报销结算制度.doc

14 - 1 - 报销及结算制度 文件编号： XH-0-25 机密等级： C 版 本： 1/2 生效日期： 提 案 人： 审 核： 批 准 人： 归口部门： 目的：为规范本公司各项报销及结算方法，保证财务制度的有力执行，现结合公司具体情况，特制定本制度。 范围：股份公司各部门、复合肥事业部各部门及各公司、联碱事业部、品种盐事业部及股份公司下属的其他各单位。 内容： 1 费用借款 1.1 差旅费借款：坚持“前账不清，后账不借”的原则。借款时持批准的“出差申请单”到财务部填写“借款单”（见附件1），报财务部主管签审，在出纳处借款。 1.2 其他费用借款：为办理公司业务需发生费用，或其他突发事件的借款，借款人应填写“借款单”，写明借款用途、还款日期。 1.3 借款人必须是公司已转正的正式员工，复合肥销售系统营销支持部借款人须为大队长级及以上人员。 1.4 累计借款限额及审批权限—个人备用金借款审批权限表（见附件1）。 2 购买物资的借款 2.1 采购备品备件、办公用品、零星材料等借款，经办业务员填写“借款单”，写明还款日期。审批后在出纳处借款。借款限额及审批权限—个人备用金借款审批权限表（见附件1）。 购货票据在采购完成20天内（开票日起），凭签批票据到财务部办理结算。 3 借款期限 3.1 出差借款提前1天借款，出差返回7个工作日内全额归还；其他借款按借款单上约定的还款时间全额归还（含节假日在内，除非到期日为节假日的可顺延至上班日）。 3.2 销售系统：日常费用借款不超过两个月，广告宣传费、工商技监费等特殊费用不超过三个月。 3.3 其他部门：除工伤借款外的借款原则上不超过一个月。 3.4个人借款由各部门负责人核定还款时间及借款金额，财务重点审核是否超过借款总额或是否逾期，超过总额和逾期的财务不再办理借款。副总裁或副总裁级以上领导可特批超过借款总额的借款（见附件1：个人备用金借款审批权限表）。 4 个人借款逾期处理 4.1各公司财务部要坚持“前账不清，后账不借”、“先归还借款，再付给现金”、“按次结清借款”的原则；要求员工在规定时间及时报销费用；同一笔借款不办理分次借支；对逾期不归还借款的，对超出天数按日利率0.2‰计息。逾期归还借款以先进先出法计算利息。 4.2各公司财务部在每月25日将本公司个人借款逾期人员清单在OA中公示，并将次月5日下班前逾期个人借款清单交人力资源部在计算上月工资时扣收，直至还清借款为止。特殊事项需延期还款的，经办人应于次月5号前提供经总监级及以上领导同意延期还款的申请到财务备案。 4.3各公司财务每月5号将上月末个人借款余额明细表发至各部门负责人OA邮箱，请部门负责人督促还款，对逾期的借款请部门负责人给出明确的处理意见，各公司财务部进行追踪。 5 预付款 5.1 预付款：指本部门按照合同规定，预付给供应商或提供劳务单位的款项。由经办人填写“（预）付款通知单”（见附件3），并提供合同。主要原材料的预付款复肥事业部由供应部经理初审、供应总监（或分管供应的副总裁）复审，股份公司各部门及新都公司报财务经理审核（财务经理根据审批权限报财务总监审批）；其余公司报财务部长审核；联碱事业部由供应部经理初审、供应总监复审、财务部长审核（财务部长根据审批权限报联碱事业部财务总监审核）、联碱事业部总经理审批。 5.2 预付货款后，具体经办人按规定办理催货，同时向收款人（或供货单位）索取收款凭证或结算发票。预付货款后，批量提货完毕2个月内交回发票；按月结算货款的，次月交回发票。 5.3 各公司财务部按季向供应部提供预付账款账龄表，预付货款在3个月以上无业务发生，经办人必须写出书面原因，并向部门经理、财务部主管报告；若预付货款在6个月以上无业务发生，部门经理必须向财务总监报告，并提出解决方案。 6 报销 6.1 复肥事业部广告费、业务宣传费、技监费的审核按照销售系统审批权限执行。 6.1.1 广告费及业务宣传费报销由业务员/市场部广告投放专员填写“费用报销单”（见附件4），提供国税或地税的新版发票、合同，按销售系统审批权限审批后报销。 6.1.2 技监费用，各片区发生技监费用（包括罚款、赔偿等），经协商由公司承担部份，由业务员按公司规定流程办理。 6.1.3 广告费、业务宣传费、技监费的报销时间：地销，发票开具之日起1个月内；省外，发票开具之日起2个月内。超过1个月（地销）、2个月（省外）按80%报销；逾期6个月发上，按50%报销；逾期1年以上不予报销。 6.2 复肥事业部销售产品调价 6.2.1因市场或其他原因需降价（期限：1年以内，超期不办理），由业务人员按产品调价流程及销售系统