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计量文件和资料控制管理规定 文件编号 页 码 第 PAGE 4页 共 NUMPAGES 4页 修订日期 计量文件和资料控制 管理规定 受控状态： 文件编号： 修订状态： A0 分 发 号： 编制： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期： 会签与修订页： 会签页: 部 门 签 名 日 期 备 注 会 签 会 签 会 签 会 签 会 签 会 签 修订记录: 修订 状态 修订 日期 生效 日期 更 改 内 容 修订人 1 目的 对本公司计量体系文件和资料进行控制，确保各有关部门和人员使用的文件和资料正确、有效，防止使用失效或作废的文件和资料。 2 适用范围 本规定适用于本公司计量体系文件和资料，包括外来文件和资料（如标准、顾客提供图样、样品等）的发放、更改和作废等的控制。 3 职责 3.1行政部负责计量管理程序文件的发放、控制。 3.2行政部负责所编写文件的更改和技术资料的发放、控制。 4 工作程序 4.1 体系文件、资料的发放和控制 4.1.1计量体系文件，计量技术文件，计量资料等由行政部负责发放和控制 4.1.2计量体系应发放到对体系有效运行起重要作用的各个场所，也可通过OA系统发布，由各相关部门进行宣贯。 4.1.3发放的受控文件，应加盖“受控”章和填写发放的年月日。 4.1.4因文件破损而换发新文件时文件的编号不变，因遗失补领新文件时，需填写《文件补发申请表》文件的编号不变，换发和补领文件均应经文件批准人同意，受控文件遗失还应追究责任人的责任。　 4.1.5失效或作废的文件从所有发放和领用场所收回。收回的失效或作废文件，由文件发放部门填写《文件发放回收记录》，经质量总监批准方可销毁，并填写《文件留存销毁登记表》。 4.1.6以积累资料为目的而保留的任何作废文件均应加盖“作废”“保留”印章。 4.1.7质量本部编制现行修改状态的《受控文件清单》和《公司质量记录表示汇总清单》，以防止使用失效或作废的文件。 4.2文件的使用 4.2.1文件使用者应保持所领用文件的完整性,并保持文件的整洁,不得涂改或撕页，如有不同意见，可按本程序5.3条的规定，向文件编写部门提出更改建议。 4.2.2受控文件为公司内部文件，领用人应妥善保管，不得随意复制，确需复制时应填写《文件补发申请表》由行政部统一复印。 4.3文件和资料的更改 4.3.1文件需更改时由更改提出人填写《文件更改通知单》说明更改原因，并按规定办理审核批准手续 4.3.2文件更改批准后，由文件编写部门更改，文件更改应注明文件的修改的修改状态、修改人和日期等内容。文件管理员在发放新文件的同时要收回旧文件，并填写《文件、发放回收记录》 4.4文件的评审 4.4.1为确保现场使用的文件为现行有效版本，应对文件的有效性进行评审； 4.4.2文件评审由原文件编制部门负责，一般于每年的年初进行，特殊情况如：第二、三方审核前应追加临时评审。 4.5 文件的借阅和归档 4.5.1计量文件由行政部门归档管理。 4.5.2借阅文件人员应填写《文件、资料借阅登记表》借阅人和经手人应签名，并检查文件的完整性。 4.5.3文件的保存期按《计量记录管理规定》执行，超过保存期的文件，管理员应填写《文件留存销毁登记表》，经质量总监批准后，予以销毁。 4.6外来文件的管理 4.6.1外来文件包括相关法律法规，国家和行业规定、产品及相关标准、检验规范技术说明书等。 4.6.2 对与管理体系有关的外来文件，接收部门应按其类别交质量本部/安全环保部/设计部识别其适用性，填写《外来文件登记表》并控制分发，以确保其有效。 4.6.3安全环保部和研发中心负责收集有关国家、行业、国际标准的最新版本，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。 5 相关文件 计量记录管理规定 6 相关记录 6.1文件宣贯记录表 6.2文件发放回收记录 6.3文件更改通知单 6.4文件留存销毁登记表 6.5受控文件清单 6.6外来文件登记表 6.7文件补发申请表 7 附录 无