hx-qp-003内部沟通管理控制程序(a).doc.docx

程序文件 制订部门 行政部 lONSUN 制订日期 2009年06月10日 内部沟通管理控制程序 页 码 1 of 6 文件编号 HX-QP-003 版本 修（制）订内容 制/修订者 日期 审核 核准 A 新制订 Amos wang 2009-6-10 程序文件 0N5UN内部沟通管理控制程序頁次 0N5UN 内部沟通管理控制程序 頁次 2 of 6 目的： 通过畅通高效的沟通渠道和方法，使与日常工作和质量管理体系有关的信息在各级各部门和全体 工作人员之间得到及时传递，从而在系统内部形成相互了解、相互信任、团结协作、全员参与的良 好氛围. 范围： 适应于本公司范围内就质量体系的运作事项进行的沟通 . 权责: 无 定义： 4.1.对外会议： 指上级单位、行业单位和第二方、第三方等单位来本公司检查、审查工作、洽谈业务、参观 访问等需要组织召开的会议. 4.2.管理会议： 对全公司有重大影响的会议，包括董事长、总经理主持的会议，以及月末大会、工作例会、生 产质量等专题会议. 4.3.专案会议： 对某一工作事项或工作流程召开有针对性主题的会议 . 部门会议： 指处理部门（车间）内部事务，一般由本单位人员参加的会议. 视觉沟通： 指通过看板、黑板、公告栏、海报和标语等视觉交流的形式 ，把公司的决定、通知以及质量、 生产、顾客反馈等信息与员工进行沟通. 参考文件： 无 作业流程： Wonsun程序文件 Wonsun 程序文件 版本 A 内部沟通管理控制程序 頁次 3 of 6 无 七?作业内容： 7.1.沟通的方式： 本公司除使用质量体系内其它文件中规定的文件、表格进行信息传递和沟通外 ，还使用了如下 的沟通方式： 序号 方式 频率 A 电话联络 不定 B 工作联络单 必要时 C 班前会 次/日 D 早会 次/周 E 管理会议 次/周 F 专案会议 必要时 电话联络： 电话联络方式适用于各部门间、部门内就简单事项的联络进行沟通 工作联络单： 在没有书面文字可能导致错误产生或在部门负责人认为有必要时 ，就特定事项进行联络时 使用. 班前会： 主持：生产部门主管/组长 参会人员：生产部员工 会议内容：了解生产进度及产品质量状况，布署当天的工作任务，协调解决本部门内的工作 早会： 主持:行政部主管 参加人员：公司全体员工. Wonsun程序文件 Wonsun 程序文件 版本 A 内部沟通管理控制程序 頁次 4 of 6 会议内容：意识,观念宣导及各相关工作事项传达? 管理会议： 主持:（畐U）总经理 参加人员：各部门主管 会议内容:工作状况的总结与下阶段工作的安排? 专题会议： 主持:相关负责人 参加人员：各部门主管及相关负责人? 会议内容:了解专案现状与运作的管理现状，协调解决专案推动中所发现的问题，并安排下阶 段工作. 72会议管理： 721.管理职责： 公司行政部是会议室使用的归口管理部门. 行政部前台负责公司级会议的组织、督办，并发布公司级会议的通知. 各部门主管负责本部门会议的组织、召开、会议决议的实施以及督办工作 会议主持人负责制定会议议程，确定议题及参加会议人员名单. 会议主持人或指派专人负责会议记录及会议纪要的起草、发放 ，会议纪录需经由主持 人审核确认. 与会人员应服从会议安排，遵守会议纪律. 会议主持人应亲自或指派专人对会议制订的整改计划、纠正 /预防措施进行跟踪、验 证,并在下一次同类会议时进行讲评. 各部门应指定一名看板管理人员，负责本单位管理看板内容的更新. 7.2.2.会议管理规定： A.当多个会议在同一时间或空间上有冲突时，实行小会服从大会，一般会议服从紧急会 程序文件 0N5UN内部沟通管理控制程序頁次 0N5UN 内部沟通管理控制程序 頁次 5 of 6 议的原则? 公司工作例会应按规定准时召开，无特殊情况不得延期，不必每次通知. 需召开对外会议时，接待部门应提前1天通知行政部，以便商定会场，确定参加会议人 员及其它会前准备工作? 召开部门会议需要使用会议室时，该单位应提前4小时通知行政部，以便安排会场. 会议上的个人发言一律讲普通话，发言内容应提前准备，不得长篇大论，不得偏离议 题或对他人进行人身攻击.主持人有权对任何讲话予以制止. 723.会议纪律： 与会人员必须准时到会，会议期间未经主持人同意不得擅自离席，对违反者将罚款10 元/次. 会议开始前，参会人员必须将手机调为振动或关机，会场内禁止接听电话，对违反者将 罚款10元/次. 会场内严禁吸烟，违反者罚款50元. 接到会议通知且无故缺席者,罚款20元/次,中层以上干部罚款50元/次. 会议通知者未及时通知，造成缺席时，将对会议通知者罚款10元/次. 注：罚款由会议主持人负责当场兑现，作为会议经费. 参会人员必须保持肃静，爱护会场设施，保持会场清