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文件编写要求及编号原则 目的： 规范质量体系文件的编写格式，明确各类文件的编号原则。 范围： 所有可口可乐质量系统内部文件、外来文件、记录及配方。 定义： 内部文件： 由津美公司建立产生的 TCCQS文件及记录； 外来文件： 外部获得、 公司必须遵守的可口可乐总部要求、 国家法律法规、 ISO标准、配方、设备资料说明书等； 职责： 文件管理员： 确认所有质量体系文件的格式符合要求及所提供文件编号的唯一性； 文件编写人： 按照本文件的要求编写相关文件； 文件审核人： 按照本文件的要求审核相关文件； 文件批准人： 确认所批准文件的编写内容及格式符合本文件的要求。 程序： 文件格式要求： 纲要和程序的编写要求： 所有纲要和程序的文件必须包含下述所有的项目内容并按照统 一的书写格式要求编辑。 封页： 页上端第一行标明公司名称、文件类型；页上端第二行 标明文件名称；以上两行内容用双实线做外框，第一、 二行之间用单实线隔离，行间距为单行间距；第三行为 “可口可乐质量系统”字样 的标题，使用 36 号、宋体、 居中，与第二行的间距 为 108 磅； 第 四 行有 TCCQS 的 图 标 ， 图 标 高 2.24 、宽 3.18 ，左右居中；第五、 六行分别为文件的审核和批准，外框格式及行间距同 第一、二行，文字左对齐； 页脚： 两行带边框线的文字说明，边框线格式及行间距同封页 的第一和第二行；第一行最左边包含“发布日期”的字 样，冒号（：）后为相应的日期，日期格式使用‘年 / 月 / 日的格式，年份使用四位数 字 、月 份 和 日 期 使 用 两 位 数 字 ， 例 如： 2005/01/05 ；第一行中间为“生 效日期” 格式同“发布日期”；第一行最右 端 为 “ 信 息 分 级 ”标 明 该 文件 的 密 级；第 二行 最 左 边为“文 件名称”，中间为：页码和总页数，使用页脚中的自动格 式，格式表示为“共 X页 第 X 页” 最右边为文件编号； 打印文件有效性提示： 每页的页眉必须标注；要求参见本文中 1.3.10 的内容； 文件标题： 在 第二页第一行输入文件名称，使用 16 号、黑体左右 居中； 目的： 第二页第二行，解释为什么要编写该文件； 范围： 在目的之后，说明本文件覆盖的主要运作区 域或 运 作 范围，格式同‘目的； 定义： 在范围之后，对在运作过程中不普遍使用 的 或 者 需 要 特别说明其含义的名词进行阐明； 职责： 在定义之后，简要说明谁负责做什么，编辑格式与‘目 的的要求相同； 程序： 在职责/ 纲要概述之后，清楚地描述有关责任人必须进行 的操作，要指明相关责任人在何时、利用什么资源、如 何进行操作； 培训： 在程序之后，说 明哪些环节或人员需要培 训，以 保证纲要的运作有效。程序文件如果无特别的培训需求 可按所支持纲要的培训说明执行。 纠正措施： 在培训之后，具体描述如果出现不符合项 如 何 采 取 纠正措 施予以 改正 。程序文件如果无特别的纠正措施 说明可按所支持纲要的纠正措施要求执行。 记录保持： 在纠正措施之后， 列明支持本纲要 / 程序的有关记录以证 明本文件的有效。 所列记录使用项目符号用以统计数量， 罗列的所有记录保持其编号在前、名称在后，记录名称 不使用书名号； 参考文件： 在记录保持之后。纲要文件需列明其所支持总部手册中 的要求、 ISO9000、ISO14000、OHSMS1800和0 CNAB-SI52 的有关要素； SOP需列明所支持的纲要文件。参考： DM-011-FM 《 Documents Cover Requirements 》 和 DM-014-FM《文件体系对照表》； 相关文件： 在参考文件之后。纲要文件需列明支持本 纲要的 SOP 明细，此外还包括与本纲要有关的其它纲要 / 标准 操 作程序等文件明细；程序文件需列明与本程序文件相关 的文件目录； 修订情况； 说明文件的建立 / 修改情况，包含：修订次数、修订页、 说明和日期，以表格的形式列明； 规程/ 附录文件： 规程/附录文件可以没有目的、范围、定义等项目。但是必须包 含以下基本信息：文件名称、文件编号、发布日期、生效日期、 信息分级、页码、审核、批准； 文件编写基本信息说明： 1.2.1 文件名称： 文件内容概述 1.2.2 文件编号： 按照本程序中的编号原则确定 1.2.3 审核： 文件审核人员确认及签字位置 1.2.4 批准： 文件批准人员确认及签字位置 1.2.5 生效日期： 文件的实施日期 1.2.6 建立日期： 文件初始建立时间 1.2.7 信息分级： 参见 DM-001-PM《文件和记录管理纲要》 的要求； 页码：文件当前页码及总页数； 有效性提示 ： 每页的页眉必须包含打印文件有效性的 提示，使用“本打印文