文书档案的管理教学PPT课件.ppt

(2)缩微胶片的保管方法 ①入库 ②包装 平片外加装纸套,放入卡片箱中保存;卷片不要用橡皮筋捆扎 ③存放 平片要立放,卷片要平放,禁止压摞或重叠放置.不同材质的分开放 ④取用 使用胶片夹或戴手套,只接角片的边缘部分 ⑤定期检查与修复 ⑥存放的最佳环境条件 温度10?C-15?C.一般不能低于4;相对湿度50%-60% (3)磁记录档案 ①环境条件 温度14?C-24?C,相对湿度45%-60%;远离磁场;避光、无尘 ②装具　 ③存放和取用　采用直立竖放 ④定期检查和复制 四、档案的利用 (一)档案利用工作的意义 (二)档案利用工作的内容 (三)档案提供利用的方法和制度 (一)档案利用工作的意义 1、利用工作是档案工作的根本目的。 2、利用工作是档案工作的中心任务。 3、开展利用工作可以提高档案工作的社会地位。 (二)档案利用工作的内容 1、编制各种检索工具 2、编制各种参考资料 3、采取多种方式，直接开展服务 (1)提供馆(室)藏信息 (2)以档案原件提供利用 (3)以档案复制品提供利用 (4)提供有关咨询服务 (三)档案提供利用的方法和制度 1、方法 (1)档案原件的利用方法 ①室内阅览 ②借出阅览 ⑧复制供应 (2)档案信息的利用方式 ①信息检索 ②信息交流 ③信息咨询 2、制度 (1)凡本组织内有关人员，因工作需要到档案室查阅档案者，应首先在查阅单上登记方可查阅。 (2)本组织内有关人员借出档案时，须经部门领导签署意见方可借出，借出后应定期返还。 (3)外单位查阅档案，需持单位介绍信，经有关部门领导签署同意后主可接待如需要索取、借出者，需经单位主要负责人批准后按规定办理。 (4)借阅档案，必须填写利用效果登记簿。 (5)借阅档案或查阅档案不痊在卷内档案文书、图纸上勾画、折叠、撕折和污损，不准在档案文书、图纸上作任何记录、符号和标记，更不准抽页或涂改。 五、档案的检索与编研 (一)档案的检索 　　 档案的检索是指将档案的各方面信息，利用一定的方式和途径，从馆(室)藏中索取出来，向利用者提供服务的一项工作。 第五章　文书档案的管理 一．档案的收集 二．档案的整理 三．档案的保管 四. 档案的利用 五. 档案的检索与编研 一．档案的收集 （一）档案收集工作的内容 1．文书的接收归档工作 2．零散文书的收集工作 （二）档案收集工作的原则 1．贯彻集中统一管理原则 2．遵循档案客观形成规律的原则 二．档案的整理 （一）档案整理的内容 1．系统整理 2．科学编目 （二）档案整理的原则 按照档案形成的规律和特点，保持档案的内容与构成。其具体工作包括：确定保管档案号和编制档案目录。 （三）档案分类类目的设置 1．大类　即一级类目，原则上按组织的管理职能进行分类设置。如我国《工业企业档案分类规则》中规定，工业企业档案设十个一级类目：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学研究类、基本建设类、设备仪器类、会计类、人事类。 2．属类　即二级类目，常分三种情况作不同考虑： （1）管理类档案　包括党群工作、行政管理、经营管理及生产技术管理四大类。 （2）科技类档案。包括产品、科学研究、基本建设、设备仪器四大类。 （3）会计档案和人事档案 3．小类　即三级类目 三．档案的保管 （一）档案保管工作的任务　按照集中统一管理的原则，采取各种有效的措施，实现档案的科学保管，防止各种不良因素对档案造成的破坏性影响，全面、系统地维护档案的完整与安全。 （二）档案保管工作的基本内容 1．库房的日常管理工作 2．档案的保护工作 3．档案的修复工作 （三）档案的库房管理 1．档案库房的建筑设计与防护设施 （1）库房地址选择 （2）库房面积选择 （3）库房防护措施 2．库房合理利用和排架管理 （1）库房的合理利用　根据档案的分类和库藏档案的数量，对库房进行合理的房间划分和保管区段，对不同类别的档案实行定位存放与管理。 （2）档案的排架管理　要依据档案的分类方法来进行，要与档案整理、分类的方法相一致，排架序列要反映整理分类的成果，同时还要方便保管和查询利用。一般来说档案常彩以下两种排架方法： ①按大类分年度的排架方法 ②按年度分大类的排架方法 3．档案的保管环境 （1）温度、湿度　湿度是14?C-24?C　相对湿度是45％-60％ （2）洁净、避免光照 （3）减少火灾和虫害隐患 4．特殊载体材料档案的保管 （1）底图、蓝图 ①底图的保管方法 ──存放　利用专门的底图枢存放 ──严禁装订 ──包边 ──简单修复 ②蓝图的保管方法 ──折叠 ──装订 ──装具