模块秘书信息工作认知.ppt

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* 3.信息消费意识 既然信息是有价值的,那么使用信息便是一种消费行为。事实上,我们每天都在进行信息消费,从报纸上获取信息就要花钱买报纸,看电视获取信息就要交收视费,上网获取信息要交上网费,打电话要交电话费等等。在现代社会,信息已经成为工作、学习、生活、生产、管理系统中最重要的投入,只有投入才会有产出。秘书要树立信息就是商品的观念,信息必须有偿使用,反对那些使用盗版软件、剽窃他人的信息成果等不好的信息消费行为。 * 4.信息道德意识 所谓信息道德意识是指一个人在获取、处理、应用、创造信息时要有道德观念,要自觉接受行为准则和规范的约束,要有遵守有关法律、法规、公约的自觉行动。秘书作为信息工作者应该在信息工作中遵守相关法律法规,不出卖企业信息,不制造、不传播有害信息、假信息,不参与违法信息活动。秘书的信息道德既是秘书做好信息工作的前提,也是秘书职业道德的内在要求。 * (二)秘书信息意识培养 培养秘书的信息意识是提高秘书信息工作质量的有效途径。秘书提高个人的信息意识主要方法有: * 1.多学 多学就是加强秘书信息工作知识的学习,不断拓宽知识面,提高秘书信息理论水平。理论来自于实践。秘书信息工作理论、信息工作专业知识是对实践的总结和概括。我们学习这些理论知识,既是一个间接的实践过程,又是一种理论升华的思维活动。通过这些理论知识的学习,可以从根本上提高秘书对信息工作的重要性和必要性的认识。它还使我们熟悉了秘书信息工作的工作原理,掌握了企业管理活动中信息工作的基本规律,从而让我们利用信息去解决实际问题的主动性和自觉性得到增强。所以,加强秘书信息工作理论学习是培养秘书信息意识的捷径。 * 2.多看 多看就是培养秘书敏锐的信息洞察力。信息工作涉及面广,知识性强。面对错综复杂、扑朔迷离的各种信息资料,秘书不可能把所有信息全部接受过来,只能细心的观察。通过敏锐的观察来捕捉各种能为领导决策提供依据和参考的信息。要真正做到不为繁杂的信号所困扰,不为万变的现象所迷惑,能够抓住那些对领导决策有用的东西,这就需要秘书从两个方面来培养这种能力:一是多阅读各类文件和新闻报刊,提高政策理论水平和鉴赏能力。要及时阅读一些各级党政机关的文件,各类新闻报刊和来自基层的简报、信息等;二是多接收来自外界的各类信息,提高社会认识水平及辨别是非的能力。 * 3.多思 多思就是培养秘书灵活的信息收集和捕捉能力。秘书不应该只对现实生活中所反映出的情况被动地进行接受和利用。应该主动地、广泛地收集和捕捉信息。在捕捉信息的过程中,一是位置准。要站在领导的位置看问题,多思索哪些是为上司服务的,哪些是为部门服务的,哪些是为一线服务的。要预测到上司决策的需要,主动地对各种信息进行比较。只有这样才能对原始的、零星的信息进行分析、归类,由小到大,由低到高,由点到面,整理出较为完整的信息来。二是内容新。。三是角度好。 * 4.多练 多练就是培养秘书准确的筛选、整理信息的能力。在日常接触到的信息资料中,有时很难一下子分辨出哪些信息有用,哪些信息无用。有用的和无用的、正确的和错误的、落于俗套和含有新意的、个别的和普遍存在的信息,常常混杂在一起。一些内容对领导决策可能是不需要的,显得多余;一些内容对领导决策是需要的,却叙述不清、显得太少;一些内容甚至是错误、片面的。总之,各种情况都可能出现。这就需要信息工作人员能够熟练的对这些原始信息进行多次分析、识别和判断,去伪存真,去粗取精,增强信息筛选和整理的熟练程度,从众多的一般信息中抓住最有价值的信息。一是筛选细致。。二是整理准确。 * 卢主任的发言结束后,会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着;有的掏出钢笔,在本子上写着;还有的托着腮在沉思…… 过了一会儿,厂长的发言打破了寂静:“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题,是先搞基本建设和技术改造,还是先购进即将涨价的原料,取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。” * 大家七嘴八舌讨论起来,会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证,厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议:先购进粮食原料,再进行技术改造。 后来的事实证明,卢主任的预测是完全正确的,他的方案使企业获得了巨大的利润,整整多赚了一个亿! 小张敬佩地对卢主任说:“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?” * 卢主任说:“信息变化极快,信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙,但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎,它就会从你眼皮底下溜走。淘金,把小张引入了对信息工作的深层思索。① * (二)信息可以提高企业的竞争力,掌握主动权 信息

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