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宝洁：把会议当作备忘录 宝洁的开会次数没有其他公司那么多。 就信息交换或制定决策而言， 会议通 常被认为是没效率且没有效果的办法。 会议对于脑力激荡、制定决策、追踪事项、信息交换，或协调跨部门团队是 有其作用的。但是宝洁的会议比起其他公司具有较高的目的性而且很有组织。 如 同精心雕琢的备忘录一样， 它是一个非常有效率的信息沟通及行动方案和建议工 具，会议的运行也采用相同的组织性及精确度。 宝洁的离职员工到其他公司上班时， 首先要面对的事情恐怕是无边际的会议 及缺乏书面沟通。通过备忘录，他们可以详细研究每个步骤之间的关联性。 但是， 会议却不能办到。前任宝洁人也觉得简报的形式 ( 从图表展示到简报者的个人风 格 ) 容易使人分神。 创意审查会议 ( 广告商向品牌经理简报新制作的广告 ) 可以展现宝洁的会议 形式。像备忘录一般，会议以联结各个部门为目的而组合起来：目的概述、背景 说明、建议以及论证。 1 ——文章来源网，仅供分享学习参考 宝洁典型的创意审查会议， 一开始便由品牌经理说明本次会议计划达到的目 的，然后由品牌经理 ( 或副经理 ) 进行创意目的及策略的审查。 品牌经理的对等窗 口，即广告商的客户服务专员，将说明广告与策略的发展过程及其相关性。 接下来创意总监或广告文案撰写人， 个别或同时进行广告简报。 他们充满热 情及活力的简报给人身临其境的美妙感受。 一阵肃静之后，品牌经理、副经理及营销经理都忙着做笔记。 品牌副经理首先回应。 他针对简报资料是否确实执行品牌的广告策略进行评 论——而不是他对此广告的好恶与否。 然后他运用在宝洁广告文案学院所学的广 告评价技巧来提出相关的评论。 广告商可以回应并解释广告是如何诠释品牌的广 告策略的。 接下来是品牌经理发表评价品牌副经理的意见， 并加上一些个人的看法。 广 告商也提出相应回应。 然后是营销经理针对先前的讨论， 提出过去宝洁的广告经 验及一些个人的主观评价。 同样地，广告商也提出回应。 如果营销经理是最资深 的与会者，他将作最终的定夺，然后品牌经理总结会议结论及追踪事项。 受过培训的宝洁人能够体会创意过程的独特本质， 而不会轻率评价创意成果。 2 ——文章来源网，仅供分享学习参考 然而，会议的根本架构是客观并有目的性，会议的焦点将不断地锁定广告目标、 策略及终极目的。 在美国，许多会议议题是草率规划并被执行的。 根据估计， 这些会议的效率 及效果只有预期的 30％。无论是否以宝洁形式举行会议，有些原则是放诸四海 皆准的： ●确认会议任务。 ●确认谁是参与者及参与目的。 ●准备会议议程，并在会前通报。 ●请与会者提出对议程的看法，并在会前更改确定。 ●会议一开始先审查议程、会议目的及相关背景。 ●维持会议重心。 ●鼓励与会者适度参与讨论。 ●建立追踪事项 : 谁执行提案 / 提案内容是什么／如何执行／何时实施。 通过严谨的议程规则， 会议一开始的目标设定， 以及赋予特定人维系会议进 度的责任，使会议的效率大幅提高。 3 ——文章来源网，仅供分享学习参考 □会议达成目的七点技巧 一、假想对方的反对意见 会议中，在某人发言之前，必须假想他可能提出的反对意见， 并准备好答案， 便可从容不迫地应对。 二、选择最佳时机 一天当中什么时候才是最佳时机呢 ?实践证明，在下午最佳，这或许和与会 人员经过午餐后的休息， 心情比较舒坦有关。 但也有人认为， 在一天的工作告一 段落之后，比较适合举行会议，这与人们因工作告一段落，心情较轻松有关。值 得注意的是，如果下班时间已到，而工作却尚未告一段落，正在焦虑不安时，却 不宜开会，否则可能产生反面效果。总之，在做会议准备工作时，须根据与会人 员的业务关系和个性来决定正确的时机。 三、注意人际关系 为使会议能顺利进行， 平时应注意扩大人际交往的范围。 因为如果彼此之间 已经有充分的了解，对方自然会倾力相助。 四、正面发言 4 ——文章来源网，仅供分享学习参考 正面发言，是指在会议上该你发言的时候毫无保留地， 堂堂正正地把观点和 意见发表出来。 不满的情绪凝结， 防止的办法只有一个， 即在会议上经常采取正 大光明的发言方式，彼此保持卓有成效的沟通和“听”与“说”的勇气。 五、提出并强调问题 在寻找集中精力于会议议题的途径时， 主持人既要保证有达到会议当前目的 的技巧，又要保证有达到会议整体目的的策略。 会议的议事议程的头几条最好包 括： ．注明会议的远期目的。 ．注明主要事项的当前目的，保证所有讨论，促进这些目的的实现。 六、鼓励积极的发言 会议主持人除了努力维持会议目标和讨论主题外， 适当的时候， 还应该是一 个仲裁者，保证在听取双方意见的前提下作出决定。 会议中所需要的和能接受的 是强硬的争论和发言， 而不是侵略性和攻击性的发言， 但二者经常被混淆