02【反贿赂】记录控制程序（含全部附表-体系通用版）.docx

××××××有限公司 记录控制程序 第 PAGE 7 页 共7 页 LOGO 记录控制程序 文 件 编 号 MC-ABP-02 版 本 A0 受 控 状 态 受控 密 级 机密 生 效 日 期 2020-12-01 总页数 7 修 订 履 历 序号 版本 修订内容 修订人 生效日期 1 A0 新版发行 XXX 2020-12-01 审 核 XXX 2020-12-01 批 准 XXX 2020-12-01 记录控制程序 1、目的 为了对反贿赂管理体系是否有效运行和是否达到规定要求提供客观证据。 2、范围 适用于公司的反贿赂管理体系有关记录的标识、收集、编目、保存及处理。 3、术语 无 4、职责 4.1廉政部 负责各类表格的控制和管理，包括提供编号、规范格式、收集和归档等。 4.2各部门 负责应用表格的设计、填写、收集、编目、归档、保存和处置等，以确保记录的准确性、完整 性和有效性。 5、流程图 如下：  记录控制流程图 文控 编制部门 相关（/使用）部门 管理者代表 输出记录 表格 样板审批 确认并受控上传共享 确认并受控 上传共享 新增表格样板，和文件评审表A 新增表格样板，和 文件评审表 A NY评审 N Y 评审 YN批准 Y N 批准 文件评审表受控文件管制表 文件评审表 受控文件管制表 修改及取消 更新或取消 更新或取消 A提出修改或取消，和文件评审表 A 提出修改或取消， 和文件评审表 发行使用 下载使用或外印，按要求填写记录 下载使用或外印， 按要求填写记录 记录 存档 收集记录并存档 收集记录并存档 记录 报废处置 批准报废处置记录保存过期，填写报废申请 批准 报废处置 记录保存过期， 填写报废申请 6、作业内容 6.1表格的编制、审批与发行 6.1.1 表格的制作和编号 各部门根据实际需求设计记录表格样板并提交给廉政部，廉政部依照《文件控制程序》进行表格编号。 6.1.2 表格的评审和审批 制作部门填写《文件评审表》，根据表格的使用范围确定是否需要相关部门进行评审：如涉及多个部门则需要评审，将表格与《文件评审表》一起交给相关部门评审，评审部门将评审意见写在《文件评审表》，再次修改后提交部门负责人审批；如内部使用则不需其他部门评审，将表格样板与《文件评审表》交部门负责人审批。 6.1.3 表格的受控与发行 表格批准后，制作部门将表格样板与审批的《文件评审表》一同交给文控，文控对表格编号、格式、内容等进行确认。确认无误后，对新表格进行受控： 在网络共享受盘中,将新受控表格样板替换旧表格； 同时，对《受控记录管制表》进行更新。 《受控记录管制表》应能体现表单记录的最新使用版本、版本修订履历。 6.1.4若表格与文件同时编制、更新时，共用一份《文件评审表》。 6.2 表格的变更及取消 6.2.1表格的变更 使用部门根据质量活动的需要变更受控表格时，将变更后的表格样本和《文件评审表》按6.1.2和6.1.3进行审批和受控。 6.2.2表格取消 根据使用要求如需要取消表格时，使用部门填写《文件评审表》经表格使用涉及部门评审、管理者代表批准后，交由文控在《受控记录管制表》上进行取消和注明，并在网络共享上取消表格样板。 6.2.3若表格与文件同时变更及取消时，共用一份《文件评审表》。 6.3 表格使用规定 6.3.1 表格的下载与外印控制 内部打印使用，必须在网络共享盘中下载当前最新版本的表单。使用部门确定受控表格需要外印时，则在申请外印时，须经过文控确认表格为最新版本并在申请单和外印表格样板上签字后才可以申请外印。 6.3.2 记录填写要求 6.3.2.1表格的应正确填写，内容填写应及时、准确、全面、字迹清晰且内容完整，不能用铅笔、红色笔书写，也不能随意涂改。 6.3.2.2填写有误时，不能用涂改液、刮刀等，应采取划改并签名的办法。各部门负责人审核相关记录，确保记录的完整性和准确性。 6.3.2.3规定该书写的字段不得漏填,如根据实际情况不用填写处，须以“/” 标注；注明之“□”符号,表示为选择性项目,原则上以“?”或“■”方式标注。 6.3.2.4所有记录表格的填写和审批签署栏，均须完整填写，方可生效。若审核和批准是同一人签署时，审核栏可空缺、直接签批准栏即可。 6.3.2.5记录的填写、审核、批准可以是签名或签章的方式，如是其职务代理人代签，则应备注“代”字；所有的签名应签全名、且字迹工整；除电子文档外，均不得用计算机输入代替签名外。 6.4 记录的保存 6.4.1记录