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电子档案的利用方法 电子档案的利用方法 电子档案的利用方法 1、电子文件的特点 (1)是应用发展的阶段性。(2)是设备依赖性。(3)是电子文件信息与载体的相分离性。(4)是电子文件的易更改性，对电子文件的更改能做到不留任何痕迹。(5)是电子文件的多媒体集成性。(6)上电子文件非实体归楼的可能性。(7)是电子文件对背景信息和元数据的依赖性。 2、加强电子文件管理制度建设 电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，同没有一个电子文件制度有重要关系。因此，档案行政管理部门应会同单位各部门制定“电子文件管理办法”，确认电子文件的地位，明确档案行政管理部门和相关部门的职责，统一电子文件的软硬件设施，依规定管理电子文件；档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循。 3、加强对电子文件和电子档案管理知识的培训 电子文件的大量出更，使档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代发展的步伐，各级行政管理部门应负责相应人电员的业务培训：一是分期、分批对档案人员进行电子文件和电子档案管理的培训；二是定期召开电子文件与电子档案管理会，推广电子档案管理经验，迅速提高档案工作人员的业务素质。 4、电子档案的整理 4，1科技电子文件归档 (1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的。 (2)设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐渐实行CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。 4，2文书电子档案管理 一是内部文件。以年度、组织机构，保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统