[制造业ISO9000]文件控制程序(标准范本).docxVIP

专业?标准?规范 专业?标准?规范 分发范围 分发号 分发范围 分发号 分发范围 分发号 总经理 01 供应部 04 总工程师 02 生产部 05 行政部 03 销售部 06 文 件 更 改 记 录 版次号 修改页码 修改后页数 更改内容提要 日 期 A/0 6 新 版 2001.06.01 编制 审核 批准 日期  目的 规定适当的程序，对质量管理体系文件的编制、批准、发放、使用、评审、更改、作废、 回收进行控制，以确保公司各场所使用的文件均为有效版本。 范围 适用于与质量管理体系有关的文件的控制。 定义：无 4?流程 5.要求 5.1总则 5.1.1质量方针、质量目标的控制按质量手册的控制执行。 5.1.2质量记录的控制按《质量记录控制程序》的要求执行。 5.1.3质量手册、质量程序文件、工作文件、外来文件的控制按本程序的以下要求执行。 5.2文件的编制 5.2.1总工程师负责遵 照ISO 9001 : 2000质量管理体系国际标准的要求，结 合公司实际情况编制质量手册。 5.2.2行政部负责各相关部门遵 照ISO 9001 : 2000质量管理体系国际标准的要 求，结合公司行业特点编制相应的质量程序文件。 523各责任部门依照公司质 量手册及质量程序文件的有关要求，根据相关过程开展 的要求编制该过程所需的工作文件。 524文件的编号按5.8的要求统一进行，以易于识别和检索。 5.2.5文件编制人员应在所编制的文件上签名表示确认。 5.3文件的批准 5.3.1文件审核人负责确定以下事项： 文件内容正确并符合要求； 文件编有正确的文件名、文件号及版本号； 签名表示确认。 5.3.2文件批准人负责： 批准文件及文件分发范围； 文件以批准人签名后生效。 5.3.3管理者代表负责文件的审核；总经理负责文件的批准。 5.4文件的发放 5.4.1行政部负责文件的发放和文件原稿的存档。 5.4.2文件发放人负责： 确认要发行的文件的原稿有各权责人原笔迹签名； 按文件首页的“分发范围”确定文件分发数量并用原稿复印相应数量的文件； 在文件首页上盖上红色［受控］章，注意文件原稿首页不应盖章； 将文件名称和分发范围、分发号登录于“文件分发记录”（每份文件应具备一份 独立的分发记录）； 在［受控章］处填上相应的“分发号”，按照“分发号” 所对应的“分发范围” 将文件分发到对应的部门或个人； 要求文件接收人员在“文件分发记录”上签名确认； 5.5文件的更改： 5.5.1如涉及文件内容的更改，由原文件编写责任部门或个人填写“文件更改申请单”， 经原审批人审核批准后进行更改作业（当原审批人不在职时可由其代理人审批） 。 5.5.2如仅涉及错字或字数的删减等的更改， 由原文件批准人直接在文件上更改， 并在 更改处签章。 5.5.3文件作较小幅度（不涉及页数的增减时）修改时，行政部负责收回文件撤换更改 页并及时调整文件更改页的修改状态号 （从0到9），将更改情况及更改后生效日 期登录于文件首页后重新分发，收回的更改页予以销毁处理，文件原稿更改页盖 ［作废章］标识并予以保存。 5.5.4文件经多次修改（修改状态号从0升到9时）或文件需进行大幅度（涉及到页数 增减时）修改时应进行换版，更改文件版本号（从 A, B, C , D ，行政 部负责将旧版次文件收回予以销毁处理，对旧版文件原稿盖 ［作废章］标识并予以 保存，按5.3和5.4要求审批分发新版本文件； 5.6文件的评审： 体系文件的适宜性评审及其必要的更改按管理评审要求进行。 5.7文件的管理： 5.7.1文件经审核批准后，行政部负责将相关文件及时列入《文件目录》 ； 5.7.2行政部负责对文件原稿应予以建档保存，各部门负责对所使用的文件的建档，文 件的建档保存参照《质量记录控制程序》有关要求执行； 5.7.3各相关部门负责对电子媒体类文件资料（如存于计算机硬盘或软盘上的文件）予 以备份管理，文件的读写及修改权限应予以明确规定并定期进行杀毒处理； 5.7.4文件使用人员在使用文件时应确认该文件为盖有红色“受控章”的有效版本，发 现文件内容有误时应及时联系行政部予以处理。 5.7.5文件使用人员应妥善保管好文件，不得在文件上随意涂改，以保持文件整洁无损， 发现破损、掉页现象应及时联系行政部予以更换。 5.7.6未经文件批准人授权，任何部门或个人不得擅自复制受控文件，如需要可以向文 件批准人申请。 5.7.7行政部负责在每次审核（内部和外部）前全面检查各类在用文件的有效性，核查 各使用者手中的文件，发现问题及时处理。 5.8文件的编号准则： 5.8.1 质量手册（QUALITY MANUAL ）: QM -01 5.8.2质量程序文件： 采用6码编号，其规定如下： □ □ — □ □ —□ □ ①② ③④⑤