某某公司视频会议系统管理办法.pdf

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{企业管理制度}某某公 司视频会议系统管理办 法 XXXX公司视频会议系统管理办法 (试行) 第一条 为规范我司视频会议系统的管理,保证视频会议系统的 正常运行,特制定本办法。 第二条 视频会议是提高工作效率,适应节约、便利办公要求的 有效方式,各级部门和机构应积极利用视频会议系统(以下均简称 “视频会议”)召开会议、面试人员、组织讲座和培训等,充分发挥 其效能。 第三条 总公司综合管理部是全司视频会议的管理部门,也是总 公司视频会议室的管理部门,总公司信息技术部是全司视频会议系统 的技术保障部门。各视频会议系统的使用机构也应明确系统的具体管 理部门及其职责,并指定两名以上系统管理员。 第四条 各机构使用的视频会议软件和硬件系统均由总公司统一 配发。各机构可以根据自身情况本着适用即可的原则参考《视频会议 室的建设》(见附件 1)来建设视频会议室。视频会议系统的日常操 作应按照《视频会议系统操作规范》(见附件 2)的要求进行。 第五条 以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议,需 要在 OA系统上执行 “视频会议申请流程”,并经由相关领导审批通过 之后方可召开;以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议, 如需使用全司视频会议系统,由各机构提前告知总公司综合管理部, 并将视频会议有关信息送总公司信息技术部备案。如与总公司视频会 议冲突,应优先确保总公司视频会议。 第六条 以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议,须 按以下程序办理: 2 (一)对于有总经理室及以上人员参加或涉及全司大部分机构 参加的重要会议,会议发起者需提前 5 个以上工作日在 OA系统上通 过 “视频会议申请流程”来预订会议室,同时通过OA系统向参会机 构下发会议通知,明确视频会议联调时间及有关要求。并将有关信息 告知总公司信息技术部。 (二)对于一般性的有限数量机构间会议,会议发起者需提前 3 个以上工作日在 OA系统上通过 “视频会议申请流程”来预订会议室, 同时通过OA系统向参会机构下发会议通知,明确视频会议联调时间 及有关要求。并将有关信息告知总公司信息技术部。 (三)紧急情况下,会议发起者可先将视频会议有关信息告知总 公司综合管理部和信息技术部。会后在 OA系统上补走 “视频会议申 请流程”。 第七条 以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议, 如需使用全司视频会议系统,须按以下程序办理: (一)会议发起者应提前3 个以上工作日填报《视频会议申请 表》(见附件 3),打印并加盖公章后,传真至总公司综合管理部。得 到确认后,发起者应提前 1 个以上工作日将会议通知(包括电子版) 抄送总公司信息技术部备案。视频会议的联调工作由召开会议的机构 自行负责,总公司信息技术部可提供必要的协助。 (二)如会议需使用总公司视频会议室,发起方应在申请表中加 以说明,并按本办法第六条预订会议室。 第八条 有三级或以下级别机构参加总公司发起的视频会议应至 少有一天的联调时间。 第九条 缺省情况下,总公司视频会议室的会议登录密码固定为 123456。对于重要会议,该密码需要临时修改。总公司系统管理员会 3 以OA留言方式将新密码下发给各下级参会机构的系统管理员,并于 机构间联调之前进行修改。本次会议结束以后,总公司系统管理员还 原该密码。 第十条 视频会议参加机构的组织协调工作由会议发起者(部门) 负责,同时会议发起者(部门)还应督促各参会机构做好与当地视频 会议管理部门及人员的协调工作。 第十一条 会前联调规范: (一)各参会机构在接到会议通知后,应根据会议通知中的联调 时间及有关要求,准时参加联调。 (二)联调前请先自行测试视、音频是否正常(具体操作按照 《视频会议系统操作规范》的要求进行)。 (三)如果遇到无法自行解决的问题,请与上级机构的系统管理 员联系解决。 (四)联调过程中如果机构较多,有时可能无法及时回应联调请 求,请在会议室聊

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