数据排序筛选与汇总.ppt

第 13 章 数据排序、筛选与汇总 ☆ ☆ ☆ 数据排序 数据筛选 用分类汇总法进行数据统计 13.1 数据排序 13.1.1 排序按钮 Excel 2007 在“数据”选 项卡的“排序和筛选”组中提 供了两个与排序相关的按钮， 如右图所示，分别为“升序” 按钮和“降序”按钮。 ? “ 升序”按钮：按字母表顺序、数据由小到大、日期由前到后排 序。 ? “降序”按钮：按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由后 向前排序。 如果所排序的数据是中文，则排序是依据中文字的内码（拼 音或笔画）来确定。对于数据列表而言，排序操作将依据当前单 元格所在的列做为排序基准。 13.1.2 根据一列的数据对数据排序 如果想快速根据一列的数据对数据排序，可以利用排序按钮来 进行，其操作步骤如下： 1 单击数据列表中排序依据的字段 名。此处为文本数据，如“姓名” 2 单击“数据”选项卡上“排序和筛选” 组中的“升序”按钮或“降序”按钮，便 可实现按递增方式或递减方式对数据进行 排序。此处选择“升序”，排序结果如图 所示 “ 姓名”列中的 数据按升序排序 13.1.3 根据多列的数据对数据排序 使用“数据”选项卡中的“排序”按钮，在打开的 “排序”对话框中根据多列的数据进行排序，其操作步骤如 下： 6 若要添加作为排序的另一列，单击“添加条 7 若要更改列的排序顺序，选 件”按钮；若要复制作为排序依据的列，单击 “复制条件”按钮；然后重复上述步骤 3~5 择一个条目，然后单击“上移” 或“下移”箭头更改顺序 1 选定要排序的数据区域。如果是 对整个数据列表排序，可以选择需要 排序的数据列表中的任一单元格 3 指定排序 的关键字字 段名。在 “列”下的 “主要关键 字”下拉列 表框中选择 要排序的第 一列 4 在“排序 依据”下选 择排序类型 5 在“次序” 下选择排序方 式 2 单击“数据”选项卡上 “排序和筛选”组中的“排 序”按钮，打开“排序”对 话框 8 单击“确定”按 钮 “ 排序”对话框中的“数据包含标题”复选框，表示排 序后的数据列表保留字段名行。如果对排序还有一些特别 的要求，可以在“排序”对话框中单击“选项”按钮，弹 出“排序选项”对话框，如下图所示。用户可根据需要进 行设置。 13.1.4 按自定义序列对数据排序 在 Excel 中，可以使用自定义序列按用户定义的顺序进 行排序。如 Excel 内置的星期日期和年月自定义序列，以及 创建自己的自定义序列等。 要对数据进行自定义排序，可以按照以下步骤操作： 1 单击数据列表 中的任一单元格 2 单击“数据”选项卡上 “排序和筛选”组中的“排 序”按钮 3 打开“排序”对话框，在 “主要关键字”下拉列表中选 择某个关键字；在“排序依据” 下拉列表中选择排序依据；在 “次序”下拉列表中选择“自 定义序列” 4 打开“自定义序列”对话 框，在“自定义序列”列表 中选择所需的自定义顺序 5 单击“确定”按钮，返回到“排序” 对话框。再单击“确定”按钮，原数 据列表将按所指定的排序方式进行排 序 13.3 数据筛选 筛选是一种用于查找数据列表中符合条件的数据的快速 方法。在 Excel 中，要完成数据的筛选非常容易，用户可以 使用“自动筛选”或者“高级筛选”两种方法，这样就可以 将那些符合条件的记录显示在工作表中，而将其他不满足条 件的记录从视图中隐藏起来。 13.3.1 自动筛选 自动筛选是一种快速的筛选方法，用户可以通过它快速 地访问大量数据，并从中选出满足条件的记录显示出来。 自动筛选包括筛选文本；数字；日期和时间；顶部或底 部数字；平均数以上或以下的数字；空或非空值；按单元格 颜色、字体颜色或图标集和按选定内容等。 如要对下图所示的数据列表进行筛选，其操作步骤如下： 1 选择单元格区域或单击数据 列表中的任一单元格，如 A2 2 单击“数据”选项卡上“排序和筛选” 组中的“筛选”按钮，此时，数据列表 中的每个字段名的右侧出现一个向下箭 头 3 单击想查找的字段名右侧的向下箭头 4 在列表中清除“女”复选 框 5 单击“确定”按钮， 结果如图所示。筛选后 所显示的记录的行号呈 蓝色，且设置了筛选条 件的字段名右侧的向下 箭头上显示一“筛选” 标记 13.3.2 自定义自动筛选 如果要进行更复杂的筛选，可以通过选择字段名下拉列 表框中的“自定义 …” 选项来缩减自动筛选数据清单的范围。 例如，想查找下图中“年龄”大于 27 ，而小于 33 的员工 记录。可按照如下步骤操作： 1 单 击数据列表中的任一单元格 3 单击想查找字段名的向下箭头，如“年龄”， 从下拉列表框中选择“数字筛选” “ 自定义筛 选”项，弹出“自定义