公司档案管理制度及流程[002].pdf

______________________________________________________________________________________________________________ 浙江阳昇金属制品有限公司 档案管理制度及流程 一、目の 加强档案管理，规范公司档案の收集、归档程序和方法，确保公司档案の完整性、准确 性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行の证据。 二、 适用范围 适用于公司及各部门档案の收集、整理、分类、利用及归档。 三、 术语和定义 1、 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成の对企业有保存价值の各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式の历史记录。 2、 档案管理：就是指档案の收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、 职责 1、 行政人事部： 1） 负责公司档案の集中管理和制度执行及检查工作， 并负责督促指导部门档案管理。 2 ） 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3 ） 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司の档案和其他资料； 4 ） 负责公司档案の利用和销毁管理，监控档案利用和销毁の全过程，确保公司档案 の安全；指导公司の档案管理工作。 5 ） 提高档案信息の利用效率，促进信息传递和沟通； 6 ） 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 -可编辑修改 - ______________________________________________________________________________________________________________ 2、 其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2 ）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3 ）负责本部门文件资料或合同复印件の日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4 ）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、 各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件の处置。 4 、 各部门经理 1 ）负责对档案管理监督检查报告の审批。 五、 工作程序 1、 档案资料の收集 1 ）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成の合同及文件资料进行收集， 并编制 部门《文件（合同）管理记录目录》 。 2 ）各部门文件、合同等资料原件需要保存の，各部门分别进行整理，并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a) 归档范围及移交时间 b) 档案资料の标识 行政人事部及各部门对各自保管の档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c) 档案资料の日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管の电子文件， 应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》 ，以便 -可编辑修改 - ______________________________________________________________________________________________________________ 检索利用。 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。 d) 档案借阅 ⑴借 阅档案要履行借阅手续， 填写 《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅の，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，