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企业采购的内部控制制度与流程
iff <IB釆购管理风险与关键环节控制
iff <
IB
2. 1. 1釆购管理风险
采购,主要是指企业外购商品并支付价款的行为,企业在采购管 理方面至少应关注采购业务涉及的以下七种风险,如图2-1所 zjx o
采购彳亍为建反国家法律、法规和企业制度规定,可能遭受外部处罚
风险2 采购未经适当宙批或超越授权亩批'可能应重大差错、舞弊、欺诈
风险3 请购依据不充分、不合理)相夫审批程序不规范、不正确 > 可能导
采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调,可
风险5
盲目签订釆购合同、釆购合同条款无效或不利以及涯约,可能导致
风险6
验收程序不规范,可能造成账实不符或资产损失
风险7 何款方式不恰当、支出有偏差,可能导致却资金损幻于唁现說闻/小财
图2-1采购管理中存在的风险示意图
2-1.2釆购管理关键环节控制
企业在实施采购控制过程中,至少应当加强对下列关键方面或关
键环节的控制,如图
键环节的控制,
如图2—2所示。
关键环节1建立采购业务岗位制造制」明确相关部门和岗位的职责、权关键环节2依据购置商品和若务的类型,确定归口管理部门,授予相应关键环节3明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法,关键环节4加强非财务方面采购物资信息的收集,明确信息沟通方式关键环节5明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法,确保凭证正1 QA,审师小站图2-2釆购管理关键环节示意图2.
关键环节1
建立采购业务岗位制造制」明确相关部门和岗位的职责、权
关键环节2
依据购置商品和若务的类型,确定归口管理部门,授予相应
关键环节3
明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法,
关键环节4
加强非财务方面采购物资信息的收集,明确信息沟通方式
关键环节5
明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法,确保凭证
正1 QA,审师小站
图2-2釆购管理关键环节示意图
2. 2职责分工与授权批准
2. 2. 1釆购管理岗位设置
1.采购管理控制岗位职责
企业应当建立采购管理的岗位职责制,明确相关部门和岗位
的之前、权限,确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约
和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表2—1所示。
表2—1釆购管理控制岗位职责一览表
采购管理控制
主要职责
不相容职责
岗位
?审批采购部门各项规章制
?拟定采购计划和购
度
货合同
1.总裁
?审批年度采购预算和采购
?制定采购部门各项
计划
规章制度
?审议批准合格供应商名单
?选择供应商
?审批预算及计划外采购项
目
?批准请购单和重要购货合
同
?审核采购部门各项规章制
?审批年度采购预算
2.财务总监
度
和采购计划
?审核面读采购预算和采购
?审批预算及计划外
计划
采购项目
?审核预算及计划外采购项
?制定采购部门各项
目
规章制度
?根据权限审批请购单和购
货合同
?制定采购部门各项规章制
?批准采购计划及预
度和工作流程
算
3.采购部经
?编制年度采购预算和采购
?批准计划外采购项
目?
目
?选定合格供应商名 单
?填写采购订单
?起草购货合同
?审核购货合同和采购订单
?在授权范围内签订购货合 同
?办理大宗物资及重要物资 的采购
?组织进行合格供应商的选 择和评审
?制定采购部规章制 度?
?制定采购部规章制 度
?制订年度采购计划
及预算
?审批购货合同和付
款申请
采购员 ?负责起草购货合同和填制
采购订单
?提出付款申请
?实施采购,办理退还货事 宜
?建立、更新与维护供应商 档案
?参与对供应商质量、交货 情况等的评价
?实施采购?
?实施采购
?编制采购预算和采
购计划
?执行具体结算工作
财务部经?审批会计提交的付款凭证
理 ?参与合格供应商评审
?参与商定对供应商的付款
条件
6.
应付款会
?核对原始凭证并入账
?批准付款
计
?开具付款凭证
7.
岀纳
?支付货款
?编制付款凭证
?编制本部门年度采购预算
和采购计划
?实施采购
8.
采购物资
?提交推荐供应商名单
?审批请购单
使用部门
?提交请购单
?决定供应商名单
?参与检査采购物资质量
?参与合格供应商选择评审
?对不合格及报废物资提出 处理意见
9.质量管理
?事先检验样货质量
?实施询价比价
部
?检验所购物资的质量
?物资在库管理
10.技术部
?提供对所购物资的专业技
?采购物资的询价比
术建议
价
?参与对持有物资的技术检
验工作
?参与外购物资的出入库验
11.仓储部
收
?具体实施采购
?外购物资的标识、保管、
收发
?提岀外购物资的补仓申请
2.采购管理岗位工作职责
(1)采购部经理岗位工作职责,如表2-2所示。
表2—2采购部经理岗位工作职责一览表
岗位采购部经理 部门名称/编号 直接上级 财务总隹
名称
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