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备用金管理制度
为了防止资金流失,加强资金管理,提高工作效率,现 就公司备用金管理规走如下:
备用金分类
为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分走额 备用金、临时备用金、出纳备用金三种。
1、 走额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现 金,具有时间长、比较固走的特点。
2、 临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金, 具有一次性、时间较短的特点。
3、 出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金,具有 金额较大、流转快的特点,一般不超过规走限额。
备用金借支.归还手续
1、走额备用金和临时备用金的借支、归还手续
(1 L借支:借款人填写《借款单》——部门负责人签 字——财务人员核签备用金余额——财务总监审核——董 事长(或副董事长)审批——会计记帐一一出纳审核付款。
(2 \会计核算设置科目:〃其他应收款——走额备用 金——部门/姓名;〃其他应收款——临时备用金——部门/ 姓名〃。
(3 \走额备用金配备表
定额备用金配备表
备用金配备岗位
备用金限额(元)
董事长(副董事长)
5000
总经理
5000
总监
4000
部长
2000
副部长
1000
经营业务员
1000
总经理秘书
500
总经理办公室主任
1000
公司司机
2000
食 堂
1500
材料采购员
5000
合计
30000
2、归还:
备用金需按时归还或及时报账冲销,当月超标准的借支 额度,如不按时交回借支的,财务部门从次月开始从其工资 中扣回,并按银行贷款同期利率计息清算。属个人特殊原因 经董事长(或副董事长)批准同意的借支不属备用金范围, 应按约交还或从工资中扣还。其借支按银行同期贷款利息计 息。
出纳备用金的提取手续
出纳填写《资金申请单》——会计主管审核——财务总 监审批——填写基本户银行支票(或网上银行转帐提现)— —会计根据相关票据记帐。
备用金管理
1、 定额备用金的管理:
(1 \根据工作需要、管理需要原则进行办理,额度根 据支出业务变化,对使用对象和用途范围一年审走一次;
(2X走额备用金实行专人借支专人负责的办法,不得 全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人。
(3 \因人员调动或离职等原因造成走额备用金责任人 更换的,必须办理变更手续”变更方法采用借还两条线,即 原责任人办理还款,新责任人办理借款。
2、 临时备用金的管理:
(11临时备用金包括差旅费、临时采购款、行政临时 事务借支等工作性质的一次性借支款。
(2X具体借支人为借支款项的责任人z转借或其他情 况而没有办理相关财务手续的,财务不予承认。
(3 )、临时备用金由借款人以现金归还或费用报销抵 冲。
(4 \部门负责人为各种临时性备用金归还的第一管理 人,必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续;
3、 出纳备用金的管理:
(1 X出纳备用金的使用者只能是财务部门出纳员。
(2X出纳领取备用金要求开具基本户银行支票(或网 上银行转帐提现),不得以收坐支。
(3X出纳备用金必须注意安全第一原则z有专用保险 柜存放现金,并且存放地点符合公安、公司安全管理原则。
(4X保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额,特殊 情况下的大额存放,必须及时向财务总监报告,以便采取相 应的安全措施。
(5 )、出纳备用金必须日清月结,每天核对帐实数据。
(6 )、出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员,财 务部副部长及财务总监负管理责任。
4、 相关约走
(1 X对未转正员工、经常性违反结算纪律的员工实行 控制借支。
(2 X借支不分金额大小,均须报副董事长(或总经理) 审批。
(3X各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续, 人事部门及其他相关单位、部门有义务及时通知财务部清 帐,否则,造成的损失由相关责任单位或部门负责。
(4X财务部出纳于每月5号前清理临时性个人备用金
借款,并以文字方式告知当事人;财务部部长负责协助催收。
(5 1财务部于每月10日前编制《备用金余额表》。
!1!
1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的,按借支
金额10%处罚,情节严重者直接除名并追究其法律责任。
2、到期临时备用金借款未及时收回的,也无法提供其
他特批书面报告的,每发现一笔,对出纳扣罚100元。
3、财务部负责人负责对备用金走期盘点(一个月不少 于一次),对因未及时盘点而出现的损失承担连带责任;备 用金盘点损失,一律由责任人赔偿;盘点盈余,交公司财务 部作挂账处理,无法查明原因的,进行账务处理,列入〃营 业外收入〃科目。
4、 临时备用金超过归走时间不归还,逾期按银行同期 贷款利率计息,并在归还借款时付清;因长期出差在外无法 回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的,必须提出书面 报告,并经主管领导证明,财务总监审核,董事长(或董事 长)批准后免
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