会展项目沟通管理培训教材.ppt

第八章 会展项目沟通管理;第八章 会展项目沟通管理;第八章 会展项目沟通管理;第一节 沟通的基本概念; 二、项目沟通管理的概念 项目沟通管理是指对于项目过程中各种不同方式和不同内容沟通活动的管理。 其主要内容包括 1.项目沟通计划—确定项目信息需求及其计划安排 2.项目信息传递—使项目团队能够得到信息 3.项目报告—收集和发布项目实施绩效的信息 ; 三、沟通的过程 ; 四、沟通的基本原则 1．准确性原则 2．完整性原则 3．及时性原则 4．非正式组织沟通的运用原则; 四、影响组织沟通效果的基本要素 1．信息发送者 2．接收者或受众 3．沟通环境 4．信息资源 5．沟通方式与渠道 6．反馈与回应;第二节 项目沟通管理过程;二、沟通管理的目的： 沟通是意义的传递与理解。项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目信息畅通。 沟通管理的方法： 定时向项目成员通报项目进展， 随时提供项目进展状态，帮助项目经理确定项目信息在什么时候、以什么方式进行交流， 维护项目内部良好的沟通、 保证项目文档完备并符合要求。;三、项目沟通计划的编制;在编制项目沟通需求时，最重要的是理解组织结构和做好项目干系人分析。项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响，比如: 组织要求项目经理定期向项目管理部门做进展分析报告，那么沟通计划中就必须包含这条。 项目干系人的利益要受到项目成败的影响，因此他们的需求必须予以考虑。最典型也最重要的项目干系人是客户，项目组成员、项目经理以及他的上司。 所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好，都是需要细致分析的。 比如有的客户希望每周提交进度报告，有的客户除周报外还希望有电话交流，也有的客户希望定期检查项目成果，种种情形都要考虑到。 分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求，这样建立起来的沟通计划才会全面、有效。 ; 2、项目沟通??划编制的过程; 3、项目沟通管理计划涉及的主要内容; 沟通计划的主要内容; 沟通计划的主要内容;;四、信息发送; 信息发送;媒介适用于; 信息发送; 信息发送;;有效信息沟通的障碍;有效信息沟通的方式;非正式沟通面对面交往时中信息接收的方法;;; 五、绩效报告;1、项目绩效（进展）报告的编写;项目进展报告的类别; 2、项目进展报告的编写方法; 横道图 ;里程碑图 ; 关键路线图（锋线图）;“香蕉”曲线图; ;表2 项目关键点检查报告 ;表3 项目执行状态报告 ;表4 任务完成报告 ;表5 重大突发事件报告 ;表6 项目变更报告 ;项目名称 ;表8 项目管理报告 ;BCWS（PV） — Budgeted Costs of Works Schcduled ACWS （AC）— Actual Costs of Works Schcduled BCWP（EV ）— Budgeted Costs of Works Performed ; 六、干系人管理;第三节 项目会议沟通的管理; 2． 项目问题解决会议 当项目团队成员发现问题或潜在问题时，应立即和其它有关人员召开一个解决问题会议，而不是等着在以后的项目情况评审会议上解决。尽可能早发现和解决问题对项目的成功非常关键。项目问题解决会议应该紧扣所需解决的问题。 3． 项目技术评审会议 在项目的全过程中，包括在项目的定义和设计阶段，不管是何种项目都需要召开项目技术评审会议，以确保项目业主/客户同意项目提出的各种技术方案。; 二、项目会议管理 1．项目会议前的管理 ⑴分析确定会议是否真正必要 ⑵确定会议的目的 ⑶确定谁需要参加会议 ⑷事先分发会议议程 ⑸准备和分发材料 ⑹安排会议场所; 二、项目会议管理 2．项目会议期间的管理 ⑴按时开始会议 ⑵指定会议记录 ⑶先说明会议目的和议程 ⑷掌握和控制会议 ⑸结束时要总结会议成果 ⑹不要超过会议计划召开的时间 ⑺评价会议议程;会议筹备与管理;高效会议管理;第四节 项目冲突的协调处理;项目冲突类型 1.人际关系型冲突、 2.任务型冲突 3.流程型冲突 ;通融;对待冲突的三种沟通方式;三步模型; 一、项目沟通的信息发布方法 3． 非语言沟通方法 在项目沟通中有一些极有意义的沟通既非以口头形式，又非以书面