清华紫光档案系统技术白皮书.docx

. .下载可编辑. . .下载可编辑. 清华紫光电子档案管理系统技术白皮书 清华紫光股份有限公司电子档案事业部 二OO七年 TOC \o "1-5" \h \z \o "Current Document" 第一章 档案资料的有效管理 1 \o "Current Document" 问题的提岀 1 \o "Current Document" 1.2电子档案资料管理系统解决的问题 1 \o "Current Document" 1.3电子档案管理系统在发达国家的广泛应用 2 \o "Current Document" 1.4清华紫光电子档案管理解决方案 3 \o "Current Document" 1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程 3 \o "Current Document" 142高效、完整的电子档案管理解决方案 4 \o "Current Document" 第二章清华紫光电子档案管理软硬件系统组成 6 \o "Current Document" 硬件系统的组成 7 \o "Current Document" 2.2软件系统的组成 8 \o "Current Document" 第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍 9 \o "Current Document" 3.1、 系统维护 10 \o "Current Document" 3.2、 文件管理 18 \o "Current Document" 3.3、 收集整编 20 \o "Current Document" 3.4、 档案管理 23 \o "Current Document" 3.5、 开发利用 30 \o "Current Document" 3.6、 信息服务子系统 34 \o "Current Document" 第四章OA接口程序描述 37 \o "Current Document" 4.1功能作用 37 \o "Current Document" 4.2工作流程 37 \o "Current Document" 4.3档案管理系统与 OA系统的关系 38 \o "Current Document" 4.4.OA接口维护程序 39 \o "Current Document" 第五章清华紫光电子档案管理系统主要特点 40 \o "Current Document" 5.1软件特点 40 \o "Current Document" 5.2清华紫光档案管理系统的技术基础 42 第一章 档案资料的有效管理 1.1问题的提出 据统计，目前我国各种单位在运作中所产生的各类档案资料中只有不到 10%被以档案的形式保存起 来，其余90%的资料则被作为无用的信息而予以废弃，这种状况无疑是对信息的巨大浪费。而且，就是那 些以档案形式保存的各种档案资料，目前也基本上仍以纸张等传统物理形式存在，其总数量达 24亿卷， 排级长度约7000多公里。如此巨大的档案资料，在给各种单位带来沉重保管负担的同时，却没有为其管 理与决策提供充分的帮助。由于传统存储形式的限制，目前我国各类档案资料的利用率不足 10%。这种状 况根本无法满足各种单位参与市场竞争的需要， 事实上，目前我国90%左右的单位都有档案资料电子化管 理的迫切需求。随着计算机技术与网络技术的普及，以及人们对信息管理与利用意识的加强，这种档案信 息资料的高管理成本、低利用效率的不合理状况必将成为历史；档案信息资料的电子化管理需求也将成为 社会各界关注的焦点。 1.2电子档案资料管理系统解决的问题 一、 电子档案资料管理系统的定义： 使用户在网络上有效控制其文件、档案和资料的创建、存储、 流转和分发的应用软件。它不仅能够通过扫描、数码摄像等方式对传统物理形式存在的各种信息进行 电子转化，而且对新产生的电子档案资料的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对 档案资料的实际管理和利用进行实时监控。 二、 电子档案资料管理系统的应用对象 （一）解决的问题 电子档案资料管理系统所针对的核心用户需求是人们对各种类型的档案信息资料进行电子化、网 络化集中管理并对其流转过程进行实时的监控，具体包括： 1、 对大量的档案信息资料进行电子化、网络化集中、有序的管理，提高对档案信息资料的管理 水平。（包括对原始资料的数字化） 2、 对这些档案信息资料在局域网和互联网络上按照一定的授权机制进行有序的发布，提高对档 案信息资料的利用水平。 3、 对各种类型电子化档案资料的流转过程进行实时的监控，提高以档案为基础的办公活动的工 作效率和效果。 （二）