饭店客户挂账操作作业流程及标准规范.docVIP

呈报/Report：总经理、董事长 日期/Date：/08/26 由/From：财务部 文件号/Ref：FN—14011 事由/Subject：相关饭店用户挂账操作步骤及要求（修订） 为了加强应收账款日常管理，确保应收账款安全性和回收立即性，确保资金周转顺畅，避免呆账、死账出现，规范饭店用户挂账操作规范，并结合饭店实际情况，特制订此文件： 适用范围： 适适用于华中饭店管理管理企业各分企业 职责 营销部：依据申请对用户消费能力及信用情况进行评定，为用户办理挂账协议； 财务部：参与挂账用户信用审核，对用户档案系统录入、保管及复核； 总经理：参与挂账用户信用审核，对挂账结账协议进行审批； 管理操作及规范 用户申请及企业调查和信用评定 用户依据企业业务需要及消费能力，向饭店提出消费挂账月结申请； 用户办理挂账需提供相关资料：营业执照副本、组织机构代码证副本、税务登记证副本、企业法人身份证、开户许可证等资料（以上证照提供复印件并加盖公章）； 对于挂账协议过期申请续签用户，需在协议到期前2个月提交续签申请，于协议到期前续签完成方可挂账； 营销部责任人依据对方提供相关资料，对用户企业规模、企业效益、信用情况等进行调查，提交“用户信用情况调查汇报”； 对符合挂账条件用户，经营销部责任人审核合格后，填制《签单挂账申请书》附上用户办理挂账相关资料，报财务部复核、总经理审批； 财务部及总经理可依据营销部提交“用户信用情况调查汇报”及其它相关资料进行审核，同时有权决定是否需要重新安排信用调查； 续签挂账协议用户，一样需要提交《签单挂账申请书》，由营销部及财务部对合作期赊账回收率等信用进行评定，具体填写评定意见，供总经理参考审批； 签单挂账协议用户到店消费时，必需有用户单位相关授权人员签字方可转入其企业挂账账户，没有授权人签字确定消费，一律不得转挂账，特殊情况上报同意后由相关担保人（销售人员）代为签字确定。 审批权限立即效 财务部自收到营销部提交《签单挂账申请书》需于2个工作日内完成用户档案资料复核，并签注复核意见；对于续签用户需签注以往合作信用情况； 总经理自收到财务部转报用户《签单挂账申请书》需于2个工作日完成审批，审批内容包含：每个月挂账额度、协议有效日期等信息； 每个月挂账额度超出5万元，需报送酒店董事长核准； 协议签署 营销部依据审批经过《签单挂账申请书》和用户签署《金鼎澳门国际饭店签单挂账协议书》，此协议需申请企业责任人署名并加盖公章及财务专用章，同时取得挂账单位用户《用户签单挂账授权书》； 对于用户企业提供相关企业资料不齐全、盖有效公章，一律不许办理正式挂账协议及签单挂账； 对于特殊用户且每个月全部有固定消费能力（政府行政机关、机关或其它特殊组织），不方便办理盖章签约手续，仍需由营销部提交《签单挂账申请书》，具体统计该用户信息，并上报总经理同意 系统录入、变更、档案管理 财务部自收到营销部转存“挂账协议”在1个工作日内录入系统，由审计将挂账协议档案进行归档留存，具体填写用户企业资料（用户单位名称、联络人、信用额度、有效日期等），并通知酒店各个收款点相关信息。 挂账企业授权人发生变更时，应立即向酒店方书面发出变更通知书，具体统计终止授权人姓名或新增人员姓名和署名模版，酒店自接到书面通知之日做出调整； 酒店内部职员岗位变动时（含离职或调职），由部门责任人负责办理挂账协议挂账跟进及担保交接手续，财务部及总经理做好监督实施，未办理交接手续，不可结算工资或办理调动手续； 临时挂账（延迟付款）担保管理 未签署签单挂账协议书用户标准上不许可临时挂账，特殊情况需要临时挂账，必需由相关申请担保并签字确定，由部门责任人上报总经理同意同意后实施，挂账额由相关担保人负责及总经理共同负担担保，各负担50%责任； 部门责任人（营销部责任人、餐饮部责任人、房务部责任人、前厅部责任人）申请担保。 临时挂账（延迟付款）必需在用户离店后7个工作日内结清，对于上一笔款项未结清账款，各相关担保人不得再次担保挂账； 如当月月底仍有未结清临时挂账款且超出7个工作日，将停发相关担保人工资直至账款收回。 会议/团体用户账款管理 会议/团体接待通知单中必需注明“预付金金额、付款方法、结算时间、饭店协调人（即销售员）”，预付金按此次会议预算金额20%收取； 会议/团体用户依据营销部会议通知单中付款方法付款，标准上会议/团体结束后结清全部消费，也可在会议通知单上注明可延迟付款，但回款期不得超出7个工作日； 由销售员及销售部责任人全权负责会议团体相关款项收款及责任； 回款相关要求及责任 签署正式挂账协议用户，按月进行结算，于消费月次月5日前和挂账用户查对完成，25日前消费款项必需