电子文件管理办法.docx

电子文件管理办法 目的 为加强对电子文件的控制，以确保电子文件使用部门得到电子文件的有效版本，防止使用过期作废电子文件，防止有效电子文件丢失，特制定本办法。 范围 适用于本公司范围内所有电子文件的控制管理。 职责 综合办负责本办法的制定、实施和保持；负责行政类电子文件的管理和监督检查；负责质量、环境、职业健康安全管理体系电子文件的管理和监督检查。 各部门负责本部门相关的电子文件的管理和监督检查。 管理办法 电子文件的类型 4.1.1 质量、环境、职业健康安全管理体系类电子文件，如管理方针和质量、环境、职业健康安全目标指标、管理手册、程序文件、管理办法、记录表格，以及体系运行中产生的相关文件等。 4.1.2 行政类电子文件，包括公司制定的各类行政电子文件和上级主管部门下发的文件。 4.1.3 各部门从网上下载的各类法规、标准、规范类电子文件。 4.1.4 各专业类电子文件，如各部门购买的，或供方提供的电子文件等。 4.1.5 其他需要控制管理的电子版文件等。 4.2 电子文件的标识 4.2.1 电子文件和其他文件一样，要进行标识，标明日期、版本号，具体执行《文件控制程序》的相关规定。 4.3 电子文件的编制、审批和发放 4.3.1 各部门编制的电子文件在发放前，应按照《文件控制程序》的审批权限执行，编制部门保留审批记录。 4.3.2 电子文件的发放，应建立发放记录，填写文件发放登记。文件接收部门填写收文登记，执行《文件控制程序》。 4.4 电子文件的评审 对于长期使用的电子文件，文件的主责部门应组织评审，并填写评审和采取措施的记录。 文件的更改或换版 4.5.1 电子文件的使用部门不得随意更改电子文件，需要更改，由主管部门提出，主管领导批准后进行更改，填写文件更改记录。文件更改的相关信息传递至持有文件的部门，并确保其按要求更改电子文件。 4.5.2 电子文件更改后，应在原文件电子版做好更改标识。电子文件的换版 ，应将原版作废文件删除。 4.5.3 如因某种原因需保存作废的原版电子文件，应做好作废保留标识，防止误用。 4.6 电子文件的控制管理 4.6.1 对于长期使用的电子文件，各文件主管部门应定期（一季度）对电子文件的使用进行监督检查 ，发现问题及时采取措施纠正，对于问题较多，或普遍发生的问题，应分析原因，采取纠正措施，具体执行《纠正措施和预防措施控制程序》。 4.6.2 综合办对公司电子文件的控制进行监督检查，在检查中发现电子文件存在问题的处理及其结果，应记录，并按《记录控制程序》规定保存。 4.6.3 电子文件的主管部门应将电子文件备份，防止电脑故障或其他意外事故发生造成文件的丢失。 5 相关文件 5.1 《文件控制程序》 JB/CXB01—2019 5.2 《记录控制程序》 LZSI/CXB02—2019 5.3 《纠正措施和预防措施控制程序》 JB/CXB23—2019 6 记录 6.1 执行《文件控制程序》的相关记录。