公司文档管理制度.doc.docx

内部文件 内部文件？注意保密 PAGE # / 5 内部文件 内部文件 ? 注意保密 PAGE #/ 5 （综合管理部）文件 名称： 公司文档管理制度 所属科目： 行政管理 编制部门： 综合管理部 类别： 规章制度 编制人： 审核： 批准： 编码： CJ_AM_RR_04 版本： V1.0 发布日期： 2011-1-1 执行日期： □传阅 口 阅后存档口 保密 保密期限 □其他 无 公司文档管理制度 1目的 为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式； 统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。 2格式的规范 公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行 文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司设置专用服务器，将各项文件、 档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。 3档案区分 重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、 分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并 控制使用和调阅的安全性和保密性。 4文档分类管理 公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。 根据公司经营范围，文档可分为几类如下： 4.1行政类 ⑴公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件； ⑵机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料； 审计报告、商业密件以及不可随意复印 的文件或传阅的文件等； ⑶公司的宣传材料、简介、刊物等； ⑷ 公司人事档案，各项人事记录； ⑸ 行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。 技术类 ⑴ 技术文档 / 开发平台 / 产品代码 / 产品研发测试过程文档和记录； ⑵ 技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。 商务类 ⑴ 非经营协议：公司之间合作、协作协议； ⑵ 经营合同： ① 用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议； ② 商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等； ⑶ 客户档案：以客户为单位， 自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及 每一项合同执行情况。 ⑷ 媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。 项目文档 从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。 产品运营资料文档 公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次， 刻录光盘交给办公室保管。 5 文档编号规则 ⑴ 常规文件编号规则： 公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋具体类别 +顺序号（ 3 位）。 女口：公司总经理办公会纪要一份： CJ-AM-总经理办公会纪要-006 ⑵ 项目文档编号规则： 项目编号 +具体类别 +顺序号（ 3 位） 如： XX 项目沟通会议纪要一份：XS- 沟通会议纪要 -01 ⑶ 公司运营管控文档编号规则： 公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋顺序号（ 3 位）。 女口： CJ_AM_RR_04 “ CJ”代表公司； “ AM”代表所属科目-行政管理；“ RF”代表类别-规章 制度；“ 04”代表顺序号 具体科目分配如下： 科目名称 英语全称 代码 综合管理 I ntegrated Management IM 行政管理 Admi nistrative Man ageme nt AM 人力资源管理 Huma n Resource man ageme nt HR 财务管理 Finan cial Man ageme nt FM 项目管理 Project Man ageme nt PM 销售管理 Sales Management SM 研发管理 Research and Developme nt man ageme nt RD 技术管理 Tech ni cal Mhn ageme nt TM 售后管理 Customer S ervice man ageme nt CS 其他 OThers OT 具体类别分配如下: 类别名称 英语全称 代码 规章制度 Rules and Regulati ons RR 工作流程 Work F low WF 文档表格 Document F orm DF 其他 OThers OT ⑷ 公司所运行的质量管理体系、 IS027001体系，其体系文档编号规则遵循各自的文档编码 体系。 6文档管理 以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档（定期备份） 。对于合同、客户档案、媒 介档案、产品文档、代码等有保留价值的文档，必须形成文书文档，所有文档和资料、数据全部及 时抄送给办公室，办公室分类后制作备份， 建立内部管理数据库，并分密级上