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第四章 入伙管理手册
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电子文档: RHGL001
物业入伙管理制度
一、入伙准备工作
1.物业管理处在入伙前 1 个月制定入伙工作计划,该计划中应明确 :
(1)入伙时间。
(2)负责入伙工作的人员及其职责。
(3)入伙手续。
(4)入伙过程中使用的文件和表格。
2.入伙工作计划应由管理处主任批准,管理处应提前 1 个月向业主发出《入伙
通知书》,并详细说明:
(1)需业主准备的证明材料。
(2)需业主填写的表格。
(3)办理入伙手续的程序。
(4)办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示标识, 并指定专人负
责业主办理入伙手续时的各类咨询和引导,以便于业主办理各项手续。
二、入伙审查登记
1.管理处应建立入伙登记表,对业主提交的《入伙通知书》进行查验,确认无
误后收取《入伙通知书》 ,在入伙登记册中注明,并向入伙申请人发放资料,应包
括:
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(1)《入住说明》 。
(2)《住户手册》 。
(3)《住户公约》 。
(4)《管理协议》 。
(5)《预交费用标准》 。
(6)《装修须知》 。
(7)《住户登记表》 。
(8)《装修审批表》 。
(9)《验收交接表》 。
2.上述发放的资料应在《入伙登记册》中由业主签收,或由管理人员注明。在
提供给业主的《入住说明》中应明确由业主填写并提交的资料,包括:
(1)身份证。
(2)工作证复印件。
(3)《业主登记表》 。
(4)购 / 租房合同的正本及复印件。
(5)已签署的《住户公约》 、《管理协议》 。
3.管理处对业主的资料进行审核验证,验证内容包括:
(1)表格填写是否完整、正确和清晰。
(2)公约和管理协议是否已签署。
(3)身份证明文件与购 / 租房合同及《业主登记表》是否一致。审查通过后,入
伙管理员收取购 / 租房合同复印件、 《业主登记表》 、《住户公约》 1 份、《管理协议》
份,在《入伙通知书》注明签收。
三、预交费用
财务应根据国家和政府的法规及发展商或业主委员会的规定, 确定入伙 《预交
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费用》。管理处在审查并接受业主收取各项费用,并开具相应票据给业主。
费用项目包括:预交管理费、装修保证金及清运费等。财物应造费用登记表,
对费用交纳完毕的业主,应在登记表中注明。
上述手续完成后, 管理处查验入伙登记表及已签署的 《管理协议》 及各项收费
票据后向业主发放钥匙,并在《钥匙发放登记表》上登记,同时应和业主协定验收
房屋的时间和方式。
管理处与业主一起验收其名下的物业,登记水、电、气表底数,双方在验收交
接表上签字确认。验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门处理。
四、入伙后的装修管理
管理处在提供给业主的文件中应明确装修管理的要求, 具体内容参见 《装修管
理手册》。
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电子文档: RHGL002
入伙期间业主接待标准
一、目的
通过与业主初次交往过程中周到热情、 体贴、 细致的服务, 使物业管理公司在
刚接管物业时即能建立良好信誉开端, 塑造起自己管家和亲人的形象, 从而为物业
管理工作的顺利开展铺路, 也可为今后赢得广大业主的充分信任和长久支持打下坚
实基础。
二、对象
入伙前后前来看楼或办理相关手续的业主。
三、接待人员配备与要求
接待人员配备视物业辖区面积、 规模及入伙期间业主人流量而定。 但在办理入
伙期间内, 应有专职入伙接待员数名, 在业主较多时, 管理处其他员工应作为机动
预备人员分担接待工作。
对入伙接待员应要求其:
1.熟知与本物业有关的多种情况,包括物业的建筑结构方面专业知识、本物业
多种不同户型、辖区周边配套及未来规划、物业的绿化方案等。
2.熟知与业主利益有关的多种情况,包括发展商的情况、业主与发展商易生纠
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纷的事宜、装修知识、业主与装修商易生的纠纷的事宜等。
3.了解现有业主的概况,包括年龄段、知识水平层次等。
4.擅长沟通、热情大方、耐心细致。
四、接待工作内容
1.管理处内应设物业概况的挂图或说明;管理公司的介绍及本物业员工工号、
姓名及职位介绍。
2.设待客室,备茶点。
3.具体程序。
(礼仪、态度略 )
(1)询问
向业主询问需要的服务,其物业的具体情况,装修、入住的计划等。
(2)交流
就业主提供的情况和所需要的服务做进一步交流。 提出建议,确认为业主需要。
(3)介绍
适时地介绍管理公司构思与规划, 并请业主参与意见; 提醒与发展商交易中应注意的问题, 提醒装修应注意的问题。 必要时引领业主参观整个物业, 同时介绍现已登记的业主年龄、知识层次,让业主了解“邻里”概况。
(4)引导
引导业主参与构想物业管理方方面面的工作方案、 落实措施, 诚恳地请业主为
自己的家大胆建议。
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电子文档: RHG
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