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财务管理软件项目合理实施方式
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? 财务管理软件虽然没有ERP系统那么复杂,但是一个功能齐全的财务管理软件,也包括很多内容。如应收应付管理、自动分录、总帐管理、成本管理、费用报销管理、发票管理等模块。这些模块是否需要一步到位、财务管理的流程是否需要进行更改,等等,这些就是涉及到财务管理软件的实施方法论。今天笔者就这个话题发表一下自己的看法。 一、 流程管理先僵化后优化。 其实,传统的财务管理,没有多大的难度,基本上就在于一个财务处理作业的流程上面。若这个流程制定的好,并且大家都能够遵守这个流程,那么作业就会非常的顺畅。相反,要是这个流程定义的不合理,或者流程成为了一纸空文,没有实际的约束力的话,那么财务人员在处理起来的时候,就会显得比较吃力。所以,财务管理系统也是先从规范企业的作业流程出发,来提高财务管理人员的工作效率。 财务管理软件自身带有一套标准的工作流程。这套流程虽然说不是十全十美,但是,也是经过千锤百炼的,集合了很多财务管理专家的智慧。所以,企业在实施财务管理软件的时候,最好能够先完全遵守财务管理软件的流程,等到系统熟悉后,在 根据自己公司与部门的实际情况,来对系统流程进行优化。如此处理的好处非常明显。 一是可以提高项目上现的进度。我们知道,财务部门每个月都要做很多的帐务,而且准确率要求都非常的高。若把财务管理软件的项目拖的太长的话,则很明显会严重的干扰财务部门的工作,这是我们在实施财务管理软件项目的时候需要尽量避免的。而如果不采用这种实施方法,如根据企业现有流程来对财务管理软件进行二次开发的话,则需要比较长的时间,这样的话,就会对财务部门对正常运转产生很大的影响。而若先对企业的财务管理流程进行僵化,即完全按照系统流程来走的话,则可以大大缩短项目的时间。 二是可以解决企业财务管理过程中的一些不规范的行为。其实,现在很多公司财务管理都存在着一些管理漏洞。如在报销的时候,没有发票或者单据手续不齐全等等。这一方面是公司里可能存在一些特权人物,在破坏企业的管理规则;另一方面,企业也缺乏行之有效的流程管理工具,无法对相关作业实现标准化管理。如笔者在给企业实施财务管理软件的时候,很多财务经理会像我诉苦。他们说,不是他们不想实现标准化管理,而是企业“大人物”太多。我们发现员工的手续不全,就把单据退回去让他们重新处理;但是,他们呢,不知道通过手段直接让老总在单据上了字。此时我们也只能够接受了。可见,不是财务管理人员不想实现标准化管理,而是因为企业中“人治”因素太重,而大大降低了流程的约束作用。而若让财务管理流程僵化,什么作业都必须按照规矩来,则无形之中,就可以降低这种人治对于财务管理标准流程的破坏性,从而消除一些财务管理中的不规范行为。 笔者现在实施财务管理系统的时候,基本上是采用这种实施方法,当然,要说服客户服从我的安排,也是有一定难度的。? 不过,根据这种方法实施财务管理项目的时候,需要注意几个问题。 一是在推进系统标准流程的过程中,难免会受到来自于员工的阻力。此时,企业的项目管理负责人一定要取得一把手的支持,利用他的权威把这些反对声音打下去。同时,要让他们明白,如果这个流程在后续管理中真的行不通的话,可以做出适当的调整。 二是在流程优化的过程中,我们的原则是尽量减少对系统流程的调整。其实,根据笔者的经验,在刚开始,可能大家对系统的流程都比较不适应,但是,久而久之,也都习惯了。这是为什么呢?这主要是因为很多作业方式都是一种工作上的习惯而已,而不是有多大的本质冲突。当员工采用这个流程一段时间后,对这个流程熟悉了,反而就适应了,不需要再做调整。所以,在刚开始对流程僵化这个阶段,可能会遇到很大的阻力,但是,在后来的阶段,反而阻力会小的多。 二、 分布实施、逐步完善。 财务部门虽小,但是五脏俱全。企业很多业务最终都会汇聚到财务部门,需要他们进行帐务处理。所以说,财务部门的工作范围其实很广的。在财务信息化刚刚起步的时候,就针对不同的财务工作有不同的信息化管理系统。如报销的话,就要费用报销管理系统,用来管理员工的报销。还有专门的费用预算管理控制、应收应付管理系统、总帐管理资系统、发票管理系统、工资管理系统等等。各种财务信息化管理系统琳琅满目,让人目不暇接。但是美中不足的就是,这些财务管理系统各自为政,把本来是相互联系的一些作业,分力互不相关的各个模块。这导致的结果就是,很多工作都需要重复的做。如在费用预算系统中做好相关的费用预算与控制;但是最后还需要在总帐管理系统中做相关的单据等等。这就导致了一些重复的工作,从而最终影响财务信息化管理的整体效果。 为了解决这个“孤岛现象”,现
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