第7章 文书处理与档案管理第3版.pptVIP

（三）归档文件组合 1 ．“六个特征”立卷法 （ 1 ）作者特征。按作者特征组卷，即将同一单位与领导制发的 文件组合成一个案卷。 （ 2 ）问题特征。按问题特征组卷，即将内容为反映同一事件、 问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。 （ 3 ）名称特征。按名称特征组卷，即将相同名称的文件组合成 一个案卷。 （ 4 ）时间特征。即将针对时间相同的文件组合成一个案卷。 （ 5 ）通讯者特征。按通讯者特征立卷，即将本单位与某一单位 之间就一定问题进行工作联系而形成的问复函件组合成一个 案卷。 （ 6 ）地区特征。即将针对或涉及相同地区的组合成一个案卷。 第七章 文书处理与档案管理 2 ．其他立卷方法 （ 1 ）“一事一卷“立卷法。这种方法也叫“立小卷法”，主要 针对 150-200 页的档案，即：凡是一个问题、一次会议、一项 工作、一起案件、一种活动形成的文件材料，不管页数多少， 只要保管价值相同，都可以单独组成一卷。 （ 2 ）“四分四注意”的立卷法。即：分年度，注意文件内容针 对的时间；分级别，注意上下级文件之间的联系；分问题， 注意问题的联系，结合运用文件的作者、名称、时间、地区 和通讯者特征；分保管价值，注意保持问题的完整性。 （ 3 ）文件类型立卷法。即：根据内容、形式等特点将文件划分 为会议文件、综合性文件、规章类文件、计划统计报表及名 册、信访文件、非诉讼案件材料、简报和期刊等，再针对不 同类型的文件，采取不同的方法立卷。 第七章 文书处理与档案管理 第三节 文件的整理与编目 一、案卷的规范化整理 （一）调整定卷 ? 调整定卷是指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将 平时已归卷的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的 工作。其具体工作内容为：检查归卷文件是否齐全完整；检查案卷质量； 检查卷内文件数量，在保持文件之间的联系，以及保管期限大体一致的前 提下酌情适当分卷或并卷。 第七章 文书处理与档案管理 （二）卷内文件的排列 1 ．一般文件的排列 卷内文件一般按文件的重要程度 或形成时间顺序排列。按重要 程度排列的一般做法是： （ 1 ）重要的排前，次要排后； （ 2 ）上级单位来文排前，下级 单位来文排后； （ 3 ）综合性的排前，专题性的 排后； （ 4 ）方针、政策性的排前，业 务、事务性的排后。 2 ．紧密相关的文件材料的排列 （ 1 ）批复在前，请示在后； （ 2 ）正件在前，附件在后； （ 3 ）印件在前，定稿在后； （ 4 ）重要法规性文件的历次稿件 依次排列在定稿之后； （ 5 ）非诉讼案件卷的结论、决定、 判决性文件材料在前，依据材 料等在后； （ 6 ）转发件在前，被转发件在后； （ 7 ）其他文件材料依其形成规律 或特点，按有关规定排列。 第七章 文书处理与档案管理 第三节 文件的整理与编目 （三）拟写案卷题名 ? 案卷题名是指揭示卷内文件主要内容与成分的案卷名称，是 重要的文件检索信息，也是案卷编目和编制各种检索工具的 主要依据。 ? 题名基本结构应包括主要责任者（制发机关）、问题和文件 名称三个组成部分。按时间特征、地区特征和通讯者特征组 卷的案卷，题名中还应有表示上述特征的组成部分。 ? 案卷题名的拟写要做到简明、确切地反映卷内文件材料的内 容与成分，并要做到文字通顺、结构完整、格式规范。 第七章 文书处理与档案管理 二、案卷的编目 （一）编页号 编页号也即卷内文件的编号，它是指卷内文件系统化排列后逐 页（件）制定流水号，其作用是固定排列顺序，便于文件的 保护、统计和检索。 （二）填写卷内文件目录 卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分 等，便于对归档文件的查阅和统计。 第七章 文书处理与档案管理 表 7-2 卷内文件目录 顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注 第三节 文件的整理与编目 卷内文件目录各项目填写 （ 1 ） 顺序号 。以卷内文件排列顺序填写，一个文号的文件占一个顺序号。 （ 2 ） 文号 。填写文件的发文字号。 （ 3 ） 责任者 。即文件作者，填写制发文件的机关名称（或规范的简称）、 部门或个人。联合发文的有几个责任者的，一般应同时标出。 （ 4 ） 题名 。日期。即文件的形成时间。填写方法一般按文件的落款日期填 写即可。会