{生产现场管理}经国管理暨健康学院处理机密文书作业要点.docx

PAGE {生产现场管理}经国管理暨健康学院处理机密文书作业要点 經國管理暨健康學院處理機密文書作業要點 民國97年10月28日97學年度第1學期第5次行政會議通過 壹、宗旨：本校為統一機密文書處理程序，確保公務機密，依本校「文書處理辦法」第五條之相關規定，訂定本要點。 貳、本校主管機密文書之範圍： 關於教務事項： （一）新生、轉學生及各類試務作業。 （二）本校學生學籍（基本資料）、通訊、學生家屬具隱私性資料。 二、關於學生事務事項： 本校學生輔導諮商晤談紀錄。 關於採購事務事項： （一）招標公告前之招標文件。 （二）開標前之領標、投標廠商名稱與家數等相關資料。 （三）決標前之底價。 （四）廠商投標文件。 （五）開標後決標前採行協商措施之審標（包括評選及洽個別廠商協商）程序及內容。 關於人事管理事項： （一）有關人事任免、遷調、考核、考績、獎懲尚未發佈者。 （二）有關教職員工個人人事資料。 （三）教師甄選試務 關於資訊管理事項： 應行保密事項之電腦資料及程式。 關於政風及維護事項： （一）貪瀆及其他違法案件在偵（調）查中者。 （二）檢舉及交查案件。 （三）其他經核定暨各項會議保密之事項。 參、機密公文之收文： 一、拆驗 （一）文書人員收到機密文書後，應逕送秘書室（密件處理指定人員）點收、拆封，如有附件不符或有誤，應由文書人員以電話或書面向原發文機關洽詢。 （二）機密文書經拆封後，應置於本校機密文書專用封套內，以專用棉紙條確實彌封，並於封口加蓋印章。 二、登錄 （一）彌封後之機密文書，需以專設收文簿或電子檔登記為原則簽收該文，惟主旨應載「密不錄由」之字樣。 （二）文書人員需於機密專用封套上詳載收文日期、來文機關、來文字號、速別、密等、附件之頁數或件數。 三、分文 （一）機密文書之分文，應由文書人員按各單位職掌書明承辦單位。 （二）承辦單位完成簽收後，應立即將機密公文交由單位主管處理。 肆、機密文書之傳遞： 一、「絕對機密」與「極機密」「機密」文書之傳遞，應由業務承辦人親持傳遞。 二、傳遞文書，均應使用本校機密文書專用封套及黃色公文夾。 伍、機密文書之簽擬： 一、承辦人員收受機密文書應先檢視封口有無異狀後，始行拆封，並核對其內容及附件。 二、機密文書之簽擬，應由業務主管人員親自處理，絕對機密及極機密文書，宜由機關首長自行處理或指定秘書處理。 三、機密文書之處理應儘量減少處理程序，重要案件得以當面密報（談）處理。 四、機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本，極機密及絕對機密文書非經主管核准，不得複製或抄錄。 五、承辦人員應依據密件登記記錄主動檢查，或依來文機關建議，將應予變更機密等級或解密之案件，提出審查意見，並簽陳送核定。 六、承辦人員對一般文書，應審核鑑定是否應予保密，如有保密之必要，應立即改作密件處理。 七、承辦人員於簽擬機密性文件時，應區分其機密等級，並予註記，不宜濫用機密等級。 八、承辦人員於辦畢之案件，應於機密文書專用封套外，詳填其解密條件，封口後，再加蓋職章彌封。 九、解密條件： 保密期限或解除機密條件之標示，應由業務承辦人以括弧標示機密等級之下，其解密條件如下： （一）本件於公布時解密。 （二）本件至某年某月某日解密。 （三）本件於工作完成或會議終了時解密。 （四）附件抽存後解密（適用於附件已完成機密級柔解密條件標示者）。 （五）其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。 陸、機密文書之核判： 一、「絕對機密」或「極機密」文書，應由校長核定；「機密」文書，應依其權責分層負責。 二、各級主管於核判機密文件時，應對承辦人員所簽擬之機密等級，與解密條件審核其是否適當。 柒、機密文書之繕製： 一、機密文書應指定專人負責繕打，若需對外行文，則由文書組負責繕打。 二、誤繕或誤印之廢紙，應即時銷燬。 三、應以專用帳號完成繕製作業。 捌、機密文書之校對： 各處室機密文書應由文書組長負責校對，如遇重要文書得由業務承辦人複校。 玖、機密文書之用印： 機密文書應由業務承辦人辦理監印業務。 拾、機密文書之發文： 一、封發 （一）應由文書組長處理。 應封裝於雙封套內，內封套左上角應加蓋機密等級，密封後與上下封口及接縫處均加蓋機密等級；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。內外封套均應註明收（發）文者、發文字號等。 二、送達或付郵 （一）機密文書均以掛號郵件寄發為原則，並於外封套標示清楚，如有時間之限制，得交由專人遞送。 （二）機密文書不得經由電子公文或傳真方式送達。 （三）機密文書於完成發文流程後，應親交文書組人員點收。 （四）應以專用帳號完成總發文管理作業，並於原案之機密文件專用封套上，詳填發文日期、發文字號。 拾壹、機密文書之歸檔： 一、承辦人員在辦理歸檔前，應檢視機密專用封套上是否已加註解密條件。 二、單位收發應將