物业服务学习资料业主档案管理实施方案.docxVIP

精选文档 精选文档 PAGE PAGE4 精选文档 PAGE 物业服务资料业主档案管理方案 为了保证物业服务部及本单位物业管理所使用的惯例服务文 件的有效性，规范业主档案的保留与追踪工作，特制定本管理方 案。 一、资料或档案的采集与保留 第一，在物业接收移交时，要力求全面、正确地采集到本单 位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程 技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间分配阶段，业主资 料以及在平时管理中的房子维修档案、设备运转档案、投诉回访 记录等有关资料，都需要工作人员将其全面采集起来并妥当保留。 二、资料或档案的整理与分类 全部原始资料应当一致由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类型进行装订并整理成册，做到齐整清楚、分类合理、便于查找。依据档案资料的不一样，管理内容能够分类为以下几类。 工程技术资料：包含住所区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑允许证、投资允许证、动工允许证、拆迁布置资料、红线图、完工总平面图、地质勘探报告、开完工报告、图纸会审报告等。 业主及各办公部门档案：包含业主及各办公机构详尽资料登记表，出入小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。此中，业主档案内容详细包含有经业主签订后的业主条约、 第1页共4页 经业主签订后的消防安全责任书、业主家庭状况登记表、钥匙领 用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关 证件复印件等。 装饰档案：包含二次装饰申请审批表、有关图纸及装饰施工队资料、装饰责任书、施工公司资质证明、装饰人员登记表、室内设计平面图、装饰完工图等。 维修资料：包含维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设备巡检记录等。 业主反应信息：包含服务质量回访记录、业主建议和检查统计记录、业主投诉及办理记录、业主来访纪录等。 本部门职工管理资料：包含职工个人资料、聘任记录、职工业绩查核及奖罚记录、职工培训计划、培训档案、查核记录、职工荣膺记录、职工薪金改动记录及内务管理记录等。 行政文件资料：包含有关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通告文件 等。 三、资料或档案的归档 关于全部分类整理好的信息资料，工作人员一定进行归档保 存。 档案管理推行原始资料和计算机档案双轨制，使储藏方式 多元化，尽可能保证资料转变为计算机磁盘储藏，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保留，使抽象的档案资料详细化、形象化。 对本单位利益影响较大的档案应加密保留，使此类档案在 第2页共4页 计算机中按级别检索，对保留在档案室的原始资料应严格控制借 阅。 档案应编制一致的档案分类次序进行组卷、逐个编号、登记造册、编制目录、分柜保留。 依据档案盒规格准备相应的档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类又名称，制作好的档案标记贴应当贴在档案盒左边上方，并将档案盒齐整摆列在档案柜中。 各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后次序摆列在档案盒内。按档案盒内各档案的摆列次序将档案有关内容登记在业主档案目录内，详尽、清楚地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。 档案室应装备相应的文件柜、文件盒以及消防器械等，并随时保持干燥、通风、洁净，保证储藏地址切合防火、防虫 防鼠、防潮等要求并按期巡逻。档案室钥匙交由档案管理员特意保留，档案室应防止没关人员随意出入，以保证档案的安全和完美。 全部档案盒资料都应妥当保留，注意保持整齐，不得私自涂改、外借，未经受权，任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。 四、资料或档案的运用 工作或服务的过程中应当充足发挥档案资料的作用，内部职工可经过管理中心内部局域网，查阅文件档案受权范围。因为业主档案属绝密档案，借阅原始资料的使用者，应当按档案的不一样 密级经有关负责人同意方可借阅，特别状况如需查阅须报管理处。 第3页共4页 五、业主档案的追踪 当业主联系方式发生变化或业主发生更替时，服务中心应将 变化状况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度 进行一次家庭状况的普查，对拖欠管理费、水电费和其余服务费 一个月以上的业主，管理员应起码每隔两周追踪一次。 六、过期资料或档案的销毁 关于作废或无效文件，有关人员应在无效文件上标明作废标 记，防备持续使用。依据文档的保留限期和性质，管理人员应当 按期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防备档案的聚积和混 淆。关于已过保留期的档案经主管领导同意后可进行销毁，但销 毁的同时一定成立已销毁文档的清单，便于备查。 /P 第4页共4页