文控管理工作细则.pdf

文控管理工作细则 1.0 目的 规范文件管理工作，使公司重要机密技术资料能够得到妥善、可靠地保管， 并严格按照工作程序控制文件的借阅和发放。 2.0 范围 本细则适用于技术管理部文控中心的文件管理。 3.0 定义 (1) 待检库 用于存放正式验收之前的技术文件的文件柜。 (2) 标准库 用于存放通过正式验收的技术文件、 投标书、 合同及外来文件的文件柜。 (3) 文件失效库 用于存放已经不使用的文件正本的文件柜。 4.0 职责 (1) 文控管理员 ① 负责归档文件的签收、登记、备份、分区存放和保管； ② 负责发放文件的申请、制作及发放； ③ 负责失效文件的回收及作废处理； ④ 负责文件的借阅和调用的办理。 (2) 综合组项目经理 负责发放及调用文件的审核。 下载文档可编辑 (3) 技术管理部经理 负责文件发放申请的批准。 (4) 总工程师 负责绝密文件查阅及调用申请的批准。 (5) 各部门经理 负责文件查阅及调用申请的审批。 5.0 程序 5.1 归档文件的签收及入库登记 (1) 文控管理员按《开发文档管理规范》 、相关的规定或归档申请表对归档 文件进行验收检查，内容包括外观、数量、审批签名等是否齐全，经 检查不合格的文件应由归档部门进行相应的补充和完善后方可签收。 (2) 对归档的技术文件（包括磁盘）加盖正本文件印章，其他文件则加盖 文控中心资料印章，纸质技术文件除在封面加盖正本文件印章之外， 还要加盖骑缝章，且产品的元器件清单、 PCB板图、电路原理图、零部 件加工图纸等其中的每一页也必须加盖正本文件印章。 (3) 对归档的磁／光盘进行编号，并在其磁／光盘背后贴上管理编号标签。 磁／光盘管理编号方法见本细则的 5.6.1 。 (4) 对归档的文件按《文件和资料控制程序》的规定进行分类，并在相应 的文件一览表中进行登记，内容包括文档名称、文档编号、存档位置 等信息。 (5) 将正式验收前的技术文件存放在文件待检库，并归于或制作相应的文 件夹或磁盘盒；其他的归档文件存放在文件标准库，并归于或制作相 应的文件夹或磁盘盒。 下载文档可编辑 (6) 根据有关文件的批示将相关的失效文件正本加盖失效印章后存放在文 件失效库，并在相应的文件一览表中备注栏作相应的说明。 (7) 所有的文件夹及磁盘盒应进行标识并在相应的文件夹、磁盘盒一览表 中登记，文件夹及磁盘盒的标识方法详见 5.6.3 和 5.6.2 。 5.2 文件备份 凡有新的电子文件归档，文控管理员均要对其进行备份，备份包括以下 4 种方式： (1) 技术管理部文控管理专用电脑备份； (2) 网络服务器备份 (ssnt2 的“文控管理”目录 ) ； (3) M/O光磁盘备份 ( 此项可以定期进行， M／O盘存放在文控中心标准库文 件柜）。 (4) 光盘备份 ( 适用于已正式验收的产品技术文件、资料， 存放在标准库文 件柜 ) 。 5.3 文件发放 5.3.1 文件发放的依据 (1) 质量体系文件 质量手册、程序文件、作业指导书和质量记录表样本按其发放控 制页进行发放。 (2) 技术文件 a. 根据总工程师或技术管理部经理在相关工作文件上批示的文件 发放名单发放指定的各类文件。