办公自动化系统设计中电子公文设计与实现.docxVIP

电子公文系统设计 一、设计原则 在不改变使用单位原有公文运转程序的基础上， 实现公文的收文处理、发文处理和档案 管理工作的自动化，加快公文运转速度，提高公文质量和办文速度。 、组织结构分析 在党政机关中，办公室是公文处理的管理机构， 主管本机关的公文处理工作并指导下级 机关的公文处理工作，文秘部门或专人负责公文的承办， 因此，办公室是整个公文处理的核 心机构，对公文的收、发、归档进行监督、审核和控制；办公室收发室负责接收来文、分发 公文和公文归档；公文的具体承办人负责公文在机关内部的全程运转。 三、业务流程分析 公文处理工作共分为收文处理、发文处理和档案管理，下面具体分析各个工作的业务流 程。 （一）、收文处理业务流程 耒lisa— 追：g单沁女审號诅过笛文 耒lisa — 追：g单沁女 审號诅过笛文 、 在收发室作来文签收时是否可以把一些短小的公文利用“公文生成器”录入数 据库中，一些大型的公文利用“公文生成器”只将发文字号、标题等关键资料 录入数据库，然后配合手工分发进入收文流转程序。 、分办的分解： 1、 下级来文（请示、报告）：一式三份，由收发室留存一份备查，另两份附“请示报告处理笺”送秘书科科长签注意见后分别送办公室主任或副主任批示。 2、 上级来文：由收发室送分管文秘工作的副主任签批意见后分送领导阅示。 3、 上级批示给领导的公文：直接送领导本人。 4、 各类阅件：有署名报送的直接送本人， 未署名由秘书科科长负责分送。 三、拟办的分解 （一）承办秘书按办公室主任或副主任批示意见，分别处理： 1、 送领导阅示的，直接送领导批示，然后按领导批示办理。 2、 需征求其他部门意见的，先转有关部门研究，同时在文件中注明“已转XX研究提 出处理意见”，然后送分管领导预知，此时该公文进入等待状态，当意见反馈后， 送办公室主任或副主任审核，再送市政府分管领导审批，然后按领导批示办理（进 入发文阶段） 3、 属于有关部门职能范围内的事项，直接转请有关部门，同时，在文件上注明“已转 XX研究办理”，然后送分管领导阅知， 此时该公文进入等待状态。（进入发文阶段） （二）催办问题：需征求意见的公文认真催办， 一般件每3天催办一次，急件及时催办。 （三） 对无需正式成文的办件，由秘书科答复报文单位，同时将答复意见记载入公文处 理签。 （四） 一般公文10个工作日内办结。 （二）、发文处理业务流程 发文处理业务流程團 ■4：世过 （三）、档案管理业务流程 四、 数据流程 五、 功能模块 电子公文系统包括收文系统、发文系统、 档案管理系统、系统工具、系统设置和公文检 索系统。收文系统和发文系统中每一篇公文由专人负责，该承办人监视公文办理的全过程， 在流转过程中的用户办理完成后自动向该承办人发送信息同时公文流转向下一位用户， 在发 文处理中，流转过程中的用户可修改公文的流转路径。 （一）收文系统 1、 公文录入：公文录入人员利用公文录入器将公文内容录入数据库，如果某些公 文数据量大，可只录入关键信息用于收文处理中的公文流转。 2、 收文登记：填写收文登记表。 3、 退文处理：根据职能的不同，承办秘书的退文处理是填写退文通知单，待审核 同意后进入收发室进入处理；收发室的退文处理是收到承办秘书的退文通知单 后作销号处理。 4、 公文分发：为收发室收到的公文赋予流转路径。 5、 公文拟办：承办秘书按办公室主任或副主任批示意见分别处理。 6、 公文催办：对交有关部门征求意见的公文需作催办，一般件每 3天催办一次， 紧急公文及时催办。 7、 公文办结： 8、 公文传阅： 9、 收文办理监控：根据用户权限查看所有收文办理情况，包括已办理公文和正在 办理的公文，默认查看今日已办结和所有未完成的公文，其他公文按日查看， 列表显示内容包括发文字号、标题、流转路径（到达时间、办理人、完成时间、 签署意见）等信息，显示公文办理所花时限与标准时限的对照图，可向未完成 公文的流转停止用户发送催办信息，可修改流转过程中的用户和用户顺序。 二） 发文系统 1、 草拟公文（公文生成器） ：生成一份草拟文稿。 2、 公文审核： 3、 公文签发： 4、 公文复核： 5、 公文印制： 6、 公文用印： 7、 公文分发： 8、 发文办理监控：根据用户权限查看所有收文办理情况，包括已办理公文和正在 办理的公文，默认查看今日已办结和所有未完成的公文，其他公文按日查看， 列表显示内容包括发文字号、标题、流转路径（到达时间、办理人、完成时间、 签署意见）等信息，显示公文办理所花时限与标准时限的对照图，可向未完成 公文的流转停止用户发送催办信息，可修改流转过程中的用户和用户顺序。 三）档案管理 1、 录入公文：录入在收文时未录入的公文进行归档。 2、 公文归档： 公文归档条件是外收文或发文办结