办公室人员以及岗位设置的说明.docx

v1.0 可编辑可修改 办公室人员及岗位职责 建立和完善办公室的工作程序、岗位职责，使部门工作更加灵 活高效；同时规范明晰部门日常工作特制定本制度。 一、办公室人员设置 根据公司现状及工作实际，办公室人员拟定 5 人。具体为： 行政办公室主任 1 人，行政助理 1 人，人事助理 1 人、前台文员 1 人、 行政内勤 1 人。 二、办公室职责 1、负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领 导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对 各项工作和计划的督办和检查。 2、协助公司领导制订及修订公司各项管理规章制度，督促、检 查制度的贯彻执行。 3、负责公司会务安排，做好会前准备、会议记录和会后内容整 理工作，根据需要按会议决定发文。 负责公司的各项文秘工作，起草、修改、审核公司的文件，处理和催办公司的各项指令。 5、负责员工的考勤记录，每日分析、汇总，月底上报公司领导 和财务。 6、负责员工绩效管理工作及各项奖惩办法的执行，统计员工绩 效考核结果。 7、负责组织企业文化建设，开展集体活动、慰问、员工福利等 11 v1.0 可编辑可修改 工作 , 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。 8、负责公司人力资源相关业务，办理员工招聘、录用、薪资奖金、 调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。代表公 司与员工签订劳动合同及其保管工作。 9、办理员工的社会福利保险事项。 负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。 负责公司办公用品的计划、采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，控制费用，厉行节约。 12、负责建立健全员工的人事档案。做好材料收集、档案管理、文书 起草、公文制定、文件收发等工作。 负责公司的前台接待、客人来访迎送等招待工作。 负责公司环境卫生打扫分配与安排。 负责固定资产盘点、整理、存档。 调查处理各种重大工作失职、 违规违纪案件； 调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。 公司领导临时交办的工作。 其他需要配合完成的工作。 三、岗位职责 （一）办公室主任 1、. 对公司总经理负责，根据总经理的工作部署，按照办公室的 职能，负责主持办公室的全面工作。 22 v1.0 可编辑可修改 检查督促本部门日常工作，并经常向总经理汇报工作； 每周六下午 4 时召开本部门会议， 总结一周工作完成情况， 安排下周工作； 2、负责各种事项的通知，会议决定的草拟和发布。 3、负责办公室内部的基础建设和业务知识的学习，监督检查部 门的岗位责任的执行， 努力提高工作水平和工作效率。 指导督促本部 门工作人员按时、按量、按质完成工作； 4、组织安排公司会议议程，并安排会议记录，同时负责检查会 议的执行情况。 5、负责审核以公司名义所发的决定、报告等文稿，并及时转呈 领导签阅，建立相应的存档保存。 6、负责组织协调各部门共性的综合性工作，及时做好领导交办 的其它事宜。 7、注意了解公司日常运营中的情况和问题， 搞好信息反馈工作， 并提出解决办法，为领导决策提供参考。 做好内外联协调工作，为公司经营做好服务工作； 负责公司保密工作和法律事务， 调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。 做好公司领导临时交办的工作 （二）行政助理 1、协助办公室主任做好办公室日常工作。 4、负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做好登 33 v1.0 可编辑可修改 记，做到有据可查、不出错。 5、负责员工的考勤记录。每日分析、汇总，月底上报公司领导和财 务。 协助制订及修订公司各项管理规章制度， 督促、检查制度的贯彻执行。 负责员工绩效管理工作及各项奖惩办法的执行， 统计员工绩效考核结果。 8、负责组织企业文化建设，开展集体活动、慰问、员工福利等工作 , 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。 9、完成领导交办的其他工作，并将完成情况及时回报。 （三）前台文员 做好公司的文字工作，包括文件、信函、报告、请示的起草、校核等，并协助做好文书档案的归档和清档工作。 及时递送上级文件及有关请示、报告给领导批阅，做到及时准确、无误，并做好催办工作。 根据会议的安排及主任的指示，及时发出会议通知，安排好会议室，做好会议记录和会议纪要整理工作， 并配合搞好卫生和开水供应等服务工作。 协助搞好接待和来访工作。 负责公司电话接听、转接、登记。 完成领导临时交办的任务。 44 v1.0 可编辑可修改 （四）人事助理 根据公司上级要求制订公司用工制度、 人力资源管理制度、 劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度，经上次批准批准后组织实施， 并根据公司的实际情况、 发展战略和经营计划制定公司的人力资源计划。 制订和实施人力资源年度工作目标和工作计划，按