招标项目档案资料管理.docx

招标项目档案资料管理 招标项目档案资料管理 招标项目档案资料管理 招标项目档案资料管理 一、档案资料 招标过程中全部的文字资料（含电子资料） 、视频资料都是档案资料的构成部分，在项目达成后都一定整理归档。企业建立档案室和档案管理员，企业全部项目（含分企业项目）都必 须一致归档，分企业项目除未中标人招标文件在分企业就地保留外，其余档案一定由总企业一致归档管理。分企业撤除时，未到期的未中标招标文件一定一致交到总企业档案室，才能办理撤除手续。各分企业应付自行保留的档案参照总企业的要求妥当保留，总企业将不按期的对各分企业保留的档案进行抽查。 二、归档及存案时间 总企业项目，在项目分红前一定达成档案资料的归档。分企业项目在签发中标通知书前一定达成除中标通知书外的全部档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总企业外派人员的分企业，该外派人员兼任分企业档案管理员，分企业档案管理员应敦促分企业实时将应由总企业一致管理的档案包含电子资料实时交回总企业。 看管机构资料存案时间： 序号项目种类看管机构最迟存案时间备注 三、档案资料的整理 1、电子资料 电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如： HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理 处“员工之家”房建工程施工招标） ，全部与本项目有关的电子资料（包含但不限于通告、资格 预审文件、招标文件、增补文件、资格审察报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书 招标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到企业FTP 网站（操作方法详见《企业  、 电子档案归档指南》 ），正式归档前由档案管理员查察后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经企业资质管理人员审察确认后才能办理归档手续。 、除未中标人招标文件外的全部档案资料，资料整理时应注意按过程次序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。 档案盒：除未中标人招标文件外的全部档案资料一定装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保留限期为 15 年。 实行时间 HNZK 11111 招 项 目标 名人 称名 称 1/1 保留期至： 湖南省政府采买项目档案资料 档案盒内应设盒内目录不装订，独自装订成册的资料首页设册目录，标明册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包含以下资料： 盒内目录 存案资料 招标文件 招标文件正本 中标通知书 资料移交登记表 客户反应建议表 其余资料 成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反应建议表不装订）。 公然招标采买归档盒内目录 招标编号：  HNZK-  项目名称： 序  份  页 公然招标采买归档内容  保留地点  备注 号  数  码 采买计划申报表 采买需求表 拜托代理协议（或合同） 入口产品采买申请及论证 招标文件论证资料 采买人对招标文件确实认资料 招标文件（可另册装订） 招标通告（附打印的网页） 招标文件出售资料 澄清改正资料 评审专家抽取记录 招标文件递交登记表 开标唱标志录表 评标委员会签到表及有关工作人员签到表 评审专家评审承诺书 评标实行细则 评审报告 评审专家评审工作状况记录表 招标人招标文件正本（可另册装订） 采买人对评审结果确实认资料 中标通告（附打印的网页） 中标通知书 怀疑投诉办理文件 采买合同 政府采买合同查收报告单 废标状况记录 资料移交登记表 客户反应建议表 其余有关的重要文件 项目负责人：日期： 邀请招标采买归档盒内 目录 招标编号：  HNZK-  项目名称： 序号  邀请招标采买归档内容  份数  保留地点  页码  备注 采买计划申报表 采买需求表 拜托代理协议（或合同） 改正采买方式申请及审批文件 采买人对招标文件确实认资料 资格预审通告（附打印网页） 选择被邀请参加招标供给商的方式及名单 入口产品采买申请及论证 招标文件（可另册装订） 招标通告 招标文件论证资料 招标文件出售资料 澄清改正资料 评审专家抽取记录 招标文件递交登记表 开标唱标志录表 评审委员会签到表及有关工作人员签到表 评审专家评审承诺书 评标实行细则 评审报告 评审专家评审工作状况记录表 招标人招标文件正本（可另册装订） 采买人对评审记结果确实认资料 中标通告（附打印的网页） 中标通知书 怀疑投诉办理文件 采买合同 政府采买合同查收报告单 废标状况 资料移交登记表 客户反应建议表 其余有关的重要文件 项目负责人：日期： 竞争性谈判采买归档盒内目录 招标编号：  HNZK-  项目名称： 序  份  页 竞争性谈判采买归档内容  保留地点  备注 号  数  码 采买计划申报表 采买需求表 拜托代理协议 采买方式申请审批文件 谈判小构成员组建资料 采买人对谈判文件确实认资料 谈判小组对谈判文件确实