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2019•6月 北京 PPT高手进阶教程-4 PPT汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色 文字沟通 语言沟通 多媒体沟通 制作PPT汇报文件的一般步骤 梳理结构，建立论证 （先展示什么，后展示什么？） 绘制PPT （如何展示最生动？最吸引人？） 明确中心思想 （要展示什么？要达到什么样的目的？） 第一步：明确中心思想 传达的中心思想应符合一定标准 统领的，而不是局部的 具有冲击力的，而不是平淡的 以事实和科学分析为基础的，而不是“拍脑袋”的 第二步：梳理结构，建立论证 画“豆腐块”是构思PPT的好工具 组织PPT汇报内容的结构 并列式 串行式 适用条件： 汇报的工作不是单一的，而是多项工作，相当于多个模块 中心论点由若干个分论点组成，需要一一展开阐述 适用条件： 只汇报一项工作/围绕一个主题/阐述一个观点 汇报内容具有清晰的主线，逻辑性强（如因果关系、对比关系、顺序关系、包含关系，等等） 选择合适的切入点 ... ... 从解决方案入手 ... …… ... 从成功案例/同行业其他成功经验入手 ... 从理论入手 从问题入手 第三步：绘制PPT LOGO 本页标题 内容素材（如图表、文本、标注） 说明：项目组分析 其他说明 PPT的一般绘制方法 I.确定模板 II.拟好标题 III.选择并绘制素材 IV.修改润色 确定汇报文件的风格 背景 LOGO 页码 …… 根据切割的“豆腐块”，撰写每页PPT的题目 正文 目录页 …… 选择合适的素材，进行绘制和构图 图表 文本 动画 …… 对PPT中的各个组成部分，如颜色、图形的位置、标题内容等进行修改，以达到最佳的表现效果 母版和模板的使用技巧 通常，在每页PPT的母版中放入公司的名称和LOGO形成的模板会比较吸引人。 对于使用PPT的新手或者还不熟练的人来说，可以使用PPT软件自带的模板。这些自带模板往往提供比较好的背景色彩和画面。 如何创建自己设计的模板… （1）选择已有的PPT文件 （2）在“文件”菜单中选择“另存为” （3）在“另存为”对话框中，设置保存类型为演示文档设计模板 你将得到… 下一次，在制作一份PPT汇报文件时，你可以直接利用自己设计的模板（如test模板），方法如下： 在“文件”菜单中选择“新建” 在弹出的对话框中选择模板的名称 如何修改母版（1/3） （1）在“视图”菜单中的“母版”选项下选择“幻灯片母版” 幻灯片母版视图 如何修改母版（2/3） （2）修改母版的背景配色方案 在“格式”菜单中选择“幻灯片配色方案”选项 选择“全部应用”，则改变所有PPT的配色； 选择“应用”，则改变当前PPT的配色 在出现的“配色方案”对话框中，选择文本和背景颜色的搭配方案，可选标准式或自定义式 或者在当前PPT上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“幻灯片配色方案”选项 如何修改母版（3/3） （3）修改母版的前景样式 增加/删除图片（如公司LOGO）、日期、页码等 修改模板中文本框的字体、字号等 你将得到… 当母版达到令你满意的修改效果后，你可以退出母版修改界面，返回到普通PPT页面状态，方法如下： 在“视图”菜单中选择“普通”选项 拟写标题的主要技巧 II. 目录页常用标题： 目录 主要议题 汇报内容 正文标题的要求： 阐述当页PPT的中心论点 （简明、具体） 起承转合，连缀成文 示例 绘制PPT的主要技巧 III. 绘制PPT的主要素材 The title slide often differs slightly from the other slides in a presentation in terms of font size, location of the title slide elements, and so on. 图表 文字 组合 1 2 3 图表的作用 迅速传达信息 直接专注重点 更明确地显示其相互关系 使信息的表达鲜明生动 成功的图表都具备以下几项关键要素 每张图表都传达一个明确的信息 销售额正稳步上升 2000年销售额 百万美元 图表与标题相辅相成 清晰易读 格式简单明了并且前后连贯 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 少而精 1991年预测法 1994 1992 1993 实际情况 示例：预测流程需要改进 如何设计成功的图表 数据类图表 概念类图表 数据类图表类型 制作以数据为基础的图表分三个步骤 数据 确定要表达的信息 确定比较类型 选择图表类型 1、分析图表并确定要表达的信息 数据 信息 比较 图表类型 1993年-2019年销售额 1993年 4,244 1994年 4,368 2019年 6,29