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公司会议管理办法 第一章 总则 第一条 为加强公司会务管理，规范会务组织程序，提高会议效率，严肃会议纪律，制订本办法。 第二条 各类会议应以“主题鲜明、精简高效”为原则。 （一）召开会议应主题鲜明、准备充分，严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的研讨会、座谈会、经验交流会等。 （二）召集单位（人）要尽量缩短会期，统筹、合并召开会议，控制会议规模，精简与会人员。 第三条 本办法适用于公司迎检会议、研讨会议、例行会议、培训会和临时组织召开的各类专项会议等。 第四条 根据所召开会议的规模，参加人员的范围，会议分为小型会议、中型会议、大型会议。 小型会议：公司各部门、工段沟通、协调、部署工作召开的临时性会议。参加会议人数在30人以内。 中型会议：会议内容涉及各部门、工段的专项工作或正常例会，需有关单位相关人员参加的会议。参加会议人数一般在60人（含60人）以内。 大型会议：集团各部门或各分子公司及相关部门人员参加，学习、总结、部署全面或重要专项工作的会议。参加会议人数在60人以上。 第二章会务分工 第五条会议召集部门为会议总负责单位。 （一）负责会议议程的制定和报批。 （二）负责根据会议需求布置会场、会议材料的准备与发放、参会要求发布等工作。 （三）负责会议现场记录、《会议纪要》的撰写、报批、发放。 （四）负责会议要求和会场纪律的监督、管理。 （五）负责根据需求，协调设施维护单位调试设施、解决使用问题。 （六）负责根据参会人员名单，摆放桌牌、拍摄合影、安排就餐座次、休息房间等。 第六条机电工段为电路设施、电子设备、网络设施维护管理单位。负责根据会议召集部门安排，调试设备、更换配件、解决故障，协助会议召集部门现场使用设施。 第七条财务部为账务处理单位。负责解释费用报销原则和流程，审核、报销会。 第八条综合管理部为本制度执行情况的协调、监督、考核、保卫管理、后勤保障单位。 （一）负责协调各环节沟通、执行过程中反馈的问题。 （二）负责根据《会议纪要》和公司领导指示，督办会议重点工作。 （三）负责通报违规事件和处理决定，监督违规人员接受处理。 （四）负责根据会议召集部门安排对门禁、车辆及相关人员的管理和引导，做好后勤保障及宣传工作。 第三章会议计划与统筹 第九条会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：大型会议、公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 第十条各类会议经公司领导审批同意，如无特殊情况应如期召开。遇特殊情况或需延期，会议召集部门应及时报总经理批准后立即告知参会人员和综合管理部。 第四章会议管理 第十一条小型、中型会议流程 会议由召集部门牵头开展，其他单位按会务分工协助配合。 （一）提起申请。会议召集单位（人）向公司业务主管领导提出申请，明确需沟通的工作和参与人员。经同意后，如需使用非本单位管理的房间、会议物品（设施），要至少提前1天向综合管理部提出申请，并说明使用时间。如需制作宣传材料或非常规物品，要至少提前3天提出。 （二）发布通知。明确会议主题、参与人员、起止时间、地点、需携带材料、着装要求等要素。 （三）拟定议程。根据会议需要确定。 （四）文件准备。包括报告、主持词、需研究讨论的文件等。 （五）会场布置。完成桌牌的摆放，电子设备、照明设施、多媒体设备等硬件及相应的软件调试。 （六）会前检查。对各项准备工作进行系统检查。 （七）会前点名。参会人员提前10分钟到场，召集部门（人）于会议开始前3分钟点名。 （八）会议开始。由召集部门（人）主持会议（或指定专人），说明会议议程和需沟通的问题，并现场记录。参会人员按照议程表述意见，如有议程外的议题，需征得召集部门（人）同意，在议程结束后提出。 （九）会议结束。会议召集部门（人）宣布会议结束，将现场卫生和物品恢复至原始状态，关闭所有设施，归还物资，并通知综合管理部验收。 （十）会议落实。会议牵头、组织或协调部门要认真做好会议记录，会议记录中需体现会议名称、地点、主持人、出席人、记录人、会议议题等内容。必要时要需参会人员签字确认。 须形成会议决议的，由会议召集部门根据会议要求形成决议草稿，经会议审议通过后，公示或下发。 一般会议精神的落实由会议牵头、组织后协调部门负责督办，重要会议决议或重要决定事项由综合管理部列入重点督办工作督办。 重要会议要录音、照相、录像，会后要将资料存档。 （十一）重点工作。《会议纪要》经公司领导班子阅示，确认为公司重点工作的，会议召集单位（人）需将《会议纪要》抄送综合管理部，由综合管理部负责制作及下发。 第十二条大型会议管理 由于大型会议涉及单位、人员多，会议组织工作复杂，为保证会议准备充分，应成立专项组织机构，明确分工或按本制度明确的会务分工开展工作。 第十三条其他会议管理 以