OA系统管理详细规定.docVIP

巧母亲食品（韩国）株式会社 OA系统管理要求 制订部门：行政人事部 编制日期： 核准： 审核： 编制： 1、目标 为确保巧母亲协同办公系统（以下简称“OA系统”）安全、通畅运行，充足发挥OA系统作用，以提升工作效率，连续推进无纸化办公，特制订本要求。 2、范围 适适用于巧母亲OA系统运作及管控。 3、总则 3.1 OA系统经过汉字姓名或职员工号和密码进行身份管理和验证，首次登录OA系统时使用人员需修改初始密码后方可登录。 3.2 OA系统内容包含公告栏、文档管理、问卷调查、图片新闻、个人通讯、个人办公、个人设置、步骤管理、BBS平台、后台管理及常见工具等功效，意在实现信息、公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理步骤，提升办公效率。 3.3 OA系统以事件为部门，从申请、帮助、签批、至办结，均需进入OA系统运转，运转过程中，OA系统将对每一步步骤操作自动留痕，以作为管理资料备查，并对每步步骤操作进行效能督查。 4、系统管理 4.1 公告管理：公布企业相关通知及信息，由行政人事部负责公布及管理。 4.2 文档管理：公布企业各单位可公开相关管理要求及学习材料，由行政人事部负责公布及管理。 4.3 图片新闻管理：公布企业新闻图片、培训图片及其它各类活动图片，由市场部、行政人事部负责公布及管理。 4.4 步骤管理：查询、开启、新增、修改企业OA步骤，由行政人事部维护管理。 4.5 人员管理：组织架构，人员增删等人员管理功效，由行政人事部负责维护管理。 4.6 系统管理：OA系统维护、备份及其它系统管理功效，由行政人事部负责维护管理。 4.7 其它功效模块：依据企业需要后期开发后指定管理部门。 4.8 使用人员在工作时间内，标准上2个工作时最多不超出4个工作时登录一次OA系统并保持在线状态，确保立即接收相关信息及步骤办理。 4.9 BBS论坛提供公布企业相关事务专题，版主以专题为中心公布相关细节信息，OA使用人可针对BBS各 专题提出针对性意见或提议，由行政人事部统一进行信息管理。 4.10 行政人事部负责系统维护和管理，对系统实施统一布署、分级管理，其它模块指定责任部门或责任人应推行相关维护和管理责任。 4.11 OA账户新增：由行政人事部在办理职员入职手续后将新入职人员相关信息发送至信息主管，由信息主管负责开通并通知使用人。 4.12 OA账户删除：信息主管签署离职人员离职交接表后，账号应立即删除。 5、步骤管理 5.1为最大化实现无纸化办公，已公布实施OA步骤单，均取消手工纸质单方法，实施OA步骤单。 5.2 特殊机密文件可选纸质呈报。 5.3步骤审批按各步骤相关要求实施。 5.4 呈批步骤严禁申请人可撤消功效，如需撤消请将步骤ID号报备给信息主管撤销。 5.5 步骤帮助角色定义：她人帮助、工作代理人、财务审核人员、总经理助理、副总及行政相关事务帮助处理员等，角色变更需依据岗位职责或命令通知进行更改。 5.6 步骤审批岗位定义：总经理、副总经理、人力总监、财务总监、中心领导、部门经理及直接主管。 5.7 阅读查看步骤权限人员：系统管理员、总经办、财务总监、财务相关审单人员、人力总监、行政人事部相关帮助处理人员及临时授权人员。 5.8 步骤分类规范 5.8.1 “人力资源”分类下步骤使用范围：全部厂区工作人员，适适用于人事相关事务。 5.8.2 “日常办公”分类下步骤使用范围：全部厂区工作人员，适适用于日常办公相关事务。 5.8.3 “营销业务步骤”分类下步骤使用范围：全部营销系统工作人员，适适用于营销系统相关事务。 5.9 OA授权签批步骤： 5.9.1企业全部些人员出差期间不许可授权她人代办OA步骤，须自己登陆OA审批。 5.9.2事假、病假期间许可授权她人代办OA步骤，但被授权人审批OA步骤时，须请示授权人，得到授权人同意方可审批，被授权人在授权期间不得登录授权人账号进行审批, 应使用自己账号进行审批处理。 5.10 “呈批”步骤签批规范： 5.10.1 OA步骤“呈批”申请事项如包含其它中心或需权责部门审批会签（如行政人事部、财务中心等审核），签核步骤为：申请人填写呈批交上级主管逐层审核→中心责任人审核→转相关中心责任人审核（可同时转多个中心同时评审或审核，填写意见）→各中心填写审核提议后直接返回提议中心领导→提议中心责任人评定是否采纳各中心意见，同时需针对不一样意见在呈批中明确回复后报总经理同意。 5.10.2各中心在填写“呈批步骤”时，应认真审核且考虑完整，针对同一事项，标准上要用一份“呈批”完成申请，如有遗漏事项需要重新申请，则须在新呈批上注明原已批呈批ID号，并注明是对原呈批增加申请；针对重新申请步骤，须在新呈批上注明原已批呈批I