XZ-002档案管理制度.docx

公司档案管理制度 1、总则  编 号 LYS-B /02 版本 A/0 页次 第1页共9页 1.1 为了加强本公司档案管理和利用工作，使档案更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档 案法》、《陕西省档案管理条例》等有关法规，制定本管理制度。 1.2 本管理制度适用于公司各部门及下属各企业。 1.3 公司档案室是储存公司各部门、企业在各项管理工作、经营活动中形成的具有利用保存价值的文 字、图表等不同形式的文件资料的中心，是公司工作的组成部分，是维护本公司经济利益、合法权益 和历史真实面貌的一项重要工作。总经办应加强对公司档案工作的管理，维护多年档案资料的完整、 准确与安全，积极提供档案资料为公司各项工作服务。 1.4 公司下属各单位的档案室是负责所在本公司档案材料的收集、分类、整理和送交工作的分中心。 2、档案机构及职责 2.1 公司档案室建立在总经办的领导下，统一管理公司各种门类的档案资料，并肩负着指导公司各部 门档案工作的责任。 2.2 公司各部门应配备适应档案工作需要的专、兼职档案人员，负责本部门平时在业务工作中形成的 文件资料的收集和归档工作。 2.3 档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具有专业知识和技能。 2.4 公司档案工作管理部门的职责 2.4.1 贯彻执行国家有关档案的法律、法规和方针政策； 2.4.2 建立健全公司档案工作的规章制度； 2.4.3 负责确定公司档案归档范围和保管期限； 2.4.4 负责公司档案的收集、整理、编号、归档工作； 2.4.5 负责编制检索工具，积极提供档案为各项工作服务； 2.4.6 负责对公司档案工作进行协调、检查、评比与指导。 3、文件材料的形成与归档 3.1 公司所有的文件资料是公司各部门在工作、 生产、经营活动中形成的， 具有一定保存和利用价值， 编制 审核 核准 受控 分发号 生效日期 状态 编 号 LYS-B /02 版 本 A/0 公司档案管理制度 第2页共9页 页 次 是公司的宝贵财富。各部门档案工作人员必须完整、准确、系统地管理好文件资料，定期向公司档案 室移交。 3.2 归档文件材料必须完整、准确、保持文件间有机联系，反映工作、业务活动全过程。 3.3 公司基本建设项目在签订协议、合同时，应当明确各方在编制和移交竣工档案方面的责任，以及 移交范围的要求和时间。 3.4 归档范围 3.4.1 上级机关文件材料 3.4.1.1 上级主管单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 3.4.1.2 上级主管单位颁发的属于本公司主管业务要贯彻执行的法规性文件； 3.4.1.3 国家领导人、上级领导等视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊 保存价值的录音、录像等材料； 3.4.1.4 上级主管单位转发给本公司的文件（包括报纸、刊物转载） 。 3.4.2 应归档的本公司及直属各公司的文件材料； 3.4.2.1 本公司召开的代表会议、工作会议的全套文件以及音像资料； 3.4.2.2 本公司领导会议记录、纪要、专题会议材料； 3.4.2.3 本公司颁发 （或与外单位联合颁发的） 各种正式文件的签稿、 印制本以及重要文件的修改稿； 3.4.2.4 本公司请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； 3.4.2.5 本公司与其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告； 3.4.2.6 反映本公司业务活动的科学技术管理的专业文件材料； 3.4.2.7 本公司检查下级单位工作、调查研究形成的主要文件材料； 3.4.2.8 本公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等） ； 3.4.2.9 财务报表、凭证、帐薄、审计税务、预（决）算等文件材料； 3.4.2.10 公司内部机构在工作活动中形成的重要文件； 3.4.2.11 内容重要的来信、 来访、领导批示和本公司处理来信来访形成的记录、 摘要、调查处理报告， 统计分析等材料； 3.4.2.12 领导人公务活动形成的重要文件、 电报、电话记录， 从外单位带回的与本公司有关的未经文 编制 审核 核准 受控 分发号 生效日期 状态 编 号 LYS-B /02 版 本 A/0 公司档案管理制度 第3页共9页 页 次 书处理登记的文件材料； 3.4.2.13 本公司批准的购置大中型设备的文件材料； 3.4.2.14 本公司直接管理的食品生产工艺、配料、专利证书等文件材料； 3.4.2.15 本公司成立、合并、撤销更改名称、启用印信及其组织简则，人员编制等文件材料； 3.4.2.16 本公司指定的工作条例、章程、制度、机构与工作流程等材料； 3.4.2.17 历史沿革、大事记、年鉴、反映本公司重要活动事件的剪辑、荣誉奖励证书，有纪念意义和 凭证性的实物和展览照片、音像等文件材料； 3.4.2.18 财产、