体即职业秘书写 作的全部文字材料的总和，应该包括其写作、 发表的带有创造性和个性的文学作品。 ? 狭义上的秘书写作专指秘书在履行职能活动的 过程中形成的与组织系统实际管理事务有紧密 联系的应用性文书，不包括以秘书个人名义发 表的文学作品。 ? 秘书写作也指秘书工作人员从事的写作活动， 它是一个动态的过程。 2 ．从内容和方式来看，包括三个方 面 ? 文稿撰拟，包括初稿、修改稿、定稿等。 ? 口授笔录，是接受领导安排工作任务时 的常规性技术工作。 ? 文稿审核，是本单位各部门草拟的公文 在定稿发出之前由秘书（往往是办公室 主管即行政经理）从文字基本功、公文 处理程序等方面审核把关。 3 ．从文本制作的严谨程度看，分为两种 ? 第一种属于规范的文件，如法定公文、 重要的事务性文书 ? 另一种则是处理一般性事务过程中产生 的文字文本，如便笺、备忘录、电子邮 件、短信息等，可以灵活多变，是完成 秘书日常职能活动的工作手段。 文稿审核有技巧 ? 秘书部门需要审核由各部门草拟、以本机 关名义发出的各类公文 , 当部门负责人职位 比秘书高，资格、资历比秘书老，修改他 们草拟的文稿成了一个难题。 ? 为避免不必要的尴尬，在征得领导同意的 前提下，秘书制订《文稿审核制度》下发 各职能处（科）室，照章办事，问题就解 决了。 小技法 （三）几种主要管理手段的比较 ? 秘书写作以有效实施管理行为为目的，是 一种管理的手段 ? 常见的管理手段有打招呼、面谈、打电话、 办文、办会、利用互联网等多种形式 表 1-1 四种管理手段比较 类型 优点 缺点 备注 打招呼 直接、准确、亲 切 范围窄小、查考 不便 限于小