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公司建设项目档案管理规定
第一章 总 则
第一条 为规范公司建设项目档案管理工作,充分发挥项目
档案在工程建设、 生产管理、 维护和改建扩建中的作用, 根据 《公
司档案工作规定》,制定本规定。
第二条 本规定适用于公司基建项目。
第三条 本规定所称建设项目档案,指建设项目在决策期的
相关论证、 决策的相关资料 (包含会议纪要、 签到册等),上级领
导的批复文件等;实施期的立项、审批、招投标、勘察、设计、
采购、施工、监理及竣工验收等,以及试用阶段的通车投产、保
修期等的全过程中形成的, 具有保存价值的应当归档保存的文字、
图表、声像等各种载体形式的全部文件。
第四条 公司建设的项目,包括新建、扩建、改造、技术提
升改造等建设工程。
第五条 公司建设项目档案工作实行统一管理,分级留档。
第六条 项目建设应统筹安排建设项目档案工作经费,确保
建设项目档案工作正常开展。
第二章 档案管理职责
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第七条 公司档案室是公司建设项目档案工作的归口管理
机构,其主要职责是:
(一)组织制订公司建设项目档案工作管理制度;
(二)负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协
调和监督指导;
(三)负责公司建设项目档案验收工作;
(四)参加公司建设项目竣工验收;
(五)组织公司建设项目档案业务交流与培训工作;
(六)负责建设项目档案归档管理。
第三章 一般规定
第八条 项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则,在签
订合同(协议)时,应同时明确项目档案所包括的内容、要求及
各相关单位对项目档案的职责。
第九条 检查工程进度与施工质量时,应同时检查项目文件
材料的收集、整理情况;在进行工程验收时,应同时审查、验收
项目文件的归档情况。
第十条 项目建设应把项目档案管理工作纳入项目建设计
划,纳入项目建设管理程序,纳入领导和工作人员的岗位职责,
与项目建设管理同步实施。
第十一条 项目建设应加强对项目文件形成、收集、整理等
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过程控制,保证项目档案完整、准确、系统。
档案完整指按《公司建设项目文件归档范围和保管期限表》
(附件 1)所确定的内容,将建设项目全过程中应当归档的项目
文件归档,各种文件原件齐全。
档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和
建设过程,图物相符,签字手续完备。
档案系统指项目档案按其形成规律,保持各部分之间的有机
联系,分类科学,组卷合理。
第十二条 项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合
同管理之中。
项目建设在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监
理(以下简称参建单位)等合同(协议)时,应当设立专门条款,
明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件(包括
电子文件)名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及
整理、审核、归档与违约责任,并经档案室签署会签意见。
项目建设办理竣工结算时,应当有档案室的签署意见。档案
室根据合同 (协议),检查所提交的项目文件,
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