OA使用管理新规制度.docVIP

OA使用管理制度 一、总则 1、了提升企业工作效率，保障信息传输通畅，依据企业实际，制订本制度。 2企业办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采取服务器/用户端/浏览器结构，建立起来覆盖全企业管理人员办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是企业信息化建设关键组成部分，是提升企业办公整体管理水平关键手段。 3为了加强对企业OA系统管理，提升企业工作效率，有效降低和节省成本，加紧办公自动化建设，保障文件和多种信息传输快捷通畅，依据《国家信息化领导小组相关中国电子政务建设指导意见》 、 《国家机关公文处理实施细则》 、 《中国保密工作要求》 、 《计算机系统管理要求》 、 《企业公文处理措施》等相关要求，结合企业实际，制订本制度。 二、组织职责 OA系统运行中，企业各部门各负其责，协同配合。职责以下： 1、企业行政部是企业办公自动化OA系统归口管理部门。关键职责为： （1）、负责制订OA系统规章制度； （2）、负责OA系统关键工作步骤设计、修改； （3）、负责OA系统各职能部室工作步骤设计审核； （4）、负责确定、监管OA系统关键工作步骤参与人员权限； （5）、负责监控、检验、督办关键工作步骤工作流转； （6）、负责工作步骤归档，并为其它部门提供查询； （7）、帮助企划部信息部组织操作培训； （8）、帮助企划部信息中心搜集、整理优化系统需求； （9）、负责OA系统内各大功效模块信息内容更新监督； （10）、负责对系统内保密设置进行定时检验； （11）负责对系统内信息根据企业保密要求进行定时检验、监督； 2、信息部门负责OA 系统建设、维护和服务支撑工作，负责服务器管理维护和日常运行。关键职责为： （1）、负责OA系统软件开发升级管理； （2）、负责OA系统数据备份； （3）、负责制订OA系统应急方案和系统技术管理规章制度； （4）、负责企业领导、OA管理员和相关人员培训和技术指导工作； （5）、负责OA服务器、操作系统和硬件维护，确保服务器安全运行； （6）、负责系统用户注册、注销等管理； （7）、负责文件柜功效模块各部门书写权限设置。 3、人力资源部负责为OA办公系统提供现行组织机构设置，提供OA办公系统中用户流动信息。关键职责为： （1）、负责现有用户、及新增用户审核； （2）、负责提供用户（变更或注销）信息给企划部信息中心。 4、其它部门关键职责为： （1）、负责制订本部门OA系统对应管理制度； （2）、负责指定部门OA管理员，参与本部门工作步骤定制、文件夹建立和本部门OA系统终端日常维护、人员培训等技术支持工作； （3）、部门OA管理员负责本部门参与OA系统人员权限变更时，立即提供给企业行政部申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容变更工作； （4）、负责依据本部门工作需要，提出优化需求。 三、文件管理 1、企业各部门发出、报送各类文件（包含发通知、请示、汇报、简报、报表、信息等）标准上统一采取企业办公自动化OA系统发送。本系统不启用电子印鉴。 2、OA系统中公文也称电子公文，是经过企业统一配置企业办公自动化系统处理后形成含有规范格式公文电子数据。电子公文传输，是指电子公文生成、发送和接收过程。 3、企业行政部负责对电子公文传输工作进行指导和检验。 4、电子公文要素和纸质公文基础一致，包含公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、专题词、抄送部门、版记等。电子公文和纸质公文工作步骤、行文关系、归档管理基础相同。 5、电子公文和纸质公文含有相同效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部门可向企业行政部申请正式文件。 6、各类电子公文处理程序根据《公文处理措施》要求在企业办公自动化OA系统中办理。在 OA系统中，企业收文办理程序为企业行政部起发领导批阅步骤，企业领导批阅后转企业分管领导阅批，再转承接部门批办并择具体办理人办理。 7、各部门在OA系统中办理企业领导批阅文件由部门主管征求批阅文件企业领导意见后归档。 8、在OA系统中， 企业发文办理程序为各部门拟稿人提议发文步骤，本部门领导审核，如需要会签部门帮助办理由拟稿部门主管领导协调会签，会签后主办部门交企业分管领导阅批，分管领导确定后转企业行政部审阅公文，由行政部经理交企业领导签发。 9、文签发后，由企业行政部编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发步骤发至企业各部门关键责任人和OA管理员各一份，并依据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。 10、办理工作业务使用本系统设定工作流，依据文档管理一体化标准，做好电子文档归档，并妥善保管归档统计，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内信息沟通。 四、登陆规范 1