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文件记录控制程序 文件记录控制程序QP-02 文件记录控制程序 QP-02 3 2018年1月11日 / 如此印章并非红色，表示此乃未经认可之版本。 请只引用经认可之版本。 文件名称 ： 文件编号 ： 版本编号 ： 生效日期 ： 副本编号 : 编 制： 审核者 ： 批准者： 序号 日期 修改内容 1 2016.05.09 组织架构变更，完善流程文件 2 2018.1.11 增加编码规则，增加作废文件管理规范 3 4 5 6 7 8 9 10 文件记录控制程序 QP-01 文件记录控制程序 QP-01 - - PAGE # - 1、 目的： 对公司所有文件资料和记录进行控制，确保相关部门和人员能够得到和使用文件的有效版本，防止文件流 失或泄漏；确保人员正确使用和记录。 2、 适用范围： 2.1本程序适用于与公司所有有关的资料和文件 2.1本程序规定了文件编制、审核、批准、发布、归档、修改、作废、保管的手续和要求，以 及文件记录的要求。 3、 名词定义： N/A 4、 职责： 4.1品质部负责公司文件的归档和发放，负责组织对现有体系文件的定期审核。 4.2各部门负责相关文件的编制、使用和保存及本部门文件的收集、整理发放、回收等。 5、 内容： 5.1文件的分类 文件按质量管理体系的级别分成以下四级： 一级文件QM质量手册（包括质量方针，质量目标） 二级文件QP程序文件 三级文件WI:工作指引、作业标准书等 四级文件QF记录表单 5.2文件的编号 5.2.1质量文件的编号 质量管理体系文件（包括质量手册、程序文件）的编号由品质部统一归口负责，各部门编写的 文件原则上由各部门负责编号，编号后通知品质部更新文件清单，也可以由品质部统一编号 5.2.1.1质量手册: 5.2.1.1质量手册: 521.2程序文件:序列号 521.2程序文件: 序列号 程序文件代号 5.2.1.3各部门管理文件： WI — ** — 01 —序歹y号 I 部门代号（包含外来文件代号：OC 管理规定、指导、规范类文件代码 《产品辅材使用明细及作业标准书》文件编号参考如下: WI—** — 01 WI 序列号 产品规格（编号根据产品实际情况而定） 品牌 部门代号（包含外来文件代号：OC 管理规定、指导、规范类文件代码 5.2.1.4 记录表单: 5.2.1.4 记录表单: 5.3文件版本号 文件的版本以阿拉伯数字表示：1、2、3、…，初版均用1表示 5.4各部门代号规定见表2 表1各部门代号 部门名称 生管部 研发技 术部 采购部 储运部 品质部 销售部 人事部 财务部 代号 PC RD PD TS QC SD HR FD 表1序各部门代号 部门名称1 调和工程 灌装工程 运营部 设备工程部 环境与安全部 代号— MD OFD OD EE ES 部门名称 外来文件 代号 OC 6文件控制 6.1文件的编写、审核、批准 a） 质量手册由品质部负责编写，由管理者代表审核，总经理批准； b） 程序文件由各职能部门编写，由各部门主管审核，报管代批准。 c） 三级文件由各部门组织编写、汇总，由各部门主管审核，报管代或部门负责人批准，统一到 品质部发放，存档； d） 记录的空白格式由各部门负责编制，各部门负责人批准，至V品质部备案、存档。 6.2文件的发放 621为确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，文件的发放、回收要填写《文 件发放回收登记表》，此表由品质部统一归档。文件可以以纸质文件或电子文件形式发放， 文件发放时，文件上要有“受控”章，所有文件的原件和电子档由文控负责保管。机密文件需 盖“机密”章，机密文件需经相应主管部门负责人审批方可领用。以电子档形式发放文件，需 使用PDF格式。 6.2.2对于各部门需要自行发放的记录表单，可以不填写《文件发放回收登记表》 ，记录表单 的电子文档发给品质部存档。 6.2.3质量文件如发现遗失时，均应申请补发，经部门负责人同意后，品质部补发，不应自行 复制；发放部门做好相应发放签收记录。 6.2.4外来文件由品质部每年定期检查更新，如有更新，及时购买。如有丢失，均应申请补发， 经部门负责人同意后，再行申请或购买。 6.2.5所有失效或作废的文件由各主管部门及时从所有发放或使用场所撤出。 6.3文件的使用控制 6.3.1公司质量手册发放到各中心即可。 6.3.2公司的程序文件、三级质量体系文件、记录在品质部备案、存档、发放到各相关部门， 其他质量文件由各部门保存使用。 6.3.3生产活动所使用的文件必须是盖有“受控”章的有效版本文件。 6.4文件的保存 6.4.1文件的保存年限 没有作废或更新，正常使用的文件永久保存；作废文件的保存期限为 1年 6.4.2与质量体系相关的文件必须保存在书类仓库或干燥通风安全的