第4章商务办公礼仪.ppt

《商 务 礼 仪》;学习模块：;办公环境礼仪——办公室布置 ;2、办公桌的布置 办公桌是个人办公的具体场所。 办公桌使用的基本原则，首先是便于开展公务，其次要兼顾整个办公室的协调，再次可以体现个人的特点。 桌面的布置要各就其位，远台正中摆放台历或水杯（烟缸）、电话等；远台右侧摆放文件筐（盒）、等待处理的文件资料；近台正中摆放需要马上处理的业务文件，近台右侧摆放急需查阅的资料；办公桌左侧摆放计算机显示器，近台正中下方为抽拉式键盘和鼠标。;3、文件柜的摆放 办公室文件柜的摆放应以有利于工作为原则。 通常情况下，应靠墙角放置，不宜占据较大的办公空间；也可放置在离工作人员较近的地方，以便随时查找资料，整理、收藏文件。 柜内文件要及时清理、归档、建立目录，使之系统化、条理化； 一些重要的文件、清单、保险单、账目、现金、支票等应把它们放置在保险柜中，以防遗失和被盗。 所有的公务文件和票据，工作人员均不得私自带出办公室。;办公室礼仪——办公室设备使用 ;办公室设备使用礼仪——电话;（2）计算机是现代办公的常用设备，也是处理日常公务的基本手段。 个人使用的计算机必须用于处理文档、上网查找资料、联系业务、发送电子邮件等公务。 都要安装杀毒软件和防火墙，并定期升级和定期查杀病毒。 用计算机起草的文件，要留存打印文稿和电子文档，同时注意保密。;（4）复印机的使用礼仪。 一是使用的先后顺序，一般遵循先来后到的原则，有时通过协商，可以先让印数较少的使用； 二是办公室公用的复印机一般不要复印私人的资料； 三是复印机需要更换碳粉或卡纸时，要及时处理，不会要马上请别人帮忙； 四是复印纸用完，要及时添加； 五是使用完毕后，要带走原件； 六是使用完后，将复印机设定在节能待机状态。;;办公环境礼仪实训： ;1、日常生活中的称呼 ①尊称。对长辈称“您”、“某老”、“您老” 、“姓+老”、“名加老”对平辈称“您”。晚辈称“你”。 ②称“同志”。国内保险。 ③称“先生”、“女士”、“小姐”、“夫人”、“太太”。国外通行。注意区别“小姐”、“夫人”。 ④用职务、职称称呼。 ⑤姓名或姓、名加辈份。;见面礼节——工作岗位上的称呼;见面礼节——见面致意的顺序;无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍负责。 介绍的类型： 1、自我介绍 2、为他人介绍 3、他人为你介绍 4、集体介绍;1.应酬式自我介绍：最简洁，只介绍姓名即可。适用一般接触。 2.工作式自我介绍：“姓名、单位、职务”三要素必报。 3.交流式自我介绍：刻意寻求与交往对象的进一步的交流与沟通，希望对方认识自己、了解自己，突出与交往对象的联系。适用于社交活动。 4.礼仪式自我介绍：表示对交往对象友好、敬意。适用于讲座、报告、演出、庆典、仪式等正规活动。 5.问答式自我介绍：回答对方的提问，适用于应试、应聘和公务交往。;1.把握自我介绍的时机： （1）与不相识者共处一室时。 （2）不相识者对自己很有兴趣时。 （3）他人请求自己作自我介绍时。 （4）在聚会上与身边的陌生人共处时。 （5）打算介入陌生人组成的交际圈时。 （6）求助的对象对自己不了解时。 （7）前往陌生单位进行业务联系时。 （8）旅途中与人相遇又有必要与之接触时。 （9）初次登门拜访不相识的人时。 （10）遇到秘书挡驾，或是请不相识者转告时。 （11）初次利用大众传媒向社会公众进行自我推荐，自我宣传时。 （12）利用社交媒介与不相识者联络时。;介绍礼仪 ——为他人做介绍;1.与家人外出，遇家人不相识同事、朋友，而对方又与自己打了招呼。 2.本人的接待对象遇见了其他不相识的人士，而对方又与自己打了招呼。 3.在家或办工地点，接待彼此不相识的客人或访客。 4.打算推荐某人加入某一方面的交际圈。 5.受到为他人做介绍的邀请。 6.陪同上司、长者、来宾时，遇见了其不相识者，而对方又与自己打了招呼。 7.陪同亲友去拜访亲友不相识者。; 正式场合语言表达方式：“请允许我”。 正式场合体态语：手势为屈臂式。 ;;1.集体介绍的顺序： （1）先把一人（少数）介绍给大家 （2）先把大家介绍给一人（双方身份地位悬殊） （3）人数较多的双方介绍（先卑后尊） （4）人数较多的多方介绍（由尊至卑）;1、介绍者为被介绍者介绍之前，一定要征求一下被介绍双方的意见，切勿上去开口即讲，显得很唐突，让被介绍者感到措手不及。 2、被介绍者在介绍者询问自己是否有意认识某人时，一般不应拒绝，而应欣然应允。 实在不愿意时，则应说明理由。 3、 介绍人和被介绍人都应起立，以示尊重和礼貌；待介绍人介绍 完毕后，被介绍双方应微笑点头示意或握手致意。介绍完毕后，被介绍者双方应依照合乎礼仪的顺序握手，并且彼此问候对方。 必要时还可以进一步做自我介绍。;1、应酬名片 2、社交名片 3、公务名