合同管理规范管理制度.docx

合同管理制度 为明确各部门的合同管理的职责和要求， 确实推进全公司项目合同管理工作， 有效控制成本和躲避法律风险， 维护公司利益， 促使公司稳定、 健康的发展，加强合同管理，防止失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本管理制度。一、合同档案特点 合同档案除具有一般档案共性外，还具有以下的特点。 1、突出的依据凭据性 依据凭据性，是合同档案最突出也是重要的特点，意思是说依法订立的合同对当事人具有法律的拘束力。合同的订立、生效、实行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要肩负由此产生的法律结果。由于具有这一作用，在市场经济体系下，合同档案时维护当事人合法权益的最直接、最有效的手段之一。这点特点需要引起领导、管理部门以及档案工作者的重视。 2、时效性强 时效是一个法律术语，指时间在法律上的效力。时间本身就是一种 法律事实，能够引起一定的法律结果。 《合同法》《民法》等很多有关法律对在合同的要约、许诺、实行以及争议解决各个不同阶段内合同的效 力以及当事人各样权力、义务的存在与消灭等均有所规定，能够说时效性特点贯串于合同始终。 精选文库 3、形式与内容的规范性程序较高 合同要对当事人有法律的拘束力，其自己必须具备法律规定的许可性，即关于合同本身是否具有法律效力，法律规定了特定的形式，不具备法律所要求的特定形式，该合同就不具有法律效力，视为无效合同。在诉讼中，要证明一个合同法律效力的成立，就应当以法律要求的特定形式去加以证明。而在合同档案管理工作中经常发生的“凭据灭失”问题，原因正是对合同形式与内容的规范性要求不甚认识，致使在收集、保留过程中缺失了合同档案的若干组成部分，造成合同档案法律效力的部分乃至全部的丧失，致使当事人合法权益受到损害。 这些就是建立专人专管的重要性。 二、合同实行统一管理和寄存： 1、公司行政工作部门对所有合同原件实行统一管理， 各业务分公司、 各部门应分别成立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系， 并确定一名特意人员负责合同文档管理。所有公司需要的合同原件由办 公室设专人集合统一保留。记录合同名称、数量、时间、部门、经营范 围。保证合同的实时性、连续性、有效性、安全性。以保证合同完整、 完全和有效利用。 、公司综合管理部档案室负责公司公司各类合同和复印件的寄存。 各部门因业务需要合同复印件的 , 指定专人统一到档案室领取 , 并按公司 合同管理规定办理有关登记备案手续。 3 、各子公司的合同由各子公司负责办理年检、 升级等工作， 公司公 司合同管理员负责敦促、指导、咨询、检查、统筹、协调、组织、整理、 -- 2 精选文库 保留公司所有合同文档，并负责监察指导各业务分公司、各部门的合同 管理工作。 、财务合同、发票及有价证券由财务部统一管理。 、合同文档管理能够以年代结合项目性质进行分类编号。 、保留的合同文档每半年清理查对一次， 如有丢失、 损毁，要查明原因，实时办理，并追查有关人员责任。 、合同管理组要加强对合同档案的统计工作， 要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具， 以便有效地开展合同文档的查问、利用工作。 三、合同档案管理应着眼于全局 有别于普通文书档案，合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，不可能指望它会像普通文书档案那样准时、定期送上门来，稍不留意，就会出现遗漏。因此，在合同档案的收集、整理过程中，合同 档案管理人员应当与有关业务部门进行合作， 明确合同档案的详细内容，认识合同的实行情况，进而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化 不断进行修订和补充， 进而使合同档案实时、 完整地归档有了制度保证。在实际的工作过程中，合同档案的管理人员还应用系统、发展的目光看 待收集到的合同档案材料，为此后可能出现的该合同的各样有关或补充材料留下余地。在提供档案合同利用时，能够实时主动地提供有关材料上门服务。总而言之，要着眼全局，做到未雨绸缪，才能保证合同档案收集的完整、实时，进而发挥应有功能，维护当事人的合法权益。 -- 3 精选文库 收集应实时 这要求档案工作人员认识合同的办理情况，正式合同文本签字仪式都应出席，合同文本一经签字、盖印、公证后就实时收集归档。关于其他有关的合同材料已经实行过程中当事人之间所有有关合同内容的意思表达信函、催告信函等，也应采取随时收集的方法归档，防止合同档案的遗漏实时效的损失。 收集范围应注意全面与正确 通过对合同档案形式与内容的规范性的剖析，我们能够知道，人们对合同档案的全面性与正确性的要求较之于其他种类的档案要高好多。这就要求档案管理专员熟悉有关的法律法规，认识合同的办理状况，保证不遗漏与合同有关的档案材料，能够正确、有力地反