【内审】企业采购的内部控制制度与流程.docx

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企业采购的内部控制制度与流程 iff <IB釆购管理风险与关键环节控制 iff < IB 2. 1. 1釆购管理风险 采购,主要是指企业外购商品并支付价款的行为,企业在采购管 理方面至少应关注采购业务涉及的以下七种风险,如图2-1所 zjx o 采购彳亍为建反国家法律、法规和企业制度规定,可能遭受外部处罚 风险2 采购未经适当宙批或超越授权亩批'可能应重大差错、舞弊、欺诈 风险3 请购依据不充分、不合理)相夫审批程序不规范、不正确 > 可能导 采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调,可 风险5 盲目签订釆购合同、釆购合同条款无效或不利以及涯约,可能导致 风险6 验收程序不规范,可能造成账实不符或资产损失 风险7 何款方式不恰当、支出有偏差,可能导致却资金损幻于唁现說闻/小财 图2-1采购管理中存在的风险示意图 2-1.2釆购管理关键环节控制 企业在实施采购控制过程中,至少应当加强对下列关键方面或关 键环节的控制,如图 键环节的控制, 如图2—2所示。 关键环节1建立采购业务岗位制造制」明确相关部门和岗位的职责、权关键环节2依据购置商品和若务的类型,确定归口管理部门,授予相应关键环节3明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法,关键环节4加强非财务方面采购物资信息的收集,明确信息沟通方式关键环节5明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法,确保凭证正1 QA,审师小站图2-2釆购管理关键环节示意图2. 关键环节1 建立采购业务岗位制造制」明确相关部门和岗位的职责、权 关键环节2 依据购置商品和若务的类型,确定归口管理部门,授予相应 关键环节3 明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法, 关键环节4 加强非财务方面采购物资信息的收集,明确信息沟通方式 关键环节5 明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法,确保凭证 正1 QA,审师小站 图2-2釆购管理关键环节示意图 2. 2职责分工与授权批准 2. 2. 1釆购管理岗位设置 1.采购管理控制岗位职责 企业应当建立采购管理的岗位职责制,明确相关部门和岗位 的之前、权限,确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约 和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表2—1所示。 表2—1釆购管理控制岗位职责一览表 采购管理控制 主要职责 不相容职责 岗位 ?审批采购部门各项规章制 ?拟定采购计划和购 度 货合同 1.总裁 ?审批年度采购预算和采购 ?制定采购部门各项 计划 规章制度 ?审议批准合格供应商名单 ?选择供应商 ?审批预算及计划外采购项 目 ?批准请购单和重要购货合 同 ?审核采购部门各项规章制 ?审批年度采购预算 2.财务总监 度 和采购计划 ?审核面读采购预算和采购 ?审批预算及计划外 计划 采购项目 ?审核预算及计划外采购项 ?制定采购部门各项 目 规章制度 ?根据权限审批请购单和购 货合同 ?制定采购部门各项规章制 ?批准采购计划及预 度和工作流程 算 3.采购部经 ?编制年度采购预算和采购 ?批准计划外采购项 目? 目 ?选定合格供应商名 单 ?填写采购订单 ?起草购货合同 ?审核购货合同和采购订单 ?在授权范围内签订购货合 同 ?办理大宗物资及重要物资 的采购 ?组织进行合格供应商的选 择和评审 ?制定采购部规章制 度? ?制定采购部规章制 度 ?制订年度采购计划 及预算 ?审批购货合同和付 款申请 采购员 ?负责起草购货合同和填制 采购订单 ?提出付款申请 ?实施采购,办理退还货事 宜 ?建立、更新与维护供应商 档案 ?参与对供应商质量、交货 情况等的评价 ?实施采购? ?实施采购 ?编制采购预算和采 购计划 ?执行具体结算工作 财务部经?审批会计提交的付款凭证 理 ?参与合格供应商评审 ?参与商定对供应商的付款 条件 6. 应付款会 ?核对原始凭证并入账 ?批准付款 计 ?开具付款凭证 7. 岀纳 ?支付货款 ?编制付款凭证 ?编制本部门年度采购预算 和采购计划 ?实施采购 8. 采购物资 ?提交推荐供应商名单 ?审批请购单 使用部门 ?提交请购单 ?决定供应商名单 ?参与检査采购物资质量 ?参与合格供应商选择评审 ?对不合格及报废物资提出 处理意见 9.质量管理 ?事先检验样货质量 ?实施询价比价 部 ?检验所购物资的质量 ?物资在库管理 10.技术部 ?提供对所购物资的专业技 ?采购物资的询价比 术建议 价 ?参与对持有物资的技术检 验工作 ?参与外购物资的出入库验 11.仓储部 收 ?具体实施采购 ?外购物资的标识、保管、 收发 ?提岀外购物资的补仓申请 2.采购管理岗位工作职责 (1)采购部经理岗位工作职责,如表2-2所示。 表2—2采购部经理岗位工作职责一览表 岗位采购部经理 部门名称/编号 直接上级 财务总隹 名称

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