缩短工程任务下达办理时间 .pptx

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缩短工程任务下达办理时间 广西电力工业勘察设计研究院安科公司 生产管理QC小组 ;1 小组概况 1.1 小组注册情况 表1 小组注册情况表 ;1.3 小组活动情况 小组本课题活动情况见表3。 表3 本课题小组活动情况表 ;2.2 活动计划 为了使活动有计划地开展,小组成员制定了活动计划。 图2 活动计划甘特图 ;2.3 现状调查 调查1:课题确定后,为掌握工程任务下达办理时间的情况,小组成员对2011年1月1日至1月30日的20个工程项目进行调查(见表4),并绘制了工程任务下达办理时间折线图(图3)。 表4:工程任务下达办理时间耗时统计表(单位:工日) ; 注:工程任务书下达办理时间长短与工程大小无关,需走的程序与办理花费的时间基本相同。定义一个工日为8小时。公司现有地质、测绘、物探测试、钻探、施工、岩土设计、机械修配等7个专业,生产任务书需要下达到专业。如果同一工程项目需涉及多个专业完成,则任务书须在所有相关专业和资料管理部门流转,为生产人员作业提供器材和资料。 通过调查发现:这20个工程项目任务下达所花的平均时间是2.35个工日。其中办理最长的达3.5工日,最短是0.5工日。经过了解,最短的0.5工日项目仅为特例,因为这一天公司正开生产例会,所有需办理文件审批签字的人员都在同一个会议室,省却了文件审签流转时间。 调查2 :小组针对任务下达办理时间长的现状,再按各工作环节内容进行数据调查和数据统计。共对15个工程的任务下达办理时间各环节耗时进行了分层调查统计,详见表5-1和5-2。 表5-1 工程任务下达办理时间各环节耗时分层调查表(工日);;1.50个工日; 2.4.2 目标设定依据 依据一:经过调查,工程任务下达办理时间最短记录是0.5工日,虽然那次办理过程是在生产例会中完成,属于非常态办理,但启发了我们。如果能构造一种零距离、无障碍的工作环境,完全可以提高任务下达办理效率。假如能将目前文件审签过程时间1.67工日减少一半,即2.35工日-(1.67/2)工日=1.52工日,就能接近实现目标值。 依???二:我院经过多年的计算机系统开发,目前网上办公OA系统为生产与管理协同工作提供了很好的支撑平台,为我们能够实现零距离、无障碍的工作环境提供了依据。 结论:我们认为制定的目标值可以实现。 2.5 原因分析 小组成员充分开拓思路,集思广益,利用头脑风暴法对导致 “文件审签过程耗时长”的问题症结进行了原因分析,并整理出因果分析图。详见图5。 ;; 通过原因分析,找出了导致“文件审签过程耗时长”的10条末端因素,即:1、审签领导出差在外;2、工程负责人兼职多;3、未接受岗位培训; 4、电脑配置低档;5、打印机配备不足;6、电脑数量少;7、审签环节多;8、缺少网上办理管理系统软件;9传递过程走单一流程;10、各项办理审签地点分散。 2.6 确定要因 小组成员针对因果分析图中的10条末端因素,逐一进行充分的调查分析。 ;表8 确认三: ;表10 确认五: ;表12 确认七: ;表13 确认八: ;表15 确认十: ;表16 对 策 表 ;3 D阶段(对策实施) 3.1实施对策一 3.1.1措施1:重新审核原生产任务审签流程 2011年5月5日,黄黎明在征得公司主管领导同意后,组织召开公司生产管理扩大会,QC小组成员均参加了会议。会议根据小组的建议,对原生产任务下达环节进行了重新评审,认为原任务下达流程是依据纸质文件传递方式建立的,已经不适应网络生产管理的需要,因此有必要对原任务下达流程进行修订,由本QC小组提出具体方案。 效果评价:公司生产与管理部门达成了共识,为改进任务下达审签传递环节提供支持。 3.1.2措施2:小组讨论、修改,提出新的任务下达审签环节方案 小组展开讨论分析,认为原任务书办理审签的13个环节,是为纸质任务书传递所设定,如采用网络办公可减少了部门签收任务书及在诸多辅助生产管理部门的来回奔走环节。由黄光延、谢克根据讨论意见提出新的任务下达办理流程方案。;表17 任务下达审签流程新、老方案分析表;3.1.3措施3:征求生产部门意见,报领导审批 由肖艳将新的任务下达审签流程方案通过OA系统征求各生产部门意见,李佳、肖艳负责收集并汇总各生产部的意见,黄黎明组织生产部门与相关人员对反馈意见进行充分的讨论沟通,

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