公司收发文管理新规制度.doc

企业收发文管理制度 第一章 总则 第一条 为了规范企业对收发文管理，提升文件利用效率，进而提升企业工作质量和工作效率，特制订本要求。? 第二条 企业文件是传达方针政策，公布企业规章制度、请示、指示和回复问题，指导工作，汇报情况等关键工具。所以，必需认真做好文件收发管理工作，有效地为企业服务。? 第三条 企业所收发文件由综合部行政科统一签收、发放、传输、保管和立卷归档。行政科指定专职人员负责收文和发文管理工作。收发文人员必需依据相关文件资料，如实填写收文记录表和发文记录表。行政科必需根据正确、立即、安全、统一标准做好企业收发文管理工作。 第二章 发文办理 第四条 发文，发文办理是指企业对外发出公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门责任人审核，然后报请相关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。发文办理关键包含以下多个工作程序： 1、拟稿：拟稿是指把领导人或企业发文意图条理化、显物化，是发文处理关键程序之一。企业公文、日常业务和事务性文件由各包含到职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、见解明确、条理清楚。 2、核稿：核稿是指由拟稿部门责任人对拟好文稿进行审查、查对、修改，为签发做好准备。 3、会签：凡公文包含到其它部门相关事宜，需给相关部门会签。相关部门会签后送综合部责任人对公文进行复核，复核关键内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 4、签发：工程部、总工办通常事务性公文送分管领导签发。其它文件如关键请示、汇报、制度及措施等一律送总经理签发。 5、发文登记：此时发文登记是指对待发文稿进行复核，关键看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。 6、缮印：缮印是指按已签发文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。 7、用印：用印是指综合部对已缮印号公文进行盖章。 8、发文登记：发文登记是指由综合部行政人员将待发公文登记造册，以备存查。 9、分发：分发是指由综合部行政人员把用过印并已登记过公文经过合适方法（如邮寄、传真、电子邮件、专员递送、来人签收等）传输给收文单位。 10、注发：注发是指由综合部行政人员对发文办理结果给予注明。如谁经手，发了一份什么文件，经由什么渠道发出等。 11、存档：在发文办理步骤结束后，综合部行政人员根据文书档案归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及相关电子文档，并定时将电子档备份到专门硬盘）。 第三章 收文办理 第六条 收文是指外部机关送达企业公务文书和材料，包含文件、电报、其它文字资料等。收文办理是指对来自企业外部文件所实施处理和管理。工程管理类收文暂按工程部相关要求办理，行政科定时对工程部收文进行备份存档。收文办理关键包含以下多个程序： 1、签收：签收是指收件人在对方公文投递单或送文簿上签字，表示收到。收到来文，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号和投递是否相符，检验文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检验无误后，方可签字、盖章、注时。 2、收文登记：收文登记是指对收进公文进行注册、编写收文号等。将收到文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。 3、拟办：在收文登记后，由综合部行政人员送综合部责任人审核，符合相关要求，综合部应立即提出办理意见和提议，送请关键领导人指示后交相关部门办理。 4、批办：批办是指关键领导人对收文办理写出指示性意见。 5、分办：需要办理文件，要按批办意见，分送相关部门或承接人员办理。 6、传阅：需要传阅文件，要按指示意见传阅。传阅中，应先送关键领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检验，随时掌握文件去向 7、承接：承接是指根据领导人批办意见，由相关业务主管部门或责任人具体负担收文办理。承接部门接到需办文件后，要认真立即办理，急件随到随办。需两个以上部门承接文件，主办单位要主动会同相关单位协商办理，并负责回复办理结果。 8、催办：催办是指依据领导人批办意见，由行政科督促承接部门立即上报办理结果。 9、注结：文件办理完成,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期， 并简明写明办理结果。 第四章 公文管理（立卷归档） 第七条 不管是收文还是发文，全部要按档案管理相关要求进行科学管理。已发出公文，要把定稿、存本管理好，以备查考或归档；收进办结公文，也要妥善保管，以备随时调用。 公文管理关键包含以下多个程序： 1、制订立卷类目表：根据档案管理相关要求结合企业实际情况制订企业立卷类目表。 2、归卷：按立卷类目表上要求项目准备卷夹或橱柜，并随时把已办完公文归到对应文件夹或类目