费用申请及报销制度x.pdfVIP

费用申请及报销制度 一、目的 加强公司财务管理，清晰员工费用报销手续。 二、范围 适用于公司各部门人员费用申请及报销。 三、文件执行者 1、行政管理部：负责制定与修正本制度及费用报销审核部门。 2、财务部：为费用报销的监控部门。 四、正文 （一）费用申请 1、费用申请是因业务需要支付的费用，包括出差备用、日常采购、固定资产采购 及各种临时性费用（如电费、电话费等） ； 2、申请原则：当月申请当月报销，报销后尽快将发票补交到财务部； 3、借款人规定： （1）职能部门人员需对外支付非商品采购款项时， 未取得原始发票而要先付款时， 可由业务人员先到财务部办理借款，但试用期员工不得借款。 （2 ）其他部门的临时借款只允许部门负责人产生，部门其他人员均不得借款。 4 、期限规定：申请费用报销，原则上不得跨月，跨月报销的，必须于次月 2 日前 至财务部冲账，冲账日期以交单至财务部日期为准。 5、任何人不得私借私用公款，公司不办理任何性质的私人借款，特殊情况需借款 的，需要总经理审批同意或授权审批同意。 6、费用申请时须按“申请单”要求填列各项栏目，出差备用、交际应酬、日常采 购、其他等，并按规定审批权限审批后，由财务部付款。 7、出差借款，需注明出差目的地及出差期间；按出差申请单审批金额申请借款。 8、费用申请须提前 10 天申请，电子版发送至行政部，尽快将纸质档上交。 9、费用申请签批流程见《流程》 。 （二）报销 1、报销时限： 所有报销应于业务员到公司后五天内提交 。超过报销期限按约束办 1 / 5 法中的规定给予相应处罚， 节假日顺延。 2、报销单签批原则：任何人不得自审、自批自己的开支费用，严格按照审批流程 执行。 3、报销票证要求： （1）所有费用单据原则上是税务局统一负责印制的正式发票且须加盖开出单位的 “发票专用章”方为有效； （2 ）发票必须是发票报销联，用复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写， 存根联、发货联、记账联不能作报销单据； （3 ）凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单位，否则不予以报 销； （4 ）内容要齐全抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹 要清楚，金额要准确，大、小写一致，涂改无效； （5 ）发票须写公司名称，机打发票一律不准手写。 4 、下列票据不得报销： （1）无正规的发票或收据； （2 ）审批手续不全的票据； （3 ）内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据； （4 ）无公章、无私人签章（字）的白条收据； （5 ）数量、单价、金额不符的票据； （6 ）标有“礼品”字样的发票。 5、费用报销的其他注意事项 （1）报销凭证必须注明本人所在部门、工作地、费用归属、产品名称、事由、发 票张数； （2 ）各种凭证、单据一律要求用签字笔、钢笔、蓝黑或碳素墨水填写，做到内容 完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，小写 必须写到分位，没有的用“ 0”补齐； （3 ）报销明细单用电脑打印或钢笔、签字笔填写完整；报销单据下面的签字栏不 能打印，须手签；如在外埠发生的报销明细，需报销人发传真件到公司，经核实后予 以报销，口头或白条未经总经理批准，任何人不得以任何理由报销； （4 ）报销费用时必须填写“费用报销单” ，所有单据要按性质（如招待费、办公 2 / 5