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（员工管理）教职员工档案 管理系统使用说明及操作 方法 教职员工档案管理系统使用说明及操作方法 教职员工档案管理系统，是获省级优秀科研成果壹等奖的项目之 壹。是实现学校管理科学化、标准化、现代化不可缺少的软件之壹。 教职员工档案管理系统分单机版和网络版。 教职员工档案管理系统，是国家知识产权保护产品，登记号： 2006SRO8528 。 壹、软件简介 1 、菜单：有基本设置、输入数据、查询及打印、统计四个菜单。 2 、功能：教职员工档案管理。单项信息或全项信息查询；范围 或分类查询；高级查询。打印或随机打印诸多信息资料和报表。用扫 描仪、数码相机、摄像头均可将教职员工相片以 BMP 的格式录入。记 事栏目可录入约 650 个文字，专供登录教职员工家庭主要成员、学习 和工作简历、工作业绩及奖惩情况。保存数据功能。恢复数据功能。 清空数据功能。压缩数据库功能。统计功能。Excel 数据的导入和导 出功能。 二、操作方法 1 、系统设置。进入系统，点击“系统设置”，有俩个选项：壹是 系统设置；二是打印选项。 ⑴于 “系统设置”对话框中，系统设置了四项功能。 ①保存数据。即备份数据，可直接将库内数据保存到硬盘中。点 击“保存数据”命令键，选择盘区（C 、D 、E 、……），自拟文件名， 就把数据保存起来了。 ②恢复数据。就是将保存于硬盘或 U 盘中的数据调回来，于系统 中重新运行。 ③压缩数据库。使用时间越长，数据越多，库越来越大，点击此 键可使数据库压缩变小。 ④数据清空。将库内数据清空。 ⑵打印选项。有壹项“打印选项”功能。 打印报表，要性别选此项，不带性别不选此项。 2 、输入数据菜单。进入系统，点击“输入数据”菜单，进入“教 职员工档案数据输入”对话框。然后，于上边的窗口，从上到下、从 左向右录入教职员工的数据信息。如果按部门或科室录入更好。每录 完 1名教职员工或修改数据信息之后于退出编辑之前，均要按“√” 确认编辑存盘，否则会丢失数据信息。 输入相片的格式是 BMP 。所以，获取相片要选 BMP 格式保存。如 果是 JPG 格式，需先转换，后录入。 输入相片方法：将光标移到放照片的位置，单击鼠标右键，单击 “由文件载入”，双击要输入教职员工的照片，按 “√”确认编辑存 盘。 删除相片方法：光标指向照片，单击鼠标右键，单击 “剪切”， 按“√”确认编辑存盘。要把剪掉的照片彻底清除库中，必须压缩数 据库。 规范“时间”栏目输入格式： “输入教职员工档案数据”及“查 询”时，涉及输入“时间”的栏目较多，为规范输入，特设置统壹写 入格式：年码 2 位，如 03 ；月码1 月至 9 月 1 位，10 至 12 月 2 位； 日码1 日至9 日1 位，10 日至31 日2 位。年码和月码之间用短横线 连接 “-”，月码和日码之间用短横线连接 “-”。壹律用阿拉伯数字。 确认后即可输入成绩。计算机的日期设置：短日期样式（S ）为yy-M-d; 长日期样式（L）为yyyy’年’M’月’d’日’。也可按计算机的设置 日期格式写入日期。 Excel 的导入和导出。为快捷方便的录入数据，和其它软件数据 共享、减轻劳动强度，提高工作效率，设置了 Excel 的导入和导出功 能。 导出。“教职员工档案管理系统”中的教职员工信息，能够导出 到 Excel 中去。 起壹个文件名、于 Excel 中保存于 1 个页面上。 操作程序是：系统→输入数据→Excel→导出到Excel→起文件名 →保存。 导出数据的存盘格式是： “MicrosoftExcel97-2000或 97-20xx 工作簿（※.xls）”。 导入。凡是 Excel 教职员工信息，只要做到 “四统壹”基本上均 能导入 “教职员工档案管理系统”中去。 四统壹是： ①统壹导入信息的“存盘格式”。因为 “Excel”有多个版本， “存 盘格式”也有多种方式。所以统壹导入信息的 “存盘格式”，是决定 能否将信息导入 “教职员工档案管理系统”中去的关键之壹。 不论 “Excel”安装何种版本，均有壹种通用的存盘格式。如果 系 统 中 安 装 的 是 “Excel2000”， 则 通 用 的 存 盘 格 式