工程公司总务管理规定.docx

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PAGE PAGE # / 6 工程公司 总务管理规定 目的 加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制 度化,提高办事效率。 范围 适用于公司公共关系、会议、接待、车辆、人员进出等的管理控制。 定义 权责 行政部为总务管理的归口管理部门。 各部门自觉配合并协助行政部进行管理。 内容 公共关系管理 公共关系管理工作流程 见图 1。 公共关系管理工作说明 见表 1。 会议管理 会议管理工作流程 见图 2。 会议管理工作说明 见表 2。 接待管理 接待管理工作流程 见图 3。 接待管理工作说明 见表 3。 车辆管理 车辆管理工作流程 见图 4。 车辆管理工作说明 见表 4。 人员进出管理 人员进出管理工作流程 见图 5。 人员进出管理工作说明 见表 5。 相关资料 相关文件 公司保安人员值勤准则 6.2附件 相关记录表单 公司保安人员值勤准则 图1公共关系管理工作流程 流程名称 公共关系管理流程 任务概要 公共关系管理 单位 总经理 行政部 市场拓展部 其他相关部门 节点 10 审批 审批 制定公共关 系管理制度 协助配合 通过 开始 调查公共关系 确定公共关系目标 1 设计公共关系主题 选择策划模式 选择媒体(必要时) 编制费用预算 1 制定《公共关系 活动方案》 实施《公共关系 活动方案》 (匕四IJ丿ta刃J附 评估公关活动 4 I 相关信息的提供与协助 相关部门配合 财务部配合 11 结束 表1公共关系管理工作说明 任务名称 节点 任务程序、重点及标准 时限 相关资料 调查 公共 关系 B2 C2 程序 公共关系市 场调查问卷 ☆市场拓展部对于要进行的公共关系活动进行必要 的市场调查与相关资料的准备 10个工作日内 ☆行政部等相关部门给予市场拓展部的调查活动以 相应的信息与资料的提供与协助 1个工作日内 重点 ☆公共关系的调查 标准 ☆公共关系调查是为了公共关系活动的开展而进行 确定 公共 关系 目标 主题 B3 B4 程序 确定公共关 系目标与主 题的相关资 料、文件 ☆市场拓展部确定公共关系目标,也就是确定每次公 共关系活动要达到的效果 根据实际需要 ☆市场拓展部联合行政部等相关部门设计公共关系 主题,即公共关系的定位 3个工作日内 重点 ☆确定公共关系目标 ☆设计公共关系主题 标准 ☆公共关系的目标与主题是公共关系活动的核心 选择 策划 模式 B5 程序 选择策划模 式的相关资 料、文件 ☆市场拓展部选择公共关系策划模式 5个工作日内 重点 ☆选择公共关系策划模式 标准 ☆公共关系策划模式按照一般策划模式来进行 选择 媒体 C6 B6 程序 媒体选择的 相关资料、 文件 ☆必要时,市场拓展部与相关媒体进行联系、沟通 根据实际 ☆选择适合本次公共关系开展的媒体进行合作 1个工作日内 重点 编制 费用 预算 制定 公共 关系 活动 方案 ☆媒体的确定 标准 ☆媒体的最终选择需要大量的前期调研准备工作 (续表1) 程序 ☆市场拓展部根据企业预算计划, 并结合本次公共关 系活动的重要程度及需要来编制此次 《公共关系活动 费用预算》 5个工作日内 ☆市场拓展部米用费用预算的方法进行预算 根据实际 ☆财务部、行政部等配合市场拓展部进行费用预算 5个工作日内 重点 ☆编制《公共关系活动费用预算》 ☆一般费用预算米用的是变动成本法编制预算, 即将 费用划分为变动和固定两部分进行编制。 固定费用预 算可直接按上次相同或相近的公共关系活动费用水 平来确定;而变动费用预算应根据本次公共关系活动 的具体情况来综合确定其预算费用 标准 ☆《公共关系活动费用预算》的编制要以营销预算为 基础 程序 ☆市场拓展部编制《公共关系活动方案》 5个工作日内 ☆《公共关系活动方案》一般包括公共关系活动的目 的、时间安排、意义、详细安排等内容 5个工作日内 ☆《危机公共关系处理的活动方案》主要包括事件内 容、方案的背景说明、解决方案的计划安排等内容 1个工作日内 ☆市场拓展部制定的《公共关系活动方案》报总经理 审批;审批未通过的方案由市场拓展部按照总经理的 意见进行修改,直至通过审批、形成正式的《公共关 系活动方案》为止 1个工作日内 重点 ☆《公共关系活动方案》的制定 ☆分管领导与总经理的审批意见 标准 ☆《公共关系活动方案》应符合企业的宣传需要 ☆《危机公共关系处理的活动方案》一定要在最快的 时间内做出回应 B8 A8 B7 C7 公共关系活 动费用预算 公共关系活 动方案 (续表1完) 实施 公共 关系 活动 方案 评估 公共 活动 程序 ☆市场拓展部组织实施《公共关系活动方案》 根据实际 ☆行政部要在公共关系活动的执行中随时监督其实 施,并对出现的问题进行及时的处理 根据实际 重点 ☆《公共关系活动方案》的实施 ☆古《公共

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