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从“文件生命周期”到“文件连续体”的演变 及其思考 孙芳芳 2012-11-23 14:36:42　　来源：《浙江档案》 (杭州)2010 年 8 期 　　【英文标题】Evolution From Documents Lifecycle to Documents Continuum and Its Thinking 　　【作者简介】孙芳芳，浙江大学城市学院 　　【内容提要】 “文件生命周期”和“文件连续体”的概念和模式都是一定 历史阶段人们对文件运动及其管理规律探索的必然产物，都是文件管理的思维方 式和方法，两者各有其特点、优势和局限。文件连续体理论只有在继承文件生命 周期等文件管理理论合理内核的基础上，结合现实进行创新，才会在信息时代拥 有广阔的实践舞台。 　　【关 键 词】文件生命周期/文件连续体/特点/局限 　　如何科学地管理文件，使文件能在合适的轨道中运行自如，发挥价值，释放 其内在的生命力，这需要人们对文件运动的客观规律进行探索，并依据科学的结 论去指导文件和档案管理实践。“文件生命周期”和“文件连续体”的概念、模 式和方法正是文件运动及其管理规律研究中最具全球性意义和最引人瞩目的重 要研究成果。“文件连续体”方法为当今正处于纸质文件向电子文件转型过程中 的文件管理提供了新的思维方式，它在反思“文件生命周期”方法的基础上形成， 是文件管理的科学进化，但它并不是文件管理的“万能钥匙”，目前还存在着诸 多的局限性，需要进一步完善和发展。 　　一、“文件生命周期”(The Records Life Cycle) 　　“文件生命周期”概念发端于 20 世纪 40 年代，其产生的时代背景主要有三 点：第一，应对激增的纸质文件。二十世纪 40 年代，“生命周期模式”在美国 因为管理大量增加的纸质文件的需要，作为理解文件创建、维护和处置过程的一 种方式而得以发展[1]。第二，有了对纸质文件阶段性运动规律的考察和认识。 1950 年，在第一届国际档案大会期间，英国档案学者、伦敦大学的罗吉尔·艾 利斯教授提出了档案的形成、睡眠和永久保存的“三阶段论”。[2]从而为建立“文 件中心”提供了理论依据。北美的档案学家谢伦伯格对此也有所贡献，他在书中 写到了文件的“生命跨度”，它包括文件的现实使用和最终命运。[3]第三，存 在可资借鉴的生命周期概念。在上世纪 50 年代，一些与文件生命周期相类似的 概念在其他学科中有所应用，较为著名的有用于信息管理和信息技术中的“信息 生命周期”模式[4]。因此，“文件生命周期”概念产生之后，在文档管理界普 及迅速，很快成为该领域的常用概念和思维方法。 　　国际文件管理信托机构 (The International Records Management Trust)这 样描述“文件生命周期”的概念：“将生物有机体出生、生活和死亡的生命过程 与文件的创建、尽量使用其价值、最终销毁处置或移交档案机构两者之间进行类 比描绘的一个概念。” 　　这一概念在产生之后的发展历程中，被许多档案学家用不同的模式加以了描 释。大多数模式都旨在显示文件生命运动在不同时间里所采取行动的进展：文件 的创建、捕捉、存储、使用和处置等。一些作者把文件的生命描述为直线过程， 比如阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯(Manuel Vazquez)教授对文件生命周期 阶段的三种划分，陈兆祦、何嘉荪等教授关于文件运动的四阶段论说(制作产生 阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段)等；另一些则描述为圈或 环，比如 1992 年美国档案学家威利斯 (Wallace. P)等人在《文件管理：综合信 息系统》一书中描述了文件生命周期的八个阶段等，见图 1 和图 2。其中图2 里 右边的半圈为文件生命周期，左边的半圈为档案生命周期。无论直线式还是环圈 式都揭示了文件随着时间的移动依次顺序进行的文件线性运动和文件管理活动。 　　 　　图 1 文件运动阶段 　　 (资料来源：Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, MANAGING RECORDS, London: Facet Publishing, 2003, P6) 　　 　　图 2 文件运动八阶段 　　 (资料来源：Wallace, P，Lee，J Schubert, D1992, Records management： Integrated information systems, 3rd edn