绿城地产-财务档案管理工作规程.docx

浙江绿城房地产开发有限责任公司 财务档案管理工作规程 文件编号： GT/FC●08●01 修改状态： A/0 管理状态： 分发号： 编制： 许洁 日期： 2000 年 12 月 23 日 审核： 李明 日期： 2001 年 01 月 16 日 审批： 寿柏年 日期： 2001 年 01 月 19 日 发布日期： 2001 年 01 月 21 日 实施日期： 2001 年 02 月 01 日 浙江绿城房地产开发有限责任公司 文件编号： GT/FC●08● 01 财务管理体系工作规程 页码：第 1页共5页 财务档案管理工作规程 修改状态： A/0 目的 确保财务档案资料的完整、准确、安全、存取便利和有效利用。 适用范围 适用于财务档案管理全过程； 职责 3.1 财务管理部、计划资金部为财务档案资料的归口管理部门； 3.2 财务管理部会计、计划资金部指定人员负责财务档案的收集、整理、装订、 保管和提供工作； 工作程序 4.1 附《财务档案管理工作流程》图。 4.2 财务档案种类 4.3 档案收集时间 文件资料要字迹清楚、图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制； 文件材料完整、准确且具保存价值； 4.4 档案整理 财务管理部会计或计划资金部指定人员根据实际情况，按照自然形成、保持 浙江绿城房地产开发有限责任公司 文件编号： GT/FC08 01 ●● 财务管理体系工作规程 页码：第 2页共5页 财务档案管理工作规程 修改状态： A/0 历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容及时进行装订立卷； 在一个卷内要按文件材料形成的时间，系统地排列； 拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（ 15 年以上）、短期（ 15 年以下）三种； 按归档要求进行装订、编号、每本内填写《卷内目录》和《卷内备考表》； 凭证封面：会计将记帐凭证按档案整理原则及时装订； 会计档案案卷封面：用于会计帐簿的装订 文件封面：用于财务报表、财务分析、内部审计、固定资产、财务制度、其他财务资料或来自财务管理部、计划资金部外的资料； 记帐凭证装订后及时装入文件盒； 财务资料和财务管理部、 计划资金部外资料平时及时整理装订， 年末或年初整理入文件盒； 4.5 卷皮的填写 单位名称：公司全称 凭证名称或凭证种类：记帐凭证或转帐凭证、银付、现付； 所属时间及起止日期： 填写本记帐凭证内第一张凭证的日期和最后一张凭证的日期； 凭证张数：填写本记帐凭证内凭证张数； 本期凭证册数或装订册次：填写本记帐凭证本月总册数的第几本凭证； 备注 / 附件：注明附件的种类，以及张数； 装订人或经手人、会计主管：相关人员签字或盖章； 卷骨项目：填写年、月、凭证号、凭证属本月册数、及本月凭证总册数； 装订人在封面空白内注明公司全称及帐簿名称、册数； 浙江绿城房地产开发有限责任公司 文件编号： GT/FC08 01 ●● 财务管理体系工作规程 页码：第 3页共5页 财务档案管理工作规程 修改状态： A/0 b. 装订人在起止年月中注明帐簿的起止时间； 填制本卷内帐页的张数、 根据文件 保管规定的期限填制保管期限； 装订人在封面空白内注明公司全称、财务资料的种类； 装订人在起止年月中注明帐簿的时间； 填制本卷内帐页的张数、 根据文件保管规定的期限填制保管期限； 案卷题名：记帐凭证、帐簿、财务报表、财务分析资料、内部审计、固定资产 资料、各种合同资料、财务制度、公司文件或其他资料 编制单位：公司全称； 编制日期或时间：装入盒内年月日； 保管期限：永久、长期、短期 密级：秘密、机密 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间； 立卷人：由责任立卷者签名； 检查人：由案卷质量审核者 , 由财务管理部、计划资金部负责人或其授权人签名； 立卷时间：填写完成的立卷日期。 4.6 密级档案：档案密级分为秘密、机密。 4.7 借离 文件编号： GT/FC08 01 浙江绿城房地产开发有限责任公司 ●● 财务管理体系工作规程 页码：第 4页共5页 财务档案管理工作规程 修改状态： A/0 4.8 保管 4.9 保管期限 4.10 销毁 保存期届满， 以及没有必要继续保存的文件资料， 由资料管理者分别填制 《作废 （失效） 档案登记表》和《 档案销毁审批单》，经财务管理部、计划资金部负责人及总经理或以上领导批准后销毁； 已失效（作废）但暂不销毁的，须加盖“作废”章； 相关及支持性文件 质量记录 6.1 卷内目录 6.2 卷内备考表 6.3 借离档案审批单 6.4 作废（失效） 档案登记表 6.5 档案销毁审批单 浙江绿城房地产开发有限责任公司 文件编号： GT/FC●08● 01 财务管理体系工