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德阳市城建档案馆 工程电子档案的编制要求 工程电子档案的收集 1、 收集建设过程中产生的各类电子文件，通用格式应符合表1的要求。 文本档案 双层PDF 图纸档案 单层PDF、DWG 照片档案 JPEG 视频录像档案 AVI、MPEG 声音档案 MP3、WAV 表 1 各类电子文件通用格式 2、 电子文件的内容必须真实，准确，完整，且与相应的纸质文件、声像档案内容一一对应。 3、 非通用文件格式电子文件，收集时候应将其转换成通用格式。 4、 在无法获取纸质对应电子档案的情况下，应对该纸质文件进行扫描，并收集扫描后的电子档案。 （1）对纸质档案进行数字化加工过程的所有环节，均应符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和《四川省档案资料数字化标准》的要求，确保建设电子档案的真实性、准确性。 （2）数字化加工应在纸质档案整理完毕、并经检查审核符合归档要求后进行且与纸质档案完全一致。纸质档案数字化加工工作的环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储等。 （3）存储方式以JPEG数字压缩编码格式，档案文件彩色扫描，扫描的数字图像采用JPEG数字压缩编码存储。对于通过扫描仪获取的电子档案，文本档案的分辨率不低于300DPI，图纸档案的分辨率不低于300DPI，彩色深度24位。如原文件质量较差且尺寸较小，可作分辨率、对比度等调整处理，以扫描后图像按尺寸显示为准。照片档案的分辨率不低于400DPI，并对扫描好的文件进行加工处理。（扫描加工要求见附录） （4）数字化加工后形成的建设工程电子文件和存放建设工程电子文件的文件夹命名规则如下： 按“工程”、“案卷”的次序，分别建立相应的目录结构。 建立工程级文件夹。工程级文件夹的命名规则是：工程编号。 在“工程级文件夹”之下建立案卷级文件夹。案卷级文件夹的命名规则是：序号。序号采用三位半角阿拉伯数字格式，不足三位时用前置“0”补足三位。 在“案卷级文件夹”下存放扫描文件。扫描文件的命名规则是：案卷序号-页码。页码采用三位半角阿拉伯数字格式，不足三位时用前置“0”补足三位，以数字“001”开始至最后文件止号结束。例如：01-001……001-N；02-001……002-N。 （5）扫描工作要有严格的登记、核检、审查制度，扫描过程要有完整、详细、规范的记录，确保档案原件和数字化档案信息的安全。扫描后的数字图像要清晰、完整，符合正常浏览方向，内容不得倒置；图像页面中出现因扫描而产生的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行适当的去污处理，处理过程要遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则；出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度；发现不符合图像质量要求时，应重新进行扫描及图像处理。同时，发现遗漏及时补扫并插入对应位置。 5、 对于一份电子档案可能含有多页的，应将多页合成一个多页pdf文件，如果是文字类型的材料，要求pdf文件为OCR处理过的双层pdf，识别率应在95%以上。 6、 如果一份电子档案同时含有图纸和文本，应将这份档案分两份件存储，一份存图纸档案，一份存文本档案。 7、 对于声像档案，如果采用磁盘磁带存储的，将磁盘磁带内容采集为对应的通用格式电子文件，每份电子文件存成一个单独的电子档案。 8、 与电子档案的真实性、有效性、完整性相关的具有法律效力的数字签名应一同收集。 9、 收集好的电子文件经过数字化加工处理和数字签名后，采用AES加密算法对文件进行加密，同时将密钥写入对应的元数据文件，形成电子档案，移交城建档案管理机构管理。元数据文件格式和内容参见本规范。 二、 工程电子档案元数据的收集 1、元数据收集分两类，一类为纸质电子档案，另一类为声像电子档案，元数据描述文件统一采用xml格式文件展示。 2、纸质电子档案的元数据信息需要同时包含案卷信息和文件信息，内容如下表： 案卷元数据信息： 元数据名称 描述 类型 限定条件 案卷题名 字符型 必填 案卷序号 案卷在当前工程下的顺序号 字符型 必填(长度为3，从001开始依次递增) 编制单位 字符型 必填 责任者 字符型 选填 规格 案卷的背脊规格，单位为mm 数字型 40 保管期限 字符型 长期、永久、短期 密级 字符型 秘密，机密，绝密 附注 案卷补充说明内容 字符型 选填 表2 案卷元数据表 3、文件的元数据信息： 元数据名称 描述 类型 限定条件 文件题名 字符型 必填 电子文件名称 电子文件存储名称 字符型 必填 文件序号 文件在案卷内的顺序号 字符型 必填(长度为3，从001开始依次递增) 数量 文件包含页面的数量 数字型 必填 规格 文件的版式 字符型 A4，A3，A2，A1，A0, A0+ 形成时间 文件的形成时间 日期型 必填，格式： YYYY-MM-DD 文件格式 文件的扩展名