协同办公系统使用管理暂行办法.pdf

协同办公系统使用管理暂行办法 第一章 总则 第一条 为健全集团公司协同办公系统管理制度，规范工作流程， 提高办公效率，充分发挥协同办公系统的作用，保证该系统的正常运 行及信息安全，加强其维护管理能力，特制定本管理办法。 第二条 协同办公系统是指镇江港务集团内部办公自动化系统。 第三条 协同办公系统使用管理包括：用户管理、流程管理、系 统维护管理、终端维护管理、电子签章管理、短信系统管理、邮件系 统管理、系统功能需求管理等。 第二章 部门职责 第四条 信息管理中心为协同办公系统的归口管理部门，负责该 系统的维护和管理，保证协同办公系统安全，为集团用户使用协同办 公系统提供技术服务。 第五条 各部门、各分子公司向信息管理中心提供协同办公系统 的用户、用户权限、办公流程、系统功能需求等相关的配置和调整申 请。 第三章 协同办公系统用户管理 第六条 协同办公系统用户包括业务用户和系统管理用户。 第七条 协同办公系统用户管理是指对用户的增加、删除，以及 用户属性、权限的配置和调整等管理。 第八条 各部门、各分子公司根据各自工作需求，按照用户权限 与岗位职责一致性原则，如实填写“协同办公系统用户及权限配置/调 整申请表”（见附表 1），按流程审批通过后，交信息管理中心处理。 第九条 信息管理中心在接到申请表后两个工作日内完成相应的 配置和调整工作，将执行结果反馈申请部门或单位进行确认。 第十条 突发情况下，经申请部门领导和信息管理中心领导批准 后，可进行紧急的协同办公系统用户及权限配置/调整，相关手续需 在调整事件处理完毕三个工作日内补齐。 第十一条 按照集团信息保密的要求，防止因用户口令破解造成 的集团信息泄密、数据伪造、数据篡改等情况的发生，禁止协同办公 系统用户使用缺省口令；口令组成建议采用大小写字母、数字以及其 它字符混合形式，用户口令长度要求在 6 位以上，系统关键业务用户 （具有审批权限的业务用户）口令长度建议在8 位以上，系统管理用 户口令长度建议在 11 位以上。 第十二条 口令的更换和保管由用户本人负责；业务用户口令更 换间隔不超过 3 个月，系统管理用户口令更换间隔不超过 1 个月，新 建用户必须更改初始口令，禁止将用户口令转借他人使用；如发现口 令泄密现象，相关用户应立即更换口令。 第十三条 协同办公系统用户休假期间，经上一级领导批准，须 通过协同办公系统提供的工作委托功能，将部分或全部审批权限交指 定人员代办。 第十四条 用户权限设定要与员工实际岗位职责相匹配，在用户 岗位发生变化时，如果该用户权限随之变化，相关部门要按要求及时 提出用户调整申请，经流程审批后，交信息管理中心及时处理，以保 证系统的安全性。 第四章 流程管理 第十五条 流程包括部门内部流程和跨部门流程两类。流程管理 是指对协同办公系统上各种办公流程的增加、删除和修改。 第十六条 办公流程的配置应按照“减少环节、提高效 ”的原则 进行。流程的配置和调整，由发起部门填写“协同办公系统流程配置/ 调整申请表” （见附表2），经审批（公司流程的配置和调整需经过相 关部门会签）通过后，交信息管理中心处理。信息管理中心负责汇总 并及时配置流程。 第五章 电子签章管理 第十七条 电子签章包括集团公司章和各分、子公司章。 第十八条 集团公司章由相关职能管理部门保管，各分、子公司 章由各分子公司主要负责人保管。 第十九条 拥有电子签章的人员，应妥善保管电子签章和电子签 章的口令，口令的设置应按照第三章第十二条和第十三条的要求进行 设定。 第二十条 电子签章不能随意转借他人使用，电子签章拥有人承 担电子签章转借所产生的一切责任风险。 第二十一条 按照集团公文管理规定和用章管理规定，在对外公 文和发文稿纸上应加盖油墨印章，电子签章对外不具有法律效力