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本PPT是基于北京九州科源科技发展有限公司（简称九州档案）研发的“数字档案信息管理平台”建设而编制。 帮助用户初步了解什么是档案信息化，档案信息化过程中常见的困惑与疑问，主要内容包括，什么是档案信息化、档案管理中常见问题、档案信息化建设阶段、档案信息化建设目标与建设方法、我们能做什么、档案信息化预期建设效果分析、我们的价值与优势。 非本公司书面许可，任何单位不可拷贝本文档部分或全部内容作为商业用途以任何形式进行传播 本公司保留对本PPT内容最终解释权，您对本PPT内容有任何意见反馈 请登陆九州档案官网 联系我们 北京九州科源科技发展有限公司 编制日期：2019年05月09日（版本号：1.0 ） 预计阅读时间 ：一目十行（2 - 3 分钟） 专心致志（15 - 20 分钟） 举一反三（30 - 60 分钟） 内容介绍 档案信息化基础知识系列材料之 —— 档案信息化建设的价值与意义 版本号1.0 九州档案 数字档案信息管理平台 档案信息化建设介绍 北京九州科源科技发展有限公司 九州档案 数字档案信息管理平台 / 构建一流档案信息平台 01 什么是档案信息化 02 档案管理中常见问题 03 档案信息化建设阶段 04 建设目标与建设方法 01 什么是档案信息化 九州档案 科技创造有序世界 01 什么是档案信息化 档案资源数字化 档案利用网络化 档案业务平台化 档案信息安全化 01 档案信息化价值与意义 提高档案信息资源利用效率：即时得到需要的档案信息资源，间接提高各机构整体工作效率 消除最后一个档案信息孤岛 业务系统电子档案归档的完整性 各机构档案管理由无序向有序转化 为领导决策提供真实可靠的档案信息资源 为业务部门提供真实完整的项目档案信息资源 提前消除因档案业务管理水平制约导致的发展瓶颈 纵观国内企事业单位档案信息化建设过程，除了极少数在机构发展之初将档案信息化工作提高到日程外，大多数机构都是因档案管理导致单位发展瓶颈或严重影响工作效率，才会把档案信息化提到日程。 更多是因为档案利用效率低下，管理水平不足，已经不同程度影响了各部门整体工作效率，才认识到档案信息化价值，但是，在开始完善档案信息化体系的时候，会发现部分历史档案的完整性已经无法的到保障。 所以说，档案信息化及管理体系建设需要具备前瞻性，而这点也是大多数企事业单位管理与发展过程中容易忽略的问题，所以，在企事业单位发展阶段，档案信息化体系建设程度也间接体现了单位的综合管理水平。 02 传统档案管理中常见的问题 九州档案 科技创造有序世界 02 传统方式管理中常见问题 电子档案无法及时归档 办公系统中产生的电子文件，长期滞留在办公系统中，无法归档成电子档案 无法形成信息资源管理闭环 档案资源利用效率问题 手工查找的效率问题 手工查找查全率问题 档案信息提供的延后性 被动式档案利用模式，直接导致各部门工作效率下降 重要纸质档案的流失 频繁手动调卷，直接导致部分重要档案缺失 缺乏规范的管理模式，档案收集归档不完整，也间接导致部分重要档案的流失 无法发挥档案信息资源价值 档案信息以纸质形成存储在档案库房，即使发生利用也是被动查档利用，缺乏档案信息管理平台提供主动式利用与档案信息推送，更无法为领导决策提供详实可靠的档案数据与政策依据 OA办公系统产生的待归档文件、科研业务系统产生的待归档电子文件，在业务系统中无法得到归档处理，前端生成后，到待归档环节缺乏有效的档案管理系统，形成电子文件归档环节中断 03 档案信息化建设阶段 九州档案 科技创造有序世界 03 档案信息化建设阶段 初期管理阶段 实现档案业务网络化平台化管理 档案利用及档案审批网络化管理 完善的数据资源及权限控制体系 有效的档案信息防扩散管理机制 具备较为完整的档案制度管理体系 具备独立档案库房及相关配套设备 中期融入阶段 将档案系统融入到整体信息化建设环境 单点登陆及统一身份认证机构人员同步 与业务系统集成适时收集各类电子档案 与库房设备集成适时采集库房档案信息 集成各种智能设备提升管理效率与水平 后期价值阶段 强化管理 —— 逐步增强档案部门价值：通过档案门户宣传，扩大档 案知识宣传范围、强化档案智能查询体验、增强档案资源推送力度，优化档案信息资源利用方法 角色转化 —— 档案信息资源中心转化：逐步形成档案信息资源汇集池，逐步由档案保管部门向档案信息资源管理、信息资源利用进行转化 数据挖掘 —— 发挥档案信息资源价值：为领导决策提供真实、可靠的档案信息资源 打通业务壁垒 —— 专业档案强化档案价值：业务档案个性化、专业化、科学化管理，为企业发展助力 04 档案信息化建设目标 九州档案 科技创造有序世界 04 档案