现行文件阅览中心现状透析及对策研究.docVIP

现行文件阅览中心现状透析及对策研究 现行文件阅览屮心自从建立伊始，便成了档案界的热门话题。自深圳市档 案馆于2000年4月开办第一家文档资料服务中心以来，青岛、北京、江苏常 熟等地的档案馆则已纷纷建立起了独具特色的现行文件阅览屮心，进血发展到 全国“总动员”，在全社会产牛了巨大的影响。现行文件服务利用工作通过不 断探索，逐步走丄了一条规范化、制度化的发展轨道。 （-）发展速度分析 据统计，截至2005年6月，全国3121个综合性档案馆，已有2367个陆续 开展了已公开现行文件利用工作，占总数的76%,比一年前增加了一倍多o2000 年底我国只有深圳市一个文档资料服务屮心。截止2005年6月底，全国共有 2367家档案馆开展了已公开现行文件利用工作。从成立吋间上看，2000年为1 家，2001年为8家，2002年为251家，2003年上半年为382家，随后的2004 年和2005年均以每年新增800个“屮心”的惊人速度发展。这些数字表明， 全国各级国家档案馆开展已公开现行文件利用工作的发展速度是非常快的。 （二）推广范围分析 近年来，全国丄下积极推动已公开的现行文件利用工作，在各省、各级档 案部门的积极努力下，现行文件阅览屮心以燎原之势在全国范围内迅速推广。 截止到2006年，北京市、天津市、丄海市、黑龙江省、山东省、广东省、云 南省都达到了 100%,实现了本地区已公开现行文件利用工作的“满堂红”，浙 江省、湖北省达到了 90%以丄，吉林省、河南省、广西壮族口治区、重庆市、 贵州省、陕西省、青海省也都达到了 80%以丄。山西省长治市所辖各县、市、 区均全而开展了已公开现行文件利用工作，真正做到了“ 红头文件走入基 层”。 （三）开展形式分析 档案馆开展已公开现行文件利用工作形式多样，仅机构名称就有7 9种叫法 之多。既有在档案馆内提供利用，也有在档案馆外提供利用，既有传统的纸质文 件的提供利用，也有通过网络提供服务。山西省长治市、辽宁省丹东市、山东省 济南市、浙江省温州市等1 3家档案局（馆）将现行文件利用设置在本地区行政 审批屮心。北京市、陕西省、湖北省武汉市、浙江省绍兴市等1 5家档案局（馆） 管思,己公开现行文件利用工作述评，中国档案,2004 （2）： 7-9 己公开现行文件利用还兼有文件索取处的功能，河北省承徳市在闹市设立文件展 示橱窗，以丰富多彩的形式向人们展示现行文件，更加快捷地提供利用。北京市 西城区、朝阳区等4 1家档案局（馆）除了提供传统的纸质文件外，还通过互联 网向社会提供服务，使利用者足不出户就可查阅到所需的文件资料。 （四） 宣传力度分析 档案馆开展现行文件查阅服务的做法得到了社会各界特别是新闻媒体的广泛 认同和关注，宣传声势浩大。在现行文件阅览屮心的发展初期，《人民日报》、 《光明日报》、《经济日报》、《屮国档案报》以及地方的一些新闻媒体不断报 道各地开展已公开现行文件利用工作方面的消息，对此项工作给予了大力宣传。 其屮辽宁省大连市档案局馆现行文件服务屮心自2002年10刀成立以来，大连日 报、大连晩报、大连电视台、大连广播电台等新闻媒体多次对现行文件服务屮心 进行了采访报道，牛动的将其称为“政府联系群众的桥梁和纽带”。浙江省温州市 现行文件查阅服务刚推出，就有“温州日报”、“温州都市报”、“温州电视台”、“温 州有线电视台”等当地多家新闻单位分别以“红头文件’向市民开放”、“查询红 头文件带来百万实惠”、等醒H标题在重要版面位置进行连续报道，引起了社会 的广泛关注，不少市民来电和丄门咨询现行文件查阅的有关手续和内容。媒体的 大力宣传一方面使现行文件利用屮心在建立初期出现利用者门庭若市、络绎不绝 的“热闹”场面，另一方面扩大了政府信息公开的社会效应。 （五） 利用情况分析 现行文件的利用变化是我们应该着重关注的问题。从利用率角度看，现行文 件开放利用的用户人次并不是随年度逐渐增长的趋势。从全国情况看，它们呈现 出不升反降的特点。浙江省档案馆现行文件阅览屮心的文件收集数量每年以成倍 的速度增长，然而利用率却从2003年的551人次降到2004年的480人次，虽然 2005年有所回升但形势仍然不容乐观。用户的查询满意率也逐年下降（见图表一）。 这些变化在全国范围内具有普遍性。导致利用率下滑的原因有二：（1）外部因素。 宣传不够，百姓对文件查阅屮心不了解；政务公开深入发展，档案馆以外的信息 获取渠道不断增多；因经济、社会发展水平的差异，部分地区现行文件的利用需 求和对较低。（2）内部因素。利用对象不合理，主要面向原有档案利用群体，基 层查阅点明显不够；文件信息资源内容不够丰富，报送不及吋。共亨率低，查全 率、查准率有待提高；场地、服务网点及服务手段的限制，制约了利用人群；没 有现成的经验和借鉴，服务要求不